DSAG Anbindung von Niederlassung mit SAP Business One

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Anbindung von Niederlassungen mit SAP Business One

Der richtige Schliff für passgenaue IT-Systeme

Beim Elektrowerkzeughersteller C. & E. FEIN GmbH sind sechs internationale Tochtergesellschaften über SAP Business One an die deutsche Zentrale angeschlossen. Die Anbindung weiterer Niederlassungen ist geplant. Bei der lokalen Implementierung profitiert das Unternehmen vom Erfahrungsaustausch im DSAG-Arbeitskreis »SAP Business One im Konzern«.

as passende Werkzeug ist unerlässlich, wenn es darum geht, Neues zu erschaffen oder Vorhandenes so zu bearbeiten, dass es in das gewünschte Ergebnis mündet. Das gilt für Handwerk und Industrie und ebenso für IT-Systeme, die mithilfe der richtigen Tools bedarfsgerecht angepasst und von Zeit zu Zeit auf den neuesten Stand gebracht werden müssen. Beim Erfinder der ersten elektrischen Handbohrmaschine, dem Elektrowerkzeug-Spezialisten FEIN, kennt man sich in beiden Bereichen aus. Das 1867 gegründete Traditionsunternehmen hat heute Tochtergesellschaften und Vertretungen in 45 Ländern. Für das international agierende Unternehmen ist es daher wichtig, geschäftsprozessrelevante Daten und Informationen IT-seitig übersichtlich und jederzeit aktuell in einem durchgängigen ERP-System abzubilden.

Schnelle Implementierung und überschaubare Kosten

In der deutschen Zentrale und bei den Tochtergesellschaften in Österreich, Frankreich und der Firma GRIT in Dänemark ist SAP ERP 6.0 im Einsatz. Als 2005 die Tochtergesellschaft in der Slowakei ebenfalls an das zentrale IT-System angeschlossen werden sollte, entschied Otto-Max Herbstritt, Bereichsleiter Organisation und Datenverarbeitung bei FEIN, eine genaue Kostenanalyse für die geplante Implementierung durchzuführen. Da die slowakische Niederlassung vertriebsorientiert aufgestellt ist und über keine eigene Produktion verfügt, war SAP ERP 6.0 für den dortigen Bedarf überdimensioniert. Sowohl die Kosten als auch die Ausstattung des Systems hätten den angemessenen Rahmen überstiegen. Also entschloss man sich, SAP Business One mit Integration in das vorhandene SAP-ERP-System einzusetzen. Diese Lösung ermöglicht die zentrale Steuerung von Geschäftsprozessen und ist speziell für den Bedarf kleinerer Unternehmen konzipiert – das kostengünstige System lässt sich schnell implementieren, ist besonders benutzerfreundlich gestaltet und erfordert nur einen geringen administrativen Aufwand. Aus diesen Gründen setzen auch zahlreiche international agierende Unternehmen SAP Business One überall dort bei ihren Tochterunternehmen und Niederlassungen ein, wo keine umfassendere Lösung benötigt wird.

Die Einführung von SAP Business One bei der Niederlassung in der Slowakei blieb trotz des Aufwands für Übersetzungen ins Slowakische und Tschechische innerhalb des kalkulierten Zeit- und Budgetrahmens. Die Kosten betrugen ca. ein Drittel von dem, was man für das komplette SAP-ERP-6.0-System hätte einkalkulieren müssen. Auch die Dauer der Implementierung und Anpassung war mit drei Monaten nur halb so lang. »Die im Vergleich zu SAP ERP 6.0 deutlich verringerte Komplexität ermöglichte eine zügige Umsetzung«, sagt Otto-Max Herbstritt. Da SAP Business One die Erwartungen sowohl in puncto Funktionalität als auch hinsichtlich des überschaubaren finanziellen und zeitlichen Aufwands erfüllte, stattete man auch die Vertriebsniederlassungen in Spanien, Italien, Hongkong, Indien und Dänemark mit der SAP-Lösung aus. Die Anbindung weiterer Standorte, etwa England, ist in Planung.

Inzwischen wurde aufgrund der bisherigen Erfahrungen ein Standardprozess für die Implementierung definiert, der die Einführung von SAP Business One in einer Niederlassung weiter beschleunigt und optimiert. Dabei wurde das intern gewonnene Know-how bezüglich der bestmöglichen Organisation von Abläufen und Anpassungen mit einbezogen. Darüber hinaus profitierte der Elektrowerkzeug-Spezialist beim Umgang mit der Softwarelösung auch vom Erfahrungsaustausch mit anderen Unternehmen, die SAP Business One bei Tochtergesellschaften einsetzen. Die Plattform für diesen Austausch bietet der DSAG-Arbeitskreis »SAP Business One im Konzern«, dessen Sprecher Otto-Max Herbstritt ist.

Vom gegenseitigen Erfahrungsaustausch profitieren

Mitgliedspersonen aus 88 Unternehmen diskutieren im Arbeitskreis über aktuelle Themen rund um SAP Business One, stellen Best-Practice-Beispiele vor, knüpfen Netzwerke und geben ihre Tipps und Erfahrungen aus internationalen Projekten weiter. »Arbeitskreis-Mitglieder profitieren insbesondere von zwei Vorteilen«, sagt Otto-Max Herbstritt. »Zum einen ergibt sich durch den engen Kontakt mit SAP ein Wissensvorsprung und die Möglichkeit, die Produktentwicklung mit zu beeinflussen. Zum anderen ist der Erfahrungsaustausch mit Kollegen aus anderen Unternehmen für das Vorgehen bei eigenen internationalen Projekten äußerst wertvoll, insbesondere was den Kontakt zu lokalen SAP-Partnern im Ausland angeht. Dieser Partner im Ausland ist mit den landesspezifischen gesetzlichen Vorgaben bestens vertraut.«

Auch FEIN profitiert beim internationalen Einsatz von SAP Business One ganz konkret vom Engagement im Arbeitskreis. »Beispielsweise haben wir durch Empfehlungen einen qualifizierten Partner vor Ort für die Anbindung unserer indischen Niederlassung gefunden«, berichtet Otto-Max Herbstritt. »Um SAP-Module wie Finanzwirtschaft einzurichten, ist es unerlässlich, mit Partnern vor Ort zusammenzuarbeiten, die sich mit landesspezifischen gesetzlichen Vorgaben in Sachen Buchhaltung, Steuerrecht und Rechnungsformularen auskennen. Das spart eine Menge Zeit und gegebenenfalls Ärger, wenn auf die Empfehlungen anderer Unternehