DSAG Personaleinsatzplaung mit SAP ERP HCM

Bei der Einführung der IT-gestützten Personaleinsatzplanung mit Self Services in der Universitätsmedizin Göttingen bedurfte es teilweise viel Überzeugungsarbeit. Von den Erfahrungen des Projektteams und dem Nutzen des Tools können auch andere Kliniken profitieren.

nterfinanzierung der Krankenhäuser, Ärztemangel und eine durch die EuGH-Rechtsprechung novellierte Arbeitszeitrichtlinie beschäftigen seit Längerem die Kliniken und Krankenhäuser. Besonders aufgrund der Diskussionen über die Angleichung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit in der EU-Kommission und im EU-Rat bestand für manche Verwaltung der Bedarf, eine Personaleinsatzplanung beziehungsweise Zeitwirtschaft einzuführen. Sollte doch in Zukunft auch der ärztliche Dienst verstärkt darauf achten, detaillierte Informationen über seine Arbeitszeiten vorzuhalten. Für die Universitätsmedizin Göttingen ein Grund, vorausschauend zu handeln. »Wir wollten ein IT-Instrument, mit dem wir genau festhalten können, wie sich die Arbeitszeit eines Arztes oder Mitarbeiters im Pflegedienst, im medizintechnischen Dienst sowie im hauswirtschaftlichen Dienst unter Berücksichtigung verschiedenster Dienstformen wie Regeldienst, Bereitschaftsdienst und Rufdienst aufgliedert«, beschreibt Thomas Schüttler, Projektleiter Personaleinsatzplanung in der Universitätsmedizin Göttingen.

Bei der Suche nach einem geeigneten System spielten zwei Faktoren eine entscheidende Rolle. »Zum einen haben wir SAP bereits seit 1998 im Uniklinikum im Einsatz und zum anderen ist die Personalwirtschaftslösung der SAP (SAP ERP HCM) so ausgereift, dass sie für uns die erste Wahl war«, erläutert Thomas Schüttler, stellvertretender Sprecher der DSAG-Unterarbeitsgruppe Personaleinsatzplanung im Arbeitskreis Public Sector. So wurden nach und nach der hauswirtschaftliche Dienst und der Pflegedienst sowie erste Projekte im ärztlichen Dienst an die Einsatzplanungsinstrumente Manager Self Service und Employee Self Service in SAP ERP HCM angebunden. Ziel des Self Service ist es, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der relevanten Abteilungen zu ermöglichen, sich im IT-System selbstständig Informationen zu beschaffen und bestimmte Transaktionen ausführen zu können – das Ganze, ohne die IT-Abteilung einbinden zu müssen. Der ärztliche Dienst ist der letzte Bereich, in dem die Lösung seit 2009 flächendeckend eingeführt wird und Stand heute zu 80 Prozent umgesetzt ist.

In den Berufsgruppen Pflegedienst, medizintechnischer Dienst und Hauswirtschaft spielte die Personaleinsatzplanung schon immer eine zentrale Rolle – auch vor der Einführung IT-gestützter Planungsprozesse. Für den ärztlichen Bereich galt im Grunde genommen dasselbe, nur »der Begriff Planung kam im Wortschatz der Ärzte nicht vor«, musste Thomas Schüttler erfahren. »Der Chefarzt, der den Tag plant, weiß, dass er zehn Ärzte zur Verfügung hat, von denen heute neun da sind. Davon kümmert sich einer um die Herzkatheter, einer übernimmt die Poliklinik, ein anderer die Ambulanz. Einsatzplanung kannte man also schon, nur war der Begriff als solcher nicht in den Köpfen verankert.«

