2011_6 TU Braunschweig Lifecycle Management der Doku verfahrenstechnischer Anlagen
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Studie Lifecycle Management der Dokumentation verfahrenstechnischer Anlagen Haftungsrisiken bei der Dokumentation industrieller Großanlagen Bei Planung, Aufbau und Betrieb industrieller Großanlagen entstehen durch fehlende Interoperabilität von Verfahren, Programmen und Dokumenten Mehrkosten in Milliardenhöhe. Eine Studie der fme AG und dem Institut für Marketing der Technischen Universität Braunschweig hat jetzt bei Energieversorgern und Unternehmen der Prozessindustrie große Defizite im E-Mail-Handling und der IT-Unterstützung benannt. Das elektronisch unterstützte Transmittal Management und ein systematisches E-Mail-Management würden Haftungsrisiken senken und Prozesse effizienter machen.
Wir hätten nicht erwartet, dass von den befragten Unternehmen aus dem Bereich verfahrenstechnischer Anlagen die elektronische Unterstützung nur so punktuell eingesetzt wird. Hier schlummert noch ein sehr großes Effizienzpotenzial«, schlussfolgert Prof. Dr. Wolfgang Fritz, Leiter des Instituts für Marketing der Technischen Universität (TU) Braunschweig. Das Institut für Marketing der TU Braunschweig hatte in der Studie »Lifecycle Management der Dokumentation von verfahrenstechnischen Anlagen« u.a. festgestellt, dass die Mehrheit der befragten Unternehmen den kompletten Datenaustausch noch manuell vollzieht, obwohl meistens elektronische Dokumentationssysteme eingesetzt werden und elektronische Workflows etabliert sind. So stellen alle befragten Unternehmen ihren Partnern Dokumente insbesondere via E-Mail und via Post zur Verfügung. Dabei werden die E-Mails überwiegend ohne Akten-, Vorgangs- oder Projektbezug archiviert. Lediglich 21 % der Unternehmen archivieren die E-Mails vorgangsbezogen über ein Dokumenten-Management-System. Als ein Fazit nennt Prof. Fritz: »Unsere Studie zeigt, dass die Prozessketten nicht durchgängig elektronisch unterstützt werden, Medienbrüche vorherrschen, und es scheint fraglich, ob so alle haftungsrelevanten Dokumente vollständig verfügbar gehalten werden können.« Es ist schon länger bekannt, dass es bei der Planung und Realisierung von industriellen Großanlagen an Standards für die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen den beteiligten Akteuren fehlt. Das U.S. Department of Commerce Technology Administration (DoC) hatte in einer in 2004 veröffentlichten Studie Kosten in Höhe von 15,8 Mrd. Dollar ermittelt, die durch fehlende Interoperabilität bei der Planung und dem Betrieb von Anlagen entstehen («Cost Analysis of Inadequate Interoperability in the U.S. Capital Facilities Industry«). Zwei Drittel der Kosten entstehen allein während des laufenden Betriebs und der Anlageninstandhaltung. Die Dokumentation über den langen Anlagenlebenszyklus mit allen Änderungen konsistent und up to date zu halten, ist eine schwierige Aufgabe und einer der kostentreibenden Faktoren. »Eine Vielzahl an Dokumentationen müssen über 30 Jahre und mehr verfügbar und aktuell gehalten werden. Viele Änderungen machen es schwer, hier einen Überblick zu behalten«, berichtet Michael Nikel, Solution Consultant bei der fme AG, einem Spezialisten für industrielle Dokumentationsprozesse, »denn bis zur Übergabe der Anlage an den Betreiber unterliegen die Dokumente bereits vielfachen Änderungsprozessen und auch beim Betrieb der Anlage werden laufend Korrekturen, Erweiterungen und Modernisierungen vorgenommen.« Der Prozess ist bestimmt von Medienbrüchen, EDV-Insellösungen und dem jeweils fehlenden Blick für die anderen parallelen Prozesse«, so Michael Nikel. Nach den Erfahrungen der fme AG entstehen für die gesamten Dokumentationsleistungen Kosten von bis zu 10 Prozent des Anlagenneuwerts. »Die unzureichende und nicht vorgangsbezogene E-Mail-Archivierung hat diese Problematik erheblich verstärkt und die Haftungsrisiken erhöht«, berichtet Nikel weiter. Um einen Überblick über die laufenden Änderungsprozesse zu behalten und jederzeit die Versionshistorie der Dokumentation industrieller Großanlagen nachvollziehen zu können, haben sich Dokumenten-Management-Systeme wie EMC Documentum etabliert. Darauf bauen Lösungen auf zum E-Mail-Management, dem Transmittal Management, das CAD-Drawing-Management oder das Work&Change-Management von branchenspezialisierten Anbietern wie McLaren Software. Die fme AG bietet zum Einstieg in das Thema, zur betriebsindividuellen Problemanalyse und für die Definition von Anforderungen einen Themenworkshop an. Der Lösungsansatz des Transmittal Managements Der Dokumentenaustausch mit Papier über konventionellen Postversand, dessen Dokumentation und Archivierung sind sehr zeit- und personalintensiv und damit sehr teuer. Das Ziel des Dokumentations-Managements sind deshalb möglichst rein elektronische Prozesse. Sie sind