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Effizient kommunizieren dank Unified Communications

Moderne Kommunikation auf einem Nenner

Der Kommunikationsbedarf in Unternehmen wächst stetig. Arbeitsplätze sind mit einer Vielzahl von Endgeräten ausgestattet, die in der Regel weder untereinander noch mit den Kommunikationsmedien von Kollegen verbunden sind. Gleichzeitig mehren sich die Kommunikationsarten: Neben klassischen Formen wie Telefon oder E-Mail, gehören mehr und mehr auch moderne Formen zum Arbeitsalltag, beispielsweise Presence, Instant Messaging, Application Sharing oder Webconferencing.

nter dem Begriff »Unified Communications« (UC) bieten Hersteller Lösungen an, die diese Kommunikationsvielfalt vereinheitlichen, indem sie verschiedene Kommunikationsmedien in einer identischen Anwendungsumgebung integrieren. Damit wird es möglich, alle Nachrichtenformen jederzeit und auf jedem Gerät unter einer Benutzeroberfläche abzurufen.

Herausforderungen erkennen und handeln.

Besonders kleine und mittelständische Unternehmen sind sich der Herausforderung, die die moderne Kommunikation mit sich bringt, oft gar nicht oder nur unzureichend bewusst. Aufgrund ihrer Größe und Struktur überschätzen diese Betriebe häufig die Kommunikationsfähigkeit ihrer Mitarbeiter und übersehen gravierende Defizite. In den meisten börsennotierten Großkonzernen hingegen sind die Verbesserungspotenziale durchaus bekannt und die aktuellen Anforderungen an die interne Kommunikation häufig bereits analysiert und bewertet. In solchen Organisationen stehen Dienstleister und Auftraggeber jedoch oft vor anderen Problemen, meistens hinsichtlich Interoperabilität und Datenschutz. Die Integrationsfähigkeit der UC-Lösung in die bestehende Infrastruktur ist oft oberstes Gebot und im Sinne des Kollaboration-Ansatzes sollen möglichst viele Workloads bedient werden können. Gleichzeitig entstehen durch die Nachvollziehbarkeit von Verhaltens- und Bewegungsprofilen der Nutzer sowie eingesetzte SaaS-Modelle (Software as a Service) häufig Bedenken bei Datenschützern und Betriebsräten, auf die ein Unternehmen reagieren muss.

Vorteile von Unified Communications.

Die Investitions- und Betriebskosten von Unternehmen im deutschsprachigen Raum zeigen, dass die Kommunikation einen erheblichen Anteil am Gesamtbudget des IT-Bereichs ausmacht. Dies lässt darauf schließen, dass sich die verantwortlichen Personen durchaus der Wichtigkeit dieses Geschäftsprozesses bewusst sind.

Bei einer Umfrage unter den Chief Information Officers (CIOs) bestätigten fast die Hälfte der Befragten, dass zu viele Kommunikationskanäle zu Verzögerungen in Antwortzeiten führen und sich damit negativ auf Geschäftsprozesse und Produktivität auswirken. Grund hierfür sind die durchschnittlich sieben Tools beziehungsweise Applikationen, die Unternehmen zu Kommunikationszwecken einsetzen. Bei einer Umfrage unter IT-Entscheidern gaben sogar 35 Prozent an, dass dies zu Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Terminen führt. Dass die Verbesserung und vor allem Vereinfachung der Kommunikationskanäle einen positiven Effekt auf die Produktivität und Effizienz der Unternehmen hat, darin sind sich alle Befragten einig.

