Iteratec EAM IT Management

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Enterprise Architecture Management

Lohnt sich EAM für Ihr Unternehmen?

EAM gilt als Schlüsseldisziplin im IT-Management, unterstützt es doch die Gestaltung und Optimierung der Geschäftsarchitektur, das Business-Alignment sowie die strategische und operative Planung und Steuerung der IT.

er Nutzen von EAM reicht von der Unterstützung einfacher Routineaufgaben bis hin zum Enabling neuer Geschäftsmodelle durch die zielgerichtete Weiterentwicklung der IT-Landschaft. Wie immer stellt sich auch hier die Frage, ob der Nutzen den Aufwand rechtfertigt: »Lohnt sich EAM?«

Die Vorteile von Enterprise Architecture Management liegen auf der Hand: Es schafft ein inhaltliches Fundament für das strategische IT-Management. Es wird Transparenz über die IT-Landschaft in ihrem Zusammenspiel mit Business-Strukturen wie zum Beispiel Geschäftsprozessen oder Business Capabilities hergestellt. Insbesondere durch die Visualisierungen werden Zusammenhänge und Abhängigkeiten sichtbar und letztendlich häufig erst verstanden. Trends werden leichter erkannt. Handlungsbedarf und Optimierungspotenzial sowie Ansatzpunkte für Tiefenbohrungen lassen sich ableiten. Berichtspflichten werden vereinfacht. Fundierte Aussagen zu Auswirkungen und Machbarkeit von Business- und IT-Ideen sind möglich. EAM liefert zeitnah und zielgruppengerecht die relevanten Informationen als Input für fundierte IT-Entscheidungen.

Wollen Unternehmen EAM einführen, müssen sie die Ziele und deren Nutzenversprechen für ihre ureigenen Zwecke ermitteln und bewerten. Denn nicht jedes Ziel ist in jedem Unternehmenskontext relevant und mit vertretbarem Aufwand umsetzbar. So müssen Unternehmen beispielsweise keine Compliance-Aspekte berücksichtigen, wenn keine gefordert sind. Das ist trivial, wird aber häufig nicht beachtet. Wie aber gehen EAM-Verantwortliche vor, um den Nutzen zu ermitteln?

Ziele.

In einem ersten Schritt müssen sie zunächst die Ziele verschiedener Stakeholder – zu ihnen gehören unter anderem CIOs, Projektleiter oder IT-Architekten – einfordern. Für jedes Ziel, genauer genommen für jede konkrete Fragestellung, muss der Stakeholder festlegen, was ihm die Umsetzung wert ist. Die persönliche Nutzeneinschätzung je Fragestellung bestimmt schließlich den sinnvollen Aufwand für deren Beantwortung. Daher müssen EAM-Verantwortliche beim Einsammeln von Zielen und Fragestellungen immer auch den Wert für den Stakeholder ermitteln. Falls der Nutzen in keinem Verhältnis zum Aufwand steht, wird dieser mit einer Schätzung des Aufwandes »konfrontiert«. So reduziert sich in der Konzeption die Liste der in EAM umzusetzenden Aspekte häufig von ganz alleine; die nutzenträchtigen und wichtigen Fragestellungen bleiben übrig. Auf Grundlage dieser wesentlichen Fragestellungen legen EAM-Verantwortliche schließlich die erste oder nächste Ausbaustufe eines EAMs fest. Auf diese Art und Weise wird, zugeschnitten auf die Bedürfnisse des Unternehmens, eine Unternehmensarchitektur abgeleitet. Um EAM nachhaltig zu etablieren, müssen die Verantwortlichen dabei gemäß des EAM-Reifegrads des Unternehmens und der Unternehmensarchitektur passende Rollen, Verantwortlichkeiten, Gremien, EAM-Prozesse und Modellierungsrichtlinien festlegen und zum Leben bringen. Der Aufwand hierfür wird maßgeblich durch die Pflegeprozesse bestimmt.

Der Nutzen von EAM.

Schaut man sich den Nutzen von EAM etwas genauer an, zeigt sich: er ist vorwiegend qualitativer Natur. Sprich: Unternehmen bekommen ihre IT durch speziell auf sie zugeschnittene Transparenzsichten in den Griff. Entscheidungen werden abgesichert, Risiken reduziert und wesentliche Informationen für die Planung und Steuerung der IT bereitgestellt. Eine qualitative Bewertung lässt sich deshalb nur schwer erstellen und auch die Erhebung quantifizierbarer Nutzenaspekte beruht vor allem auf Erfahrungswerten vieler EAM-Projekte – außerdem zeigt sich, dass der Großteil des EAM-Nutzens erst in der Regel nach Jahren gehoben werden kann, etwa wenn es darum geht, die IT-Kosten zu reduzieren oder eine zuverlässige, tragfähige und flexible IT einzurichten.

