Optimal Systems ECM-Suite für Mediengruppe Pressedruck

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Mediengruppe Pressedruck setzt ECM-Suite in mehreren Fachabteilungen ein

Innovatives Funktionsangebot

Heute werden alle in der Mediengruppe Pressedruck erstellten, kommerziellen sowie projektbezogenen Dokumente ausschließlich im ECM-System abgelegt und stehen damit allen berechtigten Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung.

ie Mediengruppe Pressedruck mit ihren über 1.100 Mitarbeiter ist ein führender Informationsanbieter in Deutschland mit einem der modernsten Druckzentren. Das Herzstück der Mediengruppe ist die Augsburger Allgemeine im Verbund mit der Allgäuer Zeitung und ihren Heimatzeitungen – die drittgrößte regionale Abonnement-Zeitung in Deutschland. Vor über sechzig Jahren als ein klassischer Zeitungsverlag entstanden, ist heute Teil einer breit aufgestellten Mediengruppe.

Eine Vielzahl von Gründen führte den Mediengruppe Pressedruck zu der Entscheidung, ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) in die bestehende IT-Landschaft zu integrieren. Die zu lösenden Probleme reichten von der digitalen Bearbeitung und Archivierung von Eingangsrechnungen und Ausgangsbelegen, über die Vertragsverwaltung und E-Mail-Archivierung bis hin zur Einrichtung von Projekt- und Geschäftspartner-Akten. »Als möglichen Lösungspartner favorisierten wir einen mittelständischen deutschen Softwarehersteller. Notwendige Anpassungen und Erweiterungen der ECM-Lösung sollten durch unsere eigenen Mitarbeiter durchgeführt werden können«, erklärt Norbert Seidl, der IT-Leiter der Mediengruppe Pressedruck. Last but not least sollte die Betreuung des laufenden Systems so wenig wie möglich Ressourcen binden.

Im mehrmonatigen Auswahlverfahren fiel die Entscheidung schließlich auf die ECM-Suite des Berliner Unternehmens Optimal Systems. Im Kern geht es dabei um digitale Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflows. Die Ergonomie der Software soll eine große Rolle bei der Softwareauswahl gespielt haben. »Ergonomie hat direkt mit der Akzeptanz der Software bei den Anwendern zu tun. Wir haben deshalb sehr früh die Anwender gefragt. Die ECM-Suite von Optimal Systems bestach«, so die Einschätzung von Stefan Hoser, DV Projektleiter bei der Mediengruppe, »durch Anwenderfreundlichkeit sowie einem abgerundeten innovativen Funktionsangebot.«

Das Projekt.

Die Implementierung der Software dauert nur fünf Werktage und wurde durch die DV-Spezialisten der Mediengruppe mit tatkräftiger Unterstützung durch Optimal Systems selbst durchgeführt. »Neben der bereits erwähnten Benutzerfreundlichkeit waren uns die Flexibilität sowie die Ausbau- und Integrationsfähigkeit der Software sehr wichtig«, begründet Stefan Hoser. »Wir wollten notwendige Anpassungen sowie Erweiterungen durch eigene Mitarbeiter durchführen«.

Mit der Projektentscheidung wurden zwölf Teilziele definiert, von denen bereits der größte Teil umgesetzt wurde. Darunter sind solch anspruchsvolle Lösungen wie Archivierung der Eingangsrechnungen, Projektdokumentation, kontextbezogene Mailarchivierung, Vertrags- und Vorlagenverwaltung. Da die komplette Entwicklung durch die Mediengruppe Pressedruck selbst durchgeführt wird, ist die Einführung der verschiedenen ECM-Lösungen ein laufender Prozess, der sich über mehrere Jahre erstreckt.

Heute werden alle in der Mediengruppe erstellten, kommerziellen sowie projektbezogenen Dokumente ausschließlich im ECM-System abgelegt und stehen damit allen berechtigten Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung. Ebenso entfallen die Archivlösungen auf dem Filesystem und werden durch die revisionssichere Verwahrung in OS|ECM ersetzt. Derzeit arbeiten zirka 350 Mitarbeiter in den Bereichen Finanzwesen, Anzeigen, Beilagen und DV mit der ECM-Lösung von Optimal Systems. Außerdem besteht eine Schnittstelle aus dem DWH zu den Belegen.

Einsatzbeispiel Vertragsmanagement.

Aufgrund der verzweigten Unternehmensstruktur der Mediengruppe gibt es eine Vielzahl an internen Verträgen. Diese wurden in den beteiligten Fachbereichen verwaltet und zu Informationszwecken kopiert. Dadurch konnte die Aktualität der Dokumente nicht gewährleistet werden und der Zugriff war nur über die Ansprechpartner der Fachbereiche möglich. Durch die Einführung der ECM-Suite von Optimal Systems ist es jetzt erstmals möglich, jederzeit ortsunabhängig den aktuellen Stand eines Vertrages abzurufen. Dazu war es notwendig, sämtliche vorhandenen Verträge zu digitalisieren und in das ECM-System einzubinden.

Einsatzbeispiel Beilagen-Fakturverwaltung.

Auch die Beilagen-Fakturverwaltung entsprach nicht mehr den gewachsenen Anforderungen in der Mediengruppe. Das vorhandene System konnte keine Einzelbelege zur Verfügung stellen. Ebenso war die Vergabe beziehungsweise Änderung von Zugriffsberechtigungen recht umständlich und die monatliche Sicherung des Archivbereichs auf CD-ROM hatte zur Folge, dass auf alte Dokumente nicht mehr unmittelbar zugegriffen werden konnte.

Zentrales Anliegen bei der Umstellung der Fakturverwaltung auf OS|ECM war, dass alle Fakturdokumente wie Rechnungen, Gutschriften, Sammelrechnungen, Druckpakete, und Fakturjournale kontextbezogen ablegbar und trotzdem abteilungsübergreifend zugänglich sein sollten.

Mit der Einführung von OS|ECM erledigten sich auch die Probleme der Rechtevergabe und Zugriffskonflikte. Die manuelle Archivierung auf CD-ROM entfiel, da jetzt sämtliche Dokumente in der OS|ECM-Datenbank verwahrt werden. Zudem ist jetzt auch der schnelle Zugriff auf »alte« Dokumente möglich und die Zahl der Recherchemöglichkeiten erhöhte sich enorm.

Einsatzbeispiel Projektdokumentation.

Ziel dieses Vorhabens war die zentrale Ablage der projektbezogenen Dokumente – wie etwa MS Word, MS Visio, MS Project etc. – in eine einheitliche und verständliche Struktur.

Mit der Einführung der Projektdokumentation auf Basis von OS|ECM haben sich auch die Kommunikation unter den Projektmitgliedern sowie die Überwachung der Projektschritte deutlich verbessert. Die Projektmitglieder werden jetzt ständig über neue Dokumente, die im Projektverlauf entstehen, auf dem Laufenden gehalten. Die bisher recht aufwendige Berechtigungsvergabe zu einzelnen Projekten hat sich Dank OS|ECM stark vereinfacht. Außerdem ist jetzt – sozusagen als Nebenprodukt – erstmals im gesamten Firmenverbund die Übersicht über alle laufenden Projekte möglich.

»Neben der Benutzerfreundlichkeit waren uns die Flexibilität sowie die Ausbau- und Integrationsfähigkeit der Software sehr wichtig. Wir wollten notwendige Anpassungen sowie Erweiterungen durch eigene Mitarbeiter durchführen«.

Stefan Hoser, EDV-Projektleiter bei der Mediengruppe Pressedruck

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