Unified Communication setzt in diesem Zusammenhang die Vereinheitlichung der Kommunikationskanäle durch die Integration mobiler Endgeräte und bestehender Telefonanlagen, sowie durch die Implementierung von Echtzeit-Applikationen wie Unified Messaging, Audio- und Videokonferenzen und Desktop Sharing konsequent um. Es ist jedoch schwierig, die durch den Einsatz von Unified Communications entstehenden Wettbewerbsvorteile, effizienteren Prozessabläufe oder die erhöhte Leistungsfähigkeit monetär zu bemessen, geschweige denn mögliche Kommunikationsdefizite entsprechend darzustellen. Die klassische Business-Case-Berechnung bringt somit keine aussagekräftigen Ergebnisse. Trotzdem sind konkrete Beiträge zum Geschäftserfolg erkennbar, zum Beispiel sinkende Gebühren für Telefonate, reduzierte Reisekosten, eine verbesserte Teamarbeit und eine skalierbare sowie ortsunabhängige Zusammenarbeit. Zudem birgt die Konsolidierung von Kommunikationswegen in Verbindung mit vereinheitlichen Administrationsoberflächen ein enormes Potenzial für effiziente IT-Service-Management-Prozesse.

Passende Lösungen finden.

Unternehmen sollten darauf achten, dass sich die gewählten Hardware- und Softwareprodukte möglichst optimal in bereits bestehende Infrastrukturen und Systeme integrieren lassen. Hierzu präsentieren die Anbieter am Markt, allen voran Microsoft, Cisco und IBM, unterschiedliche Lösungsansätze. Bei der Entscheidung für die Komplettlösung eines großen Anbieters sollten Unternehmen bedenken, dass mittelfristig die Gefahr einer Abhängigkeit entstehen kann. Neben diesen drei großen Unternehmen finden sich am Markt auch noch kleinere Anbieter, die zumeist nur Teilbereiche von Unified Communications abdecken. Hier sollten Unternehmen darauf achten, dass standardisierte Schnittstellen zum Einsatz kommen, um die Erweiterbarkeit und Integration anderer Komponenten zu ermöglichen. In jedem Fall sollten Unternehmen ihren Bedarf im Vorfeld genau analysieren und auch die Skalierbarkeit für zukünftige Anforderungen betrachten. Bei dieser Analyse und der Auswahl des geeigneten Anbieters können Berater wie bridgingIT unterstützen.

Bedürfnisse analysieren.

Welche UC-Lösung für ein Unternehmen optimal ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Jeder Mitarbeiter benötigt für seine Arbeitsaufgaben andere Funktionen und verwendet sie nach eigenem Geschmack. Darum lässt sich nicht vorhersagen, welche der angeboten Funktionen einzelne Mitarbeiter unterstützen und aktiv nutzen oder nur als Notwendigkeit oder »nice-to-have« ansehen.

Der Einsatz von Unified Communications birgt jedoch vor allem für Unternehmen mit verteilten Standorten und mobilen Außendienstmitarbeitern oder internationalen Expertenteams enorme Potenziale. UC-Systeme bieten hier durch die Zusammenführung von Text, Audio und Video erweiterte Möglichkeiten der interaktiven und ortsunabhängigen Zusammenarbeit. Die Kosten für Anschaffung und Betrieb sind für kleinere Unternehmen meist abschreckend, vor allem, wenn diese nicht über die notwendige Infrastruktur verfügen. Aber auch diese Unternehmen können mit Hilfe von Unified Communications Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen realisieren, zum Beispiel durch die Nutzung von Hosting-Diensten und durch Outsourcing. Zudem besteht die Möglichkeit nur spezielle Funktionalitäten als »Software-as-a-Service« zu mieten. Es ist jedoch notwendig im Vorfeld zu ermitteln, welche Funktionen Mitarbeiter überhaupt in Anspruch nehmen und auf welchem Wege sich diese am besten bereitstellen lassen. Auf dieser Basis sollten Unternehmen die für sie passende Lösung genau analysieren, denn unter Umständen kann die Einführung von Unified Communication auch eine strategische Neuausrichtung der internen Kommunikationstechnik bedeuten.

Michael Mohrbacher

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Michael Mohrbacher, Senior Consultant bei bridgingIT

www.bridging-it.de

Kontakt:

BridgingIT GmbH

Regula Markmann

Marketing und Kommunikation

Solmsstraße 4

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Tel.: +49 151 52669-520

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