Für die Nutzenbewertung sollten Unternehmen auf jeden Fall zumindest folgende quantitativ bewertbaren kurzfristigen Nutzenaspekte anführen und diese abschätzen:

· Einsparungen bei den regelmäßigen Berichtspflichten
Beispiel: Liste von Informationssystemen für Compliance- oder Sicherheits-Abfragen

· Vereinfachte Erstellung von Entscheidungsvorlagen für die Steuerungsgremien
Beispiel: Visualisierungen als Input für das Projektportfoliomanagement oder die Programmsteuerung

· Automatisierung von wiederkehrenden Analysen zur Aufdeckung von Handlungsbedarf und Optimierungspotenzial
Beispiel: Analyse bezüglich Lücken in der Zuordnung von Verantwortlichkeiten

· Aufwandsreduktion in der Projektvorbereitung durch die Verringerung von Recherche-Aufwänden und die Nutzung der Analysemöglichkeiten
Beispiel: Bereitstellung von Projektkontext-Informationen

Über die Anzahl der Berichte, Entscheidungsvorlagen oder Projektvorbereitungen können EAM-Verantwortliche die durchschnittliche Einsparung grob hochrechnen und damit quantifizieren.

Langfristiger und gleichzeitig deutlich schwerer zu quantifizierende Nutzenargumente sind:

· Einsparpotenziale aufgrund der technischen Standardisierung und Homogenisierung
Beispiel: Liste von Standardisierungskandidaten

· Nachhaltige Kostenreduktion durch Reduzierung der IT-Komplexität und Inhomogenität der IT-Unterstützung und / oder Optimierung der IT-Governance und IT-Organisation
Beispiel: Ermittlung der unnötigen und redundanten Systeme

· Vorbereitung der IT auf Business-Veränderungen durch eine zuverlässige, tragfähige und flexible IT-Landschaft, um beispielsweise Merger & Acquisitions besser zu unterstützen
Beispiel: Abgleich der IT-Funktionen der fusionierenden Unternehmen anhand eines gemeinsamen fachlichen Domänenmodells

· Senkung von Business-Kosten durch Hebung von Optimierungspotenzialen im Business
Beispiel: Aufzeigen von fachlichen Redundanzen

· Automatisierung von Abläufen (Diese Einsparungen sind einerseits nur mittelbar und andererseits erst langfristig erzielbar.)

Grob quantifizieren lassen sich die Aufwände durch Ermittlung der Einsparungs- oder der Wertsteigerungspotenziale. Die Abschätzung der Einsparung kann zum Beispiel aufgrund der »geplant abgeschalteten« Systeme durchgeführt werden. Diese Abschätzung hinkt aber in vieler Hinsicht, da Veränderungen im Business einhergehen müssen, um diese Einsparungen wirklich zu erzielen. Hier muss entsprechend eine erweiterte, ganzheitliche Kosten-Nutzen-Betrachtung angestellt werden. Auch das Wertsteigerungspotenzial wird in der Regel anhand von Abschätzungen ermittelt. Diese erfolgen über eine Hochrechnung bezüglich der Umsatzsteigerung, des Auftragseingangs oder von Kunden- oder Marktanteilen auf der Basis von historischen oder Ist-Daten, beispielsweise den Geschäftsprozesskosten pro Auftrag. Dabei gibt es keine Standard-Kennziffern, die für jedes Unternehmen herangezogen werden können. Es gilt die Regel: Jedes Unternehmen muss den Nutzen für sich spezifisch bewerten.

Das Einstiegsziel ist normalerweise Schaffung von Transparenz. Die IT-Landschaft muss dabei im Überblick und im Zusammenspiel mit der Geschäftsarchitektur verstanden werden, damit EAM-Verantwortliche deren Komplexität beherrschen und Ansatzpunkte für die Optimierung ableiten können. So können sie Geschäftsarchitektur und IT-Landschaft aktiv weiterentwickeln, gestalten und steuern. Die technische Standardisierung ist dabei häufig ein Einstiegspunkt. Die nachhaltige IT-Kostenreduktion durch Konsolidierung der IT kann in der Regel erst aufbauend auf einem funktionierenden Technologiemanagement umgesetzt werden, da nur so die für die IT-Konsolidierung erforderliche Standardisierung auf den unterschiedlichsten Ebenen durchgesetzt werden kann. Auf dieser Basis sind IT-Verantwortliche in der Lage, ihre IT auf Veränderungen im Business vorzubereiten und gegenüber dem Management Nutzen und Beitrag der IT zum Geschäftserfolg schlüssig darzustellen.

Inge Hanschke

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Inge Hanschke ist Geschäftsführerin der Iteratec GmbH und Autorin des Buches »Strategisches Management der IT-Landschaft«, das in 2010 in der 2. Auflage im Hanser-Verlag erschienen ist.

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