schneller, effizienter, weniger fehleranfällig und verursachen geringere Kosten. Hier setzt das elektronische Transmittal Management an. Das Transmittal war früher bei der Post der Begleitzettel, der vom Empfänger unterschreiben wurde und als Nachweis der Auslieferung diente. Das elektronische Transmittal-Management ist dementsprechend die Dokumentation über den elektronischen Austausch von Dokumenten mit Nachweis von Dokumentenbezeichnungen, Versionen, Datum des Austauschs. Das Transmittal-Sheet dient als rechtssicherer Beleg über den elektronischen Empfang. Die Idee ist, nicht mehr direkt zu senden, sondern Dokumente auf einer Plattform zur Verfügung zu stellen und die Empfänger über neue Dokumente zu informieren. Damit verkehrt sich die reine Bringschuld in eine Holpflicht. Die Lieferanten und Partner wählen sich ein, laden die relevanten Dokumente, für die sie Rechte besitzen, herunter und stellen neue Versionen ein. Diese Aktivitäten werden protokolliert, zusätzlich muss der Empfang quittiert werden. Durch lückenlose elektronische Nachweise reduzieren sich auch die Haftungs- und Schadenersatzrisiken. Die fme AG schätzt den Kostenvorteil durch ein funktionierendes Transmittal Managements auf 10 Prozent der Dokumentationskosten, womit die gesamten Anlagenkosten um ein bis zwei Prozent gesenkt werden können. Das Reifegrad-Modell Bei der Einführung einer elektronischen Anlagendokumentation empfiehlt die fme AG zu Beginn die Durchführung eines Workshops, um den aktuellen Status anhand eines Reifegrad-Modells zu bestimmen und den daraus resultierenden Handlungsbedarf zu ermitteln. In einem 5-stufigen Reifegrad-Modell stellen der rein elektronische Austausch und dessen Dokumentation die höchste Stufe dar. Der zunehmende Reifegrad wird durch vier Faktoren bestimmt: Dem Wandel vom Papier zum elektronischen Austausch; dem Wandel vom Papier-gestützten zum elektronischen Nachweis; dem Wandel von der Bringschuld zur Holpflicht und die zunehmende Automatisierung des Prozesses.
Orientiert am Reifegrad-Modell ergibt sich der größte Nutzen im Level 5, wenn der Empfänger direkt auf relevante Dokumente im PDMS (Plant-Documentation-Management-System) zugreifen kann; wo Dokumente aus-/eingecheckt werden und die Zugriffs-/Empfangsbestätigung automatisch beim Check-out/in erfolgt. Stehen diesem Ansatz sicherheitstechnische Bedenken im Weg, empfiehlt sich eine Lösung gemäß Level 4, eine portalbasierende Lösung. Aus Sicht der fme AG können mit der Einführung einer Transmittal-Management-Lösung fünf grundlegende Vorteile erreicht werden: » Schnellere Engineering-Prozesse – Die Abläufe werden effizienter, weil in der Zusammenarbeit die richtigen Dokumente schneller erstellt und bereit gestellt werden können. » Einheitliche Content-Infrastruktur – Der TCO (Total Cost of Ownership) verringert sich, weil auch die anderen Abteilungen des Unternehmens die gleiche Content-Infrastruktur nutzen. » Bessere Kontrolle – Es wird sichergestellt, dass jeweils die richtige Person zum richtigen Zeitpunkt mit der korrekten Version von Dokumenten arbeitet. » Sichere Zusammenarbeit – Höchste Sicherheit durch Verschlüsselung und andere erweiterte Sicherheitsfunktionen, um kritische Dokumente zu schützen. » Größere Compliance – Es wird sichergestellt, dass bei der Aufbewahrung und Entsorgung von Dokumenten rechtliche Auflagen und Branchenvorschriften eingehalten werden. Am Markt sind inzwischen ausgereifte Transmittal-Management-Lösungen verfügbar, wie die Lösung »Enterprise Engineer for Transmittals« aus der Produktfamilie von McLaren Software auf Basis von EMC Documentum oder FileNet.
Martin Ortgies __________________________________ Martin Ortgies ist Fachjournalist aus Königslutter
Die Anlagendokumentation mit tausenden von Einzel-Dokumenten mit häufigen Änderungen über den langen Anlagenlebenszyklus konsistent und up-to-date zu halten, ist ohne Dokumentenmanagement teuer und mit hohen Haftungsrisiken verbunden.
Bei der Einführung einer elektronischen Anlagendokumentation wird mit dem Reifegradmodell ermittelt, wo das Unternehmen aktuell steht und in welchem Zeitrahmen das Ziel erreicht werden soll.
Das elektronische Transmittal-Management ist die Dokumentation über den elektronischen Austausch von Dokumenten mit Nachweis von Dokumentenbezeichnungen, Versionen und Datum des Austauschs. Das Transmittal-Sheet dient als rechtssicherer Beleg über den elektronischen Empfang.
»Unsere Studie zeigt, dass die Prozessketten nicht durchgängig elektronisch unterstützt werden, Medienbrüche vorherrschen, und es scheint fraglich, ob so alle haftungsrelevanten Dokumente vollständig verfügbar gehalten werden können«, schlussfolgert Prof. Dr. Wolfgang Fritz, Leiter des Instituts für Marketing der Technischen Universität Braunschweig Foto: Technische Universität Braunschweig
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