Ricoh Managed Document Services E-Invoicing

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Managed Document Services für elektronische Rechnungen

Warum E-Invoicing überzeugt

Im Informationszeitalter gehen immer mehr Unternehmen dazu über, ihren Mitarbeitern und Kunden elektronische Informationen mit nur einem Klick bereitzustellen. In diesem Zusammenhang ist es verwunderlich, dass geschäftskritische Rechnungen nach wie vor hauptsächlich in Papierform ausgetauscht und versandt werden.

rotz der zahlreichen Risiken einer unzuverlässigen Papierverarbeitung, wurden im Jahr 2010 von den 30 Milliarden in Europa versendeten Rechnungen nur 10 Prozent elektronisch übermittelt [1]. In einer globalen Wirtschaft, in der die meisten Prozesse jetzt automatisiert sind, erscheint ein derart massiver Einsatz von papiergestützten Geschäftssystemen zunehmend mit Risiken behaftet zu sein.

Die aktuellen Ergebnisse des »Ricoh Process Efficiency Index« werfen ein neues Licht auf die vielfältigen Herausforderungen, denen sich Unternehmen bei der unternehmensweiten Verwaltung von Dokumentenprozessen, bei denen die Rechnungsstellung eine wichtige Funktion einnimmt, gegenübersehen. Die Ergebnisse zeigen auf, dass die für das Management geschäftskritischer Dokumente verantwortlichen Mitarbeiter rund 362 Millionen Arbeitsstunden pro Jahr auf diese Aktivitäten verwenden und so Betriebskosten in Höhe von 147 Milliarden Euro verursachen [2]. Es liegt eigentlich auf der Hand: Es können erhebliche Einsparungen erzielt werden, wenn diese Prozesse effizient automatisiert werden. Weshalb also gehen die Unternehmen dieses Problem nicht an?

Hindernisse für die Umstellung.

Bei einer Umstellung auf das digitale Management von geschäftskritischen Dokumenten eines Unternehmens gibt es zahlreiche Hindernisse, wie zum Beispiel die Fragmentierung, Kosten und Bedenken hinsichtlich gesetzlicher Normen und Kompatibilität. Durch die Entwicklung von Managed Services beginnen diese Schranken jedoch zu fallen. Managed Services bieten einen vielfältigen Ansatz für das Rechnungsmanagement insgesamt und unterstützen Unternehmen bei einer allmählichen Umstellung auf eine elektronische Rechnungsstellung, indem sowohl papiergestützte als auch elektronische Rechnungen je nach Präferenz von Käufer oder Lieferant verarbeitet werden.

Der »Ricoh Process Efficiency Index« zeigt auf, dass durchschnittlich 42,5 Prozent aller geschäftskritischen Informationen nach wie vor in Papierform aufbewahrt werden – ein Prozentsatz, der deutlich zu hoch liegt. Zweifelsohne trägt die Rechnungsstellung erheblich zu diesem statistischen Wert bei, da sie eine der letzten Bastionen der manuellen Verarbeitung darstellt. Zudem ist sie arbeitsintensiv, ineffizient, teuer und fehleranfällig. Nach Schätzungen der Analysten von Quocirca können die Kosten für die manuelle Verarbeitung papiergestützter Rechnungen zwischen 8 und 10 Euro pro Rechnung betragen [3]. Angesichts der vielen, von zahlreichen Unternehmen tagtäglich verarbeiteten Dokumente, ist dies von erheblicher Bedeutung.

Risiken einer papiergestützten Verarbeitung.

Darüber hinaus können manuelle Verfahren zu einem langsamen Rechnungsabgleich führen, wodurch sich für die Unternehmen die Nutzung von Skonti schwierig gestaltet, was wiederum zu schlechten Lieferantenbeziehungen führen kann. Des Weiteren haben Unternehmen, die sich weiterhin auf papiergestützte Verfahren für die Rechnungsstellung verlassen, möglicherweise mit Schwierigkeiten bei der Erstellung von Prüfpfaden für den Rechnungsabschluss und der Einhaltung der Anforderungen an europäische Mehrwertsteuer-Kontrollen zu kämpfen.

