Haufe Lexware Wissensmanagement 2.0 Moderne Software fürs Büro

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Wissensmanagement 2.0

Wie moderne Software die Büroarbeit effizienter macht

Der Austausch von Wissen wird immer wichtiger. Daher benötigen mittelständische Firmen effiziente Systeme zur Speicherung und Verwaltung des Know-hows. Damit optimieren sie Arbeitsprozesse und senken Kosten. Zu beachten ist dabei nicht nur eine sinnvolle Hierarchie der Informationen, sondern auch eine einfache Oberfläche der Software, die übersichtlich alle benötigten Optionen zur Verfügung stellt.

er Begriff »Wissensmanagement« schließt zwar auch die Weitergabe von Know-how per Gespräch oder Papierlisten ein, doch bietet die Nutzung entsprechender Software deutliche Vorteile. Eine Studie des Verbands der deutschen Internetwirtschaft ergab, dass mehr als 60 Prozent der deutschen Fach- und Führungskräfte sich den Einsatz von Software für den internen Datenaustausch wünschen. Dadurch lassen sich vorhandene Dokumente und Hinweise deutlich schneller durchsuchen sowie externe Quellen wie das Internet einbinden. Zudem funktioniert sie unabhängig von Wissensträgern, Ort und Zeit. Entsprechend spielen Software und Web-Anwendungen heute eine wichtige Rolle, um Wissen zu sammeln, zu organisieren und den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Sie funktionieren wie ein vom Unternehmen angelegtes, interaktives Lexikon, das zusätzlich etwa Kalender-, Such- und Organisationsfunktionen bietet.

Wichtige Funktionen.

Doch welche Eigenschaften sind bei der Wahl der geeigneten Software auf jeden Fall zu berücksichtigen? An erster Stelle steht eine umfassende Suche. Die einfache Eingabe von Schlüsselwörtern mit anschließender Durchforstung sämtlicher verfügbarer Datenquellen gilt heute als Standard. Doch sollten bei der Eingabe eines Suchbegriffs automatisch verwandte Schlagworte aufgeführt sein, die sich per Mausklick anwählen lassen. Bei Vertippern schlägt eine aktuelle Suchmaske ein ähnliches Wort vor. Nach der Eingabe führt eine ungeordnete Anzeige zahlreicher Fundstellen zu hohem Arbeitsaufwand. Daher sollten die Treffer nach Kategorien eingeteilt und darin nach Relevanz sortiert sein. Da die erste Fundstelle meist zum gewünschten Ergebnis führt, wird diese automatisch geöffnet und neben der Trefferliste angezeigt.

Zu den weiteren Optionen neben der Suchfunktion gehört, dass der Anwender zu einem Thema relevante Dokumente per Drag and Drop in eine Sammelmappe ziehen kann. Auch geöffnete Dokumente sollten sich sofort weiterleiten, speichern, drucken oder in einer Sammelmappe ablegen lassen. Mit Hilfe einer doppelten Dokumentenansicht kann der Anwender zwei Dokumente parallel nebeneinander öffnen und einsehen, um sie miteinander zu vergleichen oder ergänzende Informationen zu erhalten. Für optimale Lesbarkeit lässt sich die Schriftgröße per Schieberegler vergrößern oder verkleinern. Ergänzende Arbeitshilfen sollten vor dem Start bereits eine Kurzbeschreibung der Anwendung anzeigen. Zudem bietet eine alphabetische Sortierung der relevanten redaktionellen Inhalte optimale Übersichtlichkeit.

Einfache Oberfläche.

Bei der Software-Auswahl stellt auch die einfache Bedienung der Oberfläche ein zentrales Kriterium dar, denn sie ist mitentscheidet für die Akzeptanz und Nutzungsquote. So sollte die Startseite auf das Wesentliche reduziert und übersichtlich gestaltet sein. Es genügen drei Bereiche: die Suchfunktion, über die Anwender direkt einsteigen können, eine Navigation, mit der gezielt auf Inhalte und Arbeitshilfen zugegriffen wird, sowie ein Newsbereich, der Nachrichten und Fachthemen anzeigt. Praktisch ist auch die Integration eines persönlichen Startcenters, über das Nutzer auf ihr Profil zugreifen, die Redaktion fragen oder den Support kontaktieren können.

Verständliche Einteilung.

Ein erfolgreiches Wissensmanagement hängt aber auch von einer sinnvollen Struktur der Informationen ab. Dazu gehören klar beschriftete Ordner und Dokumente, nachvollziehbare Kategorisierungen und einheitliche Regelungen. Da vom Auszubildenden über den Fachexperten bis zum Top-Management jeder auf das System zugreift, müssen die verwendeten Begriffe allgemein verständlich sein. Vor allem ist darauf zu achten, dass Fachbegriffe nur für Ordner und Dokumente verwendet werden, auf die ausschließlich entsprechende Experten zugreifen. Eine Herausforderung ist die Sprachregelung vor allem bei heterogenen Konzernen, die durch Unternehmenskäufe entstanden sind. Hier bezeichnen oft verschiedene Begriffe den gleichen Sachverhalt. Dann sind entweder beide Begriffe oder ein allgemein verständlicher zu verwenden.

Bei großen Unternehmen und umfangreichen Wissenssystemen empfiehlt sich der Einsatz eines Chefredakteurs oder entsprechend verantwortlichen Mitarbeiters, der zentral die Einteilung und Bezeichnung der Ordner und Dokumente vornimmt. Zudem sortiert er in Absprache mit den Kollegen überholtes Wissen aus, aktualisiert Formulare und Arbeitsanweisungen, um die Qualität des Systems kontinuierlich zu sichern. Aber auch die Mitarbeiter sollten einen Anreiz erhalten, das Wissenskontor stetig zu ergänzen und auf den neuesten Stand zu halten.

Geringere Kosten

Mit Hilfe eines effizienten Systems für Wissensmanagement lassen sich systematisch Kosten reduzieren, im Wesentlichen durch folgende Vorteile:

· Doppelarbeiten vermeiden

· Abläufe optimieren

· Arbeitsvorbereitungen verbessern

· Verwaltungsprozesse beschleunigen

· Effizienz der Mitarbeiter erhöhen

· Reisekosten und Meetings reduzieren

· Deckungsbeiträge erhöhen

· Verwendete Ressourcen schonen

· Durch verbesserte Qualität Ausschussquote senken

· Produkte kostengünstiger herstellen

Das Medien- und Softwarehaus Haufe-Lexware bietet mit seiner neuen Lösung »Business Suite« seinen Kunden die Möglichkeit, unternehmenseigene Dokumente und Inhalte, Haufe-Fachwissen und Inhalte von Dritten in ein gemeinsames Portal zu integrieren. Zudem wurde die neue Benutzeroberfläche iDesk2, in der sämtliche Inhalte und Arbeitshilfen von Haufe integriert sind gemeinsam mit den Kunden komplett neu entwickelt.

Das Feedback der Pilot-Anwender auf die moderne, intuitive Lösung iDesk2 war sehr positiv. So sagt Steuerexperte Volker Galli: »Mit der Suchfunktion komme ich schnell an Informationen. Im Arbeitsalltag habe ich die Möglichkeit, sowohl mandantenbezogen als auch themenbezogen Sammelmappen anzulegen.« Und sein Berufskollege Heinrich Frey ergänzt: »Die neue Oberfläche bietet eine bessere Übersicht über die einzelnen Funktionen. So lassen sich Fundstellen schneller auffinden und filtern.« Dadurch erhalten die Nutzer mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben.

Bernhard Münster

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Bernhard Münster, Senior Produktmanager bei Haufe-Lexware

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