Folglich wurde die Absicht, eine SAP-gestützte Personaleinsatzplanung als Self Service einzuführen, differenziert aufgenommen. »Der Pflege- und medizintechnische Bereich empfindet den Self Service als sehr smarte Lösung. Für den ärztlichen Dienst hingegen war er die Grundvoraussetzung, um überhaupt eine IT-gestützte Personaleinsatzplanung etablieren zu können«, beschreibt Thomas Schüttler die Ausgangssituation. Im ärztlichen Dienst hätte nach Einschätzung des Projektleiters ohne die Möglichkeit der Zeitkorrekturen ein solches Projekt keine Unterstützung gefunden. In diesem Bereich gibt es keinen zentralen Einsatzplaner. Die Oberärzte setzen sich vielmehr zusammen und besprechen, wer in welchem Monat welche Dienste macht. »Wenn ein Oberarzt innerhalb seines Rufdienstes einen Einsatz hat oder ein Assistenzarzt eine Stunde länger auf Station geblieben ist und wir gesagt hätten, mit dieser Information müsst ihr euch an einen Einsatzplaner wenden, dann hätten wir das Projekt niemals durchbekommen«, ist Thomas Schüttler realistisch. Also werden Zeitkorrekturen und Einsätze heute alle per Self Service abgewickelt und anschließend die Daten in eine Genehmigungstabelle übertragen. Diese wird vom Chef- oder Oberarzt genehmigt und abgeschlossen oder abgelehnt und zurück in die Prozessschleife geleitet.

Ein weiterer zentraler Ablauf, der über Self Services abgewickelt wird, sind die Mitarbeiterwünsche bezüglich der Diensteinsatzplanung. »Wem etwa der Nachtdienst zum Zeitpunkt X lieber ist als zum Zeitpunkt Y, kann einen entsprechenden Wunsch äußern«, erläutert Thomas Schüttler. »Mit dem Self Service soll vermieden werden, dass ein Einsatzplaner im Pflegedienst, der eine Gruppe von bis zu einhundert Personen verwaltet, auch einhundert Haftnotizen um seinen Monitor kleben hat und aus diesen Informationen versucht, einen Dienstplan zu erstellen«, erläutert Thomas Schüttler die Problematik. Darum können die Mitarbeiter heute über einen bestimmten Zeitraum ihre Dienstplanwünsche bezüglich Früh-, Spät- und Nachtdienst sowie freier Tage über SAP direkt in die Personaleinsatzplanung eingeben. Das System ist bedarfsorientiert aufgebaut, das heißt, wenn eine Dienstgruppe nur fünf Personen für den Nachtdienst benötigt, können nicht zehn Interessenten ihren Wunsch äußern. Im Pflegedienst erfreut sich die Software einer immensen Akzeptanz. Anfangs gab es Widerstände gegen die geplante Einführung, weil bis dato bereits ein sehr gutes System mit Self Services eingesetzt wurde. Da dieses jedoch quasi eins zu eins übernommen werden konnte, waren die Bedenken schnell ausgeräumt.

Im ärztlichen Bereich gab es erheblich höhere Hürden zu überwinden. »Viele sahen es als problematisch an, dass nun genau kontrolliert würde, was jeder wann gemacht hat. Hier das Verständnis zu erreichen, dass lediglich die Daten, die bislang an mehreren Stellen erfasst wurden, nun über ein zentrales IT-Instrument liefen, hat etwas gedauert«, erinnert sich Thomas Schüttler. Die Aufregung hat sich längst gelegt und die Self Services sind definitiv in der Universitätsmedizin Göttingen angekommen. Da stellt sich die Frage nach dem Nutzen des Systems. Thomas Schüttler zieht den Begriff »Akzeptanz« vor, um zu beschreiben, wie die Lösung mittlerweile angenommen wird. »Wenn 1.500 aktive Mitarbeiter im Pflegedienst im Zeitraum von drei Jahren knapp 200.000 Dienstplanwünsche über die Self Services einreichen, ist das für mich ein Beleg, dass das System im Alltag der Mitarbeiter einen festen Platz eingenommen hat.« Auch zu registrieren, dass kein Arzt quasi in Verweigerungshaltung seinen Arbeitszeitnachweis immer noch manuell ausfüllt, spricht für das System. Nicht zuletzt die Zahl an Nutzern, die neu angelegt werden müssen oder entsperrt werden wollen, zeigt, dass die Personaleinsatzplanung angenommen wurde.

Was viel und regelmäßig genutzt wird, bietet auch Raum für Verbesserungswünsche. Die erreichen Thomas Schüttler hauptsächlich bei den Zeitkorrekturen und Genehmigungen. So war es etwa für die Nutzer wichtig, aus den Genehmigungstabellen herauslesen zu können, wie hoch die Gesamtstundenzahl ist, die ein Verantwortlicher freigibt. Solche Anfragen werden im Rahmen des Möglichen natürlich umgesetzt. Neben den kleineren Wünsche soll für die Personaleinsatzplanung eine wichtige Ergänzung kommen: die flächendeckende Einführung des Abwesenheitsantrags. Teilweise wird diese Funktionalität bereits genutzt, allerdings nur in Bereichen, für die im SAP-System eine klar definierte Organisationsstruktur geschaffen wurde. »Unser Organisationsmanagement deckt sich nicht völlig mit den Organigrammen der verschiedenen Fachabteilungen. Das hat zur Folge, dass wir es erst komplett neu organisieren müssen, bevor wir den Abwesenheitsantrag flächendeckend einführen können«, beschreibt Thomas Schüttler die nächsten Schritte, die für 2011 geplant sind.

Rückblickend auf die gemeisterten Aufgaben hat Thomas Schüttler wichtige Erfahrungen gesammelt, die für andere Kliniken interessant sein könnten. Weiß er doch durch seine Arbeit als stellvertretender Sprecher der DSAG-Unterarbeitsgruppe Personaleinsatzplanung, dass viele Unikliniken derzeit mit ähnlichen Projekten beschäftigt sind. Einige haben sich bereits für die Self Services entschieden oder denken über ein entsprechendes Projekt nach. Letzteren gibt der Projektleiter eine Empfehlung mit auf den Weg: »Versuchen Sie nicht, den ärztlichen Bereichen in Ihrem Haus eine Glocke überzustülpen, indem Sie eine klassische zentrale Einsatzplanung einführen und die Wünsche und Bedürfnisse der Anwender nicht akzeptieren. Das wird nicht funktionieren.«

Die große Bereitschaft, mit der Software zu arbeiten, beruht nicht zuletzt darauf, dass die Lösung immer noch weiterentwickelt wird. Angesichts der Tatsache, dass die Personaleinsatzplanung von SAP als abgeschlossenes Produkt eingestuft wird, ist dies kein selbstverständlicher Vorgang, vielmehr ein Erfolg, der auch auf der Arbeit der DSAG und ihrer Unterarbeitsgruppe Personaleinsatzplanung beruht. »SAP hat uns Beratertage für die Weiterentwicklungen zur Verfügung gestellt. So konnten in den letzten drei Jahren 19 ganz entscheidende Verbesserungen umgesetzt werden«, beschreibt Thomas Schüttler die gute Zusammenarbeit mit SAP in diesem Bereich. Darüber hinaus ist dies ein gutes Argument, sich in der DSAG und ihren Arbeitsgruppen zu engagieren und gezielt an der kontinuierlichen Verbesserung von Lösungen wie der Personaleinsatzplanung mitzuarbeiten.

Universitätsmedizin Göttingen

Das Göttinger Universitätsklinikum erfüllt mit rund 1.470 Betten als einziges Krankenhaus der Zentralversorgung in Südniedersachsen sehr weitgehende Aufgaben der Gesundheitsversorgung. Rund 7.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im ärztlichen Dienst, im medizinisch-technischen Dienst, im Pflegedienst, in Verwaltung, Technik und den angegliederten Versorgungsbetrieben stellen die Patientenversorgung sicher und leisten Aufgaben in Forschung und Lehre.

Unterarbeitsgruppe Personaleinsatzplanung (PEP) im Arbeitskreis Public Sector

In der Unterarbeitsgruppe PEP/Personaleinsatzplanung sind aktuell knapp 170 Mitgliedspersonen registriert. Aufgabe des Gremiums ist es, umsetzbare Weiterentwicklungen zur SAP-Lösung zu thematisieren und zu priorisieren. Durch das Engagement der Arbeitsgruppe ist es gelungen, die Anwendung zu neuem Leben zu erwecken.

Thomas Schüttler, Projektleiter Personaleinsatzplanung in der Universitätsmedizin Göttingen und stellvertretender Sprecher der DSAG-Unterarbeitsgruppe Personaleinsatzplanung (PEP) im Arbeitskreis Public Sector.

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