Trovarit Partnerwahl in der IT

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Service von Anforderungsdefinitionen, Marktrecherchen, Ausschreibungen bis zum Vertrag

Finde deine IT

Eine passende Software für sein Unternehmen zu suchen, den passenden IT-Partner zu finden und das alles zu pflegen ist eine schwierige, anspruchsvolle Aufgabe. Trovare (it./lat.) bedeutet im Deutschen »finden, beurteilen, bewerten«. Was das mit der Trovarit AG und der Partnerwahl in der IT-Welt zu tun hat, erläutert Vorstand Dr. Karsten Sontow.

Herr Dr. Sontow, erzählen Sie uns bitte etwas zur Geschichte der Trovarit AG.

Softwarelösungen sind sehr anspruchsvolle Infrastrukturen. Da gibt es nicht nur Technik, da entsteht auch Partnerschaft mit dem Anbieter für viele Jahre, im Bereich ERP eher 15 bis 20 Jahre als weniger. Da will man im Vorfeld wissen, mit wem man sich einlässt. Darum haben wir im September 2000, aufbauend auf dem Expertenwissen, das wir am FIR der RWTH Aachen – sozusagen unserem Mutterhaus – gewonnen haben, unser Unternehmen als klassische Hochschulausgründung ins Leben gerufen.

Mit den Erfahrungen und Marktdaten, die wir erarbeitet hatten, wollten wir einen neuen Service im Internet anbieten, unseren IT-Matchmaker. Mit ihm haben wir eine Internetplattform entwickelt, die einen umfassenden Service von Anforderungsdefinitionen, Marktrecherchen und Ausschreibungen bis hin zum Vertrag bietet. Trovarit bedeutet eigentlich: Finde deine IT. Unsere Stärke ist es, einerseits Software und Anbieter und andererseits die Geschäftsprozesse der Anwender zu bewerten, zu analysieren und Maßnahmen abzuleiten, insbesondere wenn es darum geht, ob Anwender und Lösung oder Anbieter zusammenpassen.

Natürlich sieht der IT-Matchmaker heute etwas anders aus als die Plattform, mit der wir 2000 gestartet sind. Zudem haben wir vor einigen Jahren mit unserem IT-Matchmaker light eine neue Servicelinie eingeführt. Damit können wir heute Unternehmen von 20 Mitarbeitern aufwärts äußerst qualifizierte Hilfestellungen bieten, ohne dass man da gleich mit Kanonen auf Spatzen schießt.

Welche Dienstleistungen bieten Sie denn an? Sie sind ja nicht nur Heiratsvermittler, Sie leiten gegebenenfalls auch eine Scheidung in die Wege.

Ganz genau. Grundlage ist unser ERP-Audit, eine Bestandsaufnahme, nach der ich sehen kann, was ich heute informationstechnologisch habe und in wie weit das noch zu dem passt, was ich mache oder künftig machen will. An dieser Stelle haben wir ein komplettes Verfahren entwickelt, mit dem man sowohl aus Sicht der Mitarbeiter, die ja operativ mit einer Lösung arbeiten, als auch aus Sicht der Geschäftsleitung fragen kann, passt noch alles zusammen oder gibt es Lücken? Welche Maßnahmen kann man ergreifen, angefangen von kleineren Dingen wie punktueller Ergänzung der Software oder Qualifizierungsmaßnahmen der Mitarbeiter, bis zu umfassenden Maßnahmen, die im Zweifel dann auch in Richtung Neuauswahl gehen.

Wie gelingt es Ihnen, die Verallgemeinerung eines ERP-Systems mit der Individualität eines Unternehmens zu vereinbaren?

Trotz umfangreicher Marktkenntnisse erheben wir nicht den Anspruch, pauschal sagen zu können, dies ist das richtige System für genau dieses Unternehmen. Die Bandbreite und Individualität der Bedarfe im konkreten Fall sind doch recht groß. Jeder muss schon seinen eigenen, persönlichen Einkaufszettel schreiben, sprich seine Anforderungen zu Papier bringen oder genau im Kopf haben. Und nur gegenüber konkreten Anforderungen kann man auch eine Aussage machen, was passt oder nicht.