Die Studie von Ricoh zeigt auf, dass nur 39 Prozent der Unternehmen über die Möglichkeit verfügen, einen Prüfpfad für alle geschäftskritischen Dokumente zu verfolgen. Der massive Einsatz von Papier bringt zudem hohe ökologische Kosten mit sich – nicht nur in Form von Altpapier, sondern auch durch die mit dem Transport der Rechnungen verbundenen Energiekosten, sodass sich die Unternehmen möglicherweise Forderungen aufgrund von Umweltbelastungen gegenübersehen. Außerdem können papiergestützte Prozesse zu erheblichen Problemen bei Disaster-Recovery-Szenarien führen. »Werden geschäftskritische Informationen zum Beispiel nur im Papierformat verarbeitet, steigt das Geschäftsrisiko deutlich an, da häufig nicht einmal eine Sicherungskopie vorliegt«, betont Carsten Bruhn, Executive Vice President von Ricoh Europe.

Trotz dieser offensichtlichen Probleme zeigt die Studie zum »Ricoh Process Efficiency Index«, dass die große Mehrheit der Verantwortlichen in europäischen Unternehmen noch Spielraum für weitere Effizienzsteigerungen beim Dokumentenmanagement sieht. Die im Rahmen der Studie Befragten gaben an, zu ihren drei wichtigsten Prioritäten für das geschäftskritische Dokumentenmanagement im Jahr 2011 zählten ein intensiverer Wissensaustausch, besserer Datenschutz und ein größerer Wirkungsgrad der Mitarbeiter.

Es überrascht daher wenig, dass mehr Unternehmen die Einführung einer elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing), die Verringerung manueller Prozesse, eine Beschleunigung des Fakturierungsablaufs und den Abbau von Tätigkeiten ohne Mehrwert im Rechnungswesen beabsichtigen. E-Invoicing hat weitreichende Vorteile für das gesamte Unternehmen.

Nach Schätzungen von Quocirca kann durch E-Invoicing die Effizienz eines Unternehmens durch die Senkung der Kosten für die Rechnungsbearbeitung um bis zu 70 Prozent gesteigert werden [4]. Die deutlichsten Vorteile sind die direkten Kosteneinsparungen beim Versenden der Rechnung (Papier, Porto und Druck) und der Verarbeitung (Annahme der Rechnung, Verarbeitung und Genehmigung) für den Empfänger.

Der Schritt zu digitalen Lösungen

Diese Faktoren sprechen jetzt für eine Ausweitung von e-Invoicing, sodass mehr Unternehmen mit der Umstellung zur elektronischen Rechnungsstellung beginnen können. Nach Schätzungen werden im Laufe von 2011 etwa 5 Millionen europäische Unternehmen elektronische Rechnungen versenden und empfangen [5]. Initiativen wie die Pläne der Europäischen Kommission zur Änderung der Richtlinie über die elektronische Signatur zielen darauf ab, die stärkere Nutzung von elektronischen Rechnungen durch die Unternehmen zu fördern. Die elektronische Rechnungsstellung steht außerdem auch im Fokus der Europäischen Kommission »Digitale Agenda für Europa«, nach der E-Invoicing bis 2020 die überwiegende Form der Rechnungsstellung sein soll.

Heute ist der Markt von einer Mischung aus vor Ort implementierten Softwareprodukten und Hosted Services gekennzeichnet, von denen die meisten eine Integration in Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP), die Einhaltung der Vorschriften in unterschiedlichen Ländern sowie die Interaktion mit Lieferanten bieten. E-Invoicing-Netzwerke, bei denen Rechnungen unabhängig von den Datenstandards über externe Serviceanbieter oder Rechnungsportale ausgetauscht werden, setzen sich immer mehr durch. Nach der Anmeldung bei einem Netzwerk, an das möglicherweise eine Anmeldungs- und eine laufende Gebühr zu zahlen sind, kann der Lieferant elektronische Rechnungen an jeden Kunden im Netzwerk versenden.

Netzwerke sind generell eher für grössere Unternehmen geeignet, da die volle Beteiligung von Lieferanten und Käufern Grundlage für eine Teilnahme ist. Kleinere Lieferanten haben möglicherweise ein geringeres Interesse daran, sich an Netzwerken zu beteiligen und scheuen zudem die hohe Beitrittsgebühr. In einem wettbewerbsintensiven Umfeld können sie jedoch unter Druck geraten, diesen doch beizutreten um ihre Geschäftspartner zu halten. Da die Unternehmen die Umstellung auf eine elektronische Rechnungsstellung in unterschiedlichem Tempo vornehmen, werden verschiedene Verfahren für die Verarbeitung von papiergestützten und elektronischen Rechnungen angewandt. Die fehlende Integration dieser Prozesse ist kostenintensiv und ineffizient und führt zu langfristigem Schaden für das Unternehmen.

Unternehmensweite Entscheidung.

Da sich E-Invoicing auf die gesamte Lieferkette bezieht, ist eine sukzessive Umsetzung sinnvoll. Daher verfolgen einige große Unternehmen ein gemischtes Konzept, das eine phasenweise Umstellung auf E-Invoicing vorsieht, während die papiergestützten Prozesse gegebenenfalls für einige Lieferanten und Käufer beibehalten werden können. Ein Managed-Services-Anbieter übernimmt die vollständige Kontrolle über den Rechnungsprozess – einschliesslich der manuellen Erfassung von papiergestützten Rechnungen und des Scannens von Dokumenten, der Bearbeitung einer Vielzahl von Rechnungseingangsformaten (etwa XML, CSV, EDI, Fax, E-Mail oder Papier) und des Versendens von Rechnungen in dem vom Käufer bevorzugten Format. Die Software wird vom Anbieter entwickelt, gepflegt und betrieben. Die Kunden zahlen eine »Gebühr pro Vorgang«, wodurch die Kosten gesenkt werden.

Immer einen Schritt voraus.

Unternehmen, die bereits E-Invoicing nutzen, profitieren auch schon davon. Ricoh, ein Anbieter von Managed Document Services, nennt als Beispiel einen Sportbekleidungshersteller mit einem kostspieligen und ineffizienten Rechnungsprozess. Er gliederte den gesamten Rechnungsprozess, in dessen Rahmen 4,5 Millionen papiergestützte Rechnungen und Auszüge jährlich versendet wurden, aus und plante die Umstellung von papiergestützter zu elektronischer Rechnungsstellung im Laufe von drei Jahren. Mithilfe des I-Invoicing-Services von Ricoh werden nach den Präferenzen des Kunden die Rechnungen entweder auf ein Webportal zur Online-Ansicht geladen oder gedruckt und über konventionelle Wege versendet. Die Kunden loggen sich bei dem sicheren Webportal ein und können die Rechnungen herunterladen und bezahlen. Es wird erwartet, dass die Zahl der von Ricoh im Auftrag des Herstellers versendeten papiergestützten Transaktionsdokumente um 3,6 Millionen jährlich sinkt. Dies führt zu Einsparungen in Höhe von 3 Millionen Euro.

Dadurch, dass keine Einschränkungen für die Form der Rechnungen gelten, wird durch den Managed Service gewährleistet, dass die Vorteile von E-Invoicing nicht nur auf große Unternehmen beschränkt sind, sondern auch kleinen und mittleren Unternehmen zugutekommen, die dadurch Zugang zu einem größeren Markt von potenziellen Kunden und Lieferanten erhalten, insbesondere größeren Unternehmen, die möglicherweise die Zusammenarbeit mit Handelspartnern bevorzugen, die die elektronischen Anforderungen erfüllen. E-Invoicing wird künftig zu einem wichtigen Faktor für die effizientere Gestaltung von Geschäftsprozessen für zahlreiche Unternehmen werden. Unternehmen, die jetzt bereits auf elektronische Lösungen umsteigen, sind ihren Wettbewerbern einen Schritt voraus, da sich der Markt für E-Invoicing kontinuierlich in Richtung »kritische Masse« entwickelt.

Den »Ricoh Process Efficiency Index« finden Sie als Download unter:
http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/

»E-invoicing: Ready for Prime Time« finden Sie als Download unter:

http://www.ricoh-europe.com/services-solutions/knowledge-base/white-papers-research/e-invoicing/index.aspx

www.ricoh-europe.com

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[1] E-Invoicing: Ready for Prime Time, Quocirca, Juli 2011, Seite 1

[2] Auf Grundlage einer Studie unter Berücksichtigung von Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern. Der »Ricoh Process Efficiency Index« wurde im Juni 2011 im Auftrag von Ricoh Europe durch Coleman Parkes Research ermittelt.

[3] [4] [5] E-Invoicing: Ready for Prime Time, Quocirca, Juli 2011, Seite 2

Carsten Bruhn, Executive Vice President von Ricoh Europe

»Der Schlüssel zur Steuerung geschäftskritischer Dokumentenprozesse innerhalb des Unternehmens ist, sicherzustellen, dass sie von Anfang bis Ende kontrolliert werden. Wissensteilung, Produktivität und Sicherheit wie auch Prozesse, Mitarbeiter und Technologie sollten nicht als isolierte Komponenten, sondern als Gesamtheit betrachtet werden.«

Kostenintensiv und ineffizient: Manueller, papiergestützter Rechnungsdatenaustausch.

E-Invoicing: Die elektronische Rechnungsstellung spart Zeit und Geld.

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