Outputmanagement senkt Kosten

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Output-Management senkt Kosten

Voller Energie in neues Druckkonzept

Auf dem Weg zu einer einheitlichen IT-Infrastruktur wollte Vattenfall die Outputgeräte zu einer europaweiten Ein-Hersteller-Lösung zusammenführen. Durch Reports hat der Energiekonzern nun erstmals Transparenz über alle Druckkosten. Damit wurde das Bewusstsein für Wirtschaftlichkeit und Umwelt gestärkt.

ie Vattenfall Europe AG hat ihren Hauptsitz in Schweden und ist in Dänemark, Deutschland, Finnland, Großbritannien den Niederlanden und Polen vertreten. Sie wurde gegründet, nachdem sich die Traditionsunternehmen Bewag, LAUBAG, HEW und VEAG zusammengeschlossen hatten. Auf dem Weg zu einer einheitlichen IT-Infrastruktur wollte Vattenfall die Outputgeräte zu einer europaweiten Ein-Hersteller-Lösung zusammenführen.

Stefan Ditscheid, IT-Stratege bei Vattenfall, zielte auf Kostenoptimierung. »Neben wirtschaftlichen Aspekten gehörte aber auch die vollständige Transparenz über die Outputkosten und ein flächendeckender globaler Service zu den Kriterien der Ausschreibung«. Für die Qualitätsprüfung errichteten die Vattenfall IT-Experten in Schweden eigens ein Testlabor und stellten 60 Modelle verschiedener Hersteller auf den Prüfstand. Getestet wurden beispielsweise die Ausgabequalität, der Druck von Formularen aus SAP, von komplexen Abbildungen aus CAD-Anwendungen, die Darstellung länderspezifischer Schriftzeichen sowie Funktionalitäten wie Scannen und E-Mail.

Die Lösung

In der Ausschreibung konnte sich Lexmark sowohl qualitativ als auch preislich gegen die Produkte von vier weiteren Herstellern durchsetzen. Schritt für Schritt bekommt Vattenfall nun eine einheitliche Druckerlandschaft in allen europäischen Ländern. In Deutschland sind es derzeit 1.500 Geräte, die sich aus nur zehn verschiedenen Modellen zusammensetzen. Bernd Zimmermann, verantwortlich für die Beschaffung der IT-Hardware: »Multifunktionsdrucker stehen für uns im Mittelpunkt, damit ist der klassische Kopierer für uns passé. Jetzt sind auch neue Prozesse wie Scan2E-Mail möglich, alle unsere Multifunktionsdrucker sind via Netzwerk mit unserem zentralen E-Mail-Adressbuch verbunden.«

Lexmark leistet globalen Service, der im Seitenpreis enthalten ist. Dabei ist es gleich, ob ein Drucker in Berlin, Stockholm oder in Jokkmokk am nördlichen Polarkreis steht – wenn er ausgetauscht werden muss, passiert das innerhalb von 24 Stunden. Alle Geräte werden über das Netzwerk konfiguriert und administriert. Zur Standard-Konfiguration gehört die Druckausgabe in Schwarzweiß und die Beschränkung der E-Mail-Dateigröße auf 20 MB. Ein Server je Land fragt die Geräte nach Zählerstand, Wartungsintervallen oder Tonervorrat ab. Meldet ein Drucker niedrigen Toner-Füllstand, so wird automatisch eine Bestellung generiert und Lexmark liefert den Toner an Ort und Stelle.

Das Ergebnis

Stefan Ditscheid: »Es ging uns nicht darum, unsere Geräteflotte zu halbieren oder an Funktionen zu sparen. Auch ohne eine solche Konsolidierung konnten wir bereits 30 Prozent der Druckkosten einsparen.« Es schlummere aber noch weiteres Potenzial: »Wir bekommen von Lexmark regelmäßig Reports. Damit haben wir erstmals Transparenz über alle unsere Druckkosten. Wir können jetzt beurteilen, ob wirklich das richtige Gerät am richtigen Platz steht. Vielleicht ist künftig statt des großen DIN-A3-Druckers ein kleineres DIN-A4-Modell völlig ausreichend? Auch wissen wir nun, dass etwa 40 Prozent unserer Ausdrucke in Farbe sind. Jetzt muss es uns gelingen, Bewusstsein zu schaffen: Ist hier wirklich ein Farbausdruck notwendig, oder erfüllt vielleicht ein Schwarzweiß-Ausdruck den gleichen Zweck?« Manchmal sind es auf den ersten Blick kleine Innovationen, die große Effekte erzielen: »Wir reduzieren unseren Papierverbrauch deutlich, indem wir Blätter konsequent beidseitig bedrucken. Alle unsere neuen Lexmark Geräte drucken standardmäßigDuplex.« Zukünftig will Vattenfall stärker auf digitale Prozesse setzen. »Sie wissen ja, die günstigste Seite ist die, die man nicht druckt«, sagt Ditscheid. »Das Bedienfeld der Lexmark Drucker ist genial einfach. So wurde Scan2E-Mail bei uns in kürzester Zeit zum Renner.«

Mit der neuen Lexmark Lösung demonstriert Vattenfall, dass Umweltfreundlichkeit und Wirtschaftlichkeit kein Widerspruch sind. »Im Gegenteil«, sagt Stefan Ditscheid, »Lexmark hilft uns auf unserem Weg, weniger zu drucken, liefert uns quasi den Einstieg zum Ausstieg aus dem Papier. Deshalb passt die Lexmark Strategie Printless, save more genau zur Vattenfall-Vision. Sie heißt Making Electrity clean und zielt darauf, den CO₂-Ausstoß nachhaltig zu verringern. Unsere Lexmark-Geräte entsprechen strengsten Umweltkriterien. Wir haben neben Standards wie Energy Star oder Blauer Engel zusätzlich eigene Maßstäbe angesetzt. Bestandteil unserer Wirtschaftlichkeitsrechnung sind auch die Standby-Modi, eine Nutzungsverteilung sowie die Energiekosten über die gesamte Lebensdauer.

Es kommt sogar vor, dass Lexmark uns auf Möglichkeiten hinweist, an welcher Stelle sich ein Drucker einsparen lässt. Erfreulich, wenn ein Hersteller statt der klassischen Verkäufersicht durch die Kundenbrille schaut. Der Kontakt zu Lexmark ist partnerschaftlich, offen und ehrlich und wir sehen, dass man auch nach längerer Zeit nicht in seinem Engagement nachlässt. Unsere Zusammenarbeit hat uns nicht nur wirtschaftlich, sondern auch ökologisch vorangebracht. Wir arbeiten gemeinsam mit Lexmark weiter, um unser Ziel Making Electricity Clean in die Tat umzusetzen.«

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