Wir haben unser Verfahren inzwischen auf weitere Themenbereiche angewendet wie Product Lifecycle Management, DMS, CRM und MES. Heute verfügen wir über dedizierte Lastenheftvorlagen für zirka 20 Anwendungsbereiche. Als wir anfingen, hatten wir ungefähr 100 Anbieter in der Datenbank, heute sind das weit über 1.000. Und wir haben dort mittlerweile über 2.000 Softwarelösungen profiliert.

Wie läuft das in der Praxis ab?

Man findet, von wenigen Ausnahmen abgesehen, für jedes Unternehmen bestimmt zehn Lösungen, die mindestens 85 Prozent dessen enthalten, was die Firma braucht. Jetzt ist die Frage, was passiert mit dem Rest? Eine Möglichkeit ist, darauf zu verzichten, weil man sagt: Die 15 Prozent sind nice to have. Das ist die einfachste Lösung und meist auch die günstigste. Die andere Möglichkeit ist, dass der Anbieter einen klaren Weg zeigt, wie er die fehlenden Prozente auf den Standard draufsetzt, etwa durch eine Ergänzungsprogrammierung oder durch ein Partnerprodukt. Wieder andere sagen, wir haben eine flexible Software, da können wir noch innerhalb des Standards programmieren, also customizen, vielleicht sogar releasefähig.

Wir sind eindeutig Verfechter von Standardsoftware. Wenn Software nicht nur für einen Kunden individuell entwickelt wird, sondern sich schon wiederholt bewähren musste, reduziert ihr Einsatz automatisch das Risiko im Hinblick auf Kosten und Zielerreichung. Auch die Entwicklungs- und Weiterentwicklungskosten teilt man mit einer Vielzahl anderer Anwender. Deswegen raten wir von Individualentwicklungen ab, solange es adäquate Standardsoftware gibt. Das ist aber eine Güterabwägung, die jeder für sich selbst treffen muss. Wir haben dazu eine klare Aussage.

Einem breiten Publikum ist die Trovarit AG ja vor allem durch ihre Studien bekannt. Gibt es eine aktuelle Studie?

Sicher, ganz frisch. »ERP für Professional Services« steht für eine fundierte Analyse von Status quo und Perspektive des ERP-Einsatzes in einer Branche, auf die in der Vergangenheit keiner so richtig geschaut hat, die Projektdienstleister. Das sind in der Regel Beratungshäuser, IT-Unternehmen oder Ingenieurbüros. Die betrachten sich meist als freischaffende Künstler und wollen sich durch keine Software in ein Korsett zwängen lassen. Das ändert sich aber immer mehr, weil Viele inzwischen dieselben Erfahrungen machen mussten, wie andere Branchen vor ihnen. Stichwort: Verschärfter Wettbewerb, Margendruck und Mangel an qualifiziertem Personal. Mit unserer Studie wollen wir den Anwendern eine Orientierungshilfe geben und den Anbietern aufzeigen, wo den potenziellen Kunden eigentlich der Schuh drückt.

Welche Trends sehen Sie zurzeit in der IT-Welt?

Da gibt es eine ganze Reihe. So zeichnet sich schon seit einigen Jahren ab, dass sich die Programmvielfalt unter bestimmten Plattformen neu erfindet. Das heißt, unter SAP oder Microsoft-Plattformen wie Dynamics findet man heute eine Vielzahl von Partnern oder Softwarehäusern, die die Branchenlösungen für die jeweiligen Zielgruppen auf diesen Plattformen aufbauen. Das kann bedeuten, dass ein Anwender, der zehn Jahre mit SAP gearbeitet hat und sich jetzt erneuern, verbessern will, zwar bei SAP bleibt, aber einen anderen Partner mit einer Branchenlösung sucht. Da ist sicher noch geraume Zeit Musik im Markt.

Auf der Anwenderseite gibt es spezielle, grundsätzliche Themen wie die Rückverfolgbarkeit in den Bereichen Medizintechnik, Nahrungsmittel oder Pharma. Das ist bei diesen Unternehmen ein Muss, wenn es um neue Software geht. Dann ist der Anwender heute sehr anspruchsvoll und verlangt gut bedienbare Programme. Und schließlich spielt das Thema Flexibilität eine große Rolle. Internationalisierung und wichtige Dinge wie Reports und Auswertung müssen flexibel mit den Programmen erledigt werden können.

Was ist für Trovarit ein wesentliches Thema?

Der ERP-Lebenszyklus. In der Vergangenheit war ERP alle Jubeljahre enorm wichtig, nämlich immer dann, wenn es eine hochriskante Auswahl gab. Die hatte dann auch die Aufmerksamkeit des Topmanagements. Ansonsten dümpelte die ganze Geschichte so vor sich hin. Heute raten wir dazu, weiter über den Tellerrand der Auswahl hinaus zu schauen. Hält man seine Software nicht halbwegs up to date oder überspringt mehrere Releasezyklen, ist irgendwann eine Aktualisierung nicht mehr möglich. In der Regel sind das Unterlassungssünden seitens der Geschäftsleitung und IT-Abteilungen aus den vielfältigsten Gründen. Für dieses Thema muss man noch viel Aufmerksamkeit schaffen, denn letztlich bringt es die Unternehmen weiter.

Worauf muss denn in einem Softwarelebenszyklus besonders geachtet werden?

Im Tagesgeschäft driftet etwas sehr gerne auseinander, und zwar die Kenntnisse der Mitarbeiter über die aktuell betriebenen Softwarereleases und die Funktionalitäten darin. Kommt ein Update, scheint es alles andere als einfach zu sein, den betroffenen Endanwendern klar zu machen, was das für sie heißt, vor allem dann, wenn sie sich nicht täglich mit den Features auseinandersetzen müssen. Das führt dann dazu, dass sie sich immer weiter von der Software entfernen.

Dann gibt es aber auch noch regelmäßig strukturelle Veränderungen, bei denen die Software überhaupt nicht nachgeführt wird. Hier wird dann meist nicht konsequent gefragt, was bedeuten die neuen Unternehmensziele für die Softwareinfrastruktur, was müssen wir da tun? Eine Dritt- oder Zwischenlösung ist ja nicht verboten, aber in der Regel passiert die einfach, weil sich niemand vorher Gedanken gemacht hat. Das führt dann dazu, dass sich das zentrale Nervensystem des Unternehmens über die Jahre schleichend vom Geschäft entfernt. Das kostet irgendwann viel Geld und viel Nerven, ist aber unnötig, wenn man systematisch vorgeht, etwa mit regelmäßigen Standortbestimmungen, die gar nicht so aufwendig sein müssen. Eine systematische Bewirtschaftung der IT-Systeme in einem Unternehmen sehen wir für die Zukunft als wichtigen Weg. Also evolutionär statt revolutionär, Kontinuität statt Big Bang.

Gibt es bei Trovarit konkrete Pläne für die nahe Zukunft?

Für das erste Halbjahr 2012 planen wir in unserer etablierten Studienreihe die nächste Runde unseres Klassikers, die Trovarit-Zufriedenheitsstudie »ERP/Business Software«. Darüber hinaus machen wir unsere ersten Gehversuche in der Internationalisierung. Wir exportieren mittlerweile alles, was wir tun, auch in die Türkei. Dort haben wir 2010 eine Tochtergesellschaft gegründet. Damit sind wir in einem der am stärksten wachsenden Märkte präsent, die nicht in Asien stattfinden. Etwas langfristiger ist unsere Beteiligung am Logistik-Cluster des Campus-Projekts der RWTH Aachen. Von dieser Schnittstelle zwischen Forschung und Wirtschaft erwarten wir etliche neue Impulse.

Herr Dr. Sontow, vielen Dank für dieses Gespräch.

Das Gespräch führte Volker Vorburg

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