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Windows-basiertes VoIP-Telefonsystem ersetzt klassische Telefonanlage

Telefonieren mit kühlem Kopf

Der mittelständische Heizkörper-Hersteller Zehnder hat seine klassische Telefonanlage abgeschaltet und ist auf das Windows-basiertes VoIP-Telefonsystem 3CX umgestiegen. Durch die vollständige Integration des Telefonsystems in die bestehende IT-Infrastruktur ist nicht nur die Administration einfacher als je zuvor. Zehnder konnte auch die laufenden Kosten für die Verwaltung seiner Telefonanlage um ganze 90 Prozent senken.

ie Zehnder GmbH aus dem baden-württembergischen Lahr gehört zur Schweizer Zehnder Group AG und hat sich als einer der führenden deutschen Anbieter von kontrollierten Wohnungslüftungssystemen mit Wärmerückgewinnung etabliert. Telefonieren ist bei Zehnder fester Bestandteil des Tagesgeschäfts: Die rund 500 Mitarbeiter, davon rund 40 Außendienstmitarbeiter, führen über ihre 350 Tischtelefone und 110 mobile DECT-Telefone täglich mehr als 2.000 Telefonate. Als der Supportvertrag für die bestehende klassische Telefonanlage auslief, stand Zehnder vor der Entscheidung: den Vertrag verlängern oder auf IP-Telefonie umsteigen? Zehnder hat sich für VoIP entschieden.

Preis-Leistungsverhältnis zum Wohlfühlen.

Die VoIP-Telefonie machte bei Zehnder aus verschiedenen Gründen das Rennen: Nicht nur, dass die laufenden Kosten für die Verwaltung des software-basierten VoIP-Telefonsystems deutlich niedriger sind, sondern auch die herstellerunabhängige Wahl der kostengünstigeren Endgeräte war für Zehnder ein ausschlaggebendes Argument. Und nicht zuletzt wollte man durch die Integration einer auf offenen Standards basierenden IP-PBX die Flexibilität steigern. Ercan Yapalak, Leiter IT-Services der Zehnder GmbH, hat sich die Wahl des passenden VoIP-Telefonsystems nicht leicht gemacht: »Wir haben die Lösungen von vier verschiedenen Anbietern sehr genau unter die Lupe genommen und uns dann für 3CX entschieden. Das Telefonsystem hat uns wegen seiner vielen Standard-Features und seines sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnisses überzeugt«, so Yapalak. »Es ist mindestens 50 Prozent günstiger als die Systeme der Wettbewerber.«

Im Januar 2010 begann Zehnder mit dem Aufbau einer Test-Infrastruktur. Ein Projektteam, bestehend aus 30 Test-Anwendern der Bereiche Vertrieb, Außendienst und Produktion, prüfte das VoIP-Telefonsystem auf Herz und Nieren. Nach Abschluss der mehrmonatigen Pilotphase war es dann so weit, Zehnder übernahm die IP-PBX in den Live-Betrieb. Das neue Telefonsystem läuft dort – wie andere Unternehmensanwendungen auch – auf einem dedizierten Server unter Windows Server 2008 mit HyperV in einer virtualisierten IT-Architektur. Für interne Telefonate wird dabei das bestehende Unternehmensnetz genutzt. Für externe Telefonate in das Telefonnetz hat man mit einem VoIP-Telefonsystem zwei Möglichkeiten: entweder man nutzt einen VoIP-Provider für die Vermittlung der Gespräche »nach draußen« oder man setzt ein VoIP-Gateway ein, das die externen Gespräche aus dem VoIP-System in das klassische Telefonnetz vermittelt. Zehnder entschied sich für die zweite Variante und den Einsatz des VoIP-Gateways Berofix von der Berliner Beronet GmbH.

Kosten um 90 Prozent reduziert.

Durch die Integration des Telefonsystems in die bestehende Microsoft-Umgebung vereinfachen sich alltägliche Arbeitsabläufe. Mitarbeiter können etwa Gespräche direkt aus Outlook einleiten, ohne die Nummer in ihr Telefon einzugeben. Zudem können Mitarbeiter über die Funktionstaste F11 aus einer beliebigen Applikation heraus einen Gesprächspartner anrufen oder mit dem Telefon auf die Rufnummern sämtlicher Outlook-Kontakte zugreifen. Mit dem zum Telefonsystem gehörigen Voice Application Designer erstellt Zehnder eigene sprachgesteuerte, interaktive Applikationen – wie beispielsweise eine Sprachanwendung, die einen Anrufer nach seiner Kundennummer fragt, diese anhand der Datenbank verifiziert und den Anrufer dann mit dem richtigen Service-Mitarbeiter verbindet. Die Möglichkeiten zur Sprachdigitalisierung – Anrufe können auch aufgezeichnet werden – möchte Zehnder nutzen, um Arbeitsprozesse zu automatisieren und dadurch zeitsparende, Telefon-basierte Workflows zu schaffen. Ein weiterer Vorteil von VoIP besteht darin, dass keine aufwendige Verkabelung notwendig ist. Deshalb gelingt es mit nur wenigen Mausklicks, weitere Benutzer hinzuzufügen oder Nebenstellen freizuschalten – etwa um Kurzzeit- oder Heimarbeitsplätze einzurichten. Dadurch entsteht ein hochkommunikatives und flexibles Netzwerk, das hinsichtlich Umfang und Performance beliebig erweiterbar ist.

Besonders zufrieden ist der Heizkörper-Hersteller mit den finanziellen Einsparungen durch die IP-PBX. Die laufenden Kosten für die Verwaltung seiner Telefonanlage konnte Zehnder um 90 Prozent reduzieren. Denn unternehmensweit gibt es für Telefonie, sämtliche Applikationen und den gesamten Datenverkehr nur noch ein einziges Netzwerk, das überwacht und administriert werden muss. »Die Verwaltung der IP-Telefonanlage ist denkbar einfach«, erklärt Yapalak. »Jeder, der sich mit Windows auskennt, kann die Administration über die Web-Oberfläche erledigen.«

One-Number-Konzept.

Durch die Umstellung auf die IP-PBX arbeitet Zehnder heute effektiver als früher. Denn mit Unified-Communications-Funktionen wie etwa der Präsenzanzeige, erkennen Mitarbeiter, ob ein Kollege gerade telefonisch verfügbar ist – unnötige Anrufe und unsinnige Weiterleitungen von Telefonaten lassen sich dadurch vermeiden. Damit steigt die Effektivität der Kommunikation. Für Zehnder ist es außerdem wichtig, dass auch die Außendienstmitarbeiter immer unter ihrer Rufnummer zu erreichen sind – unabhängig davon, ob sie gerade im Auto, beim Kunden oder im Büro sind. Im Moment testet Zehnder daher mit 3CXPhone, einer speziellen VoIP-Applikation für Smartphones, die Anbindung mobiler Endgeräte an das VoIP-Telefonsystem. Damit sind Außendienstmitarbeiter auch unterwegs unter ihrer Rufnummer zu erreichen und können via VoIP jederzeit mit der Zentrale kommunizieren. Bei Zehnder ist man davon überzeugt, mit dem neuen IP-Telefonsystem den richtigen Weg eingeschlagen zu haben. Basierend auf diesen Erfahrungen und diesem System will Zehnder in den kommenden Jahren eine unternehmensweite Unified-Messaging-Lösung etablieren.

Hannah Winter

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Hannah Winter, freie Journalistin in Offenbach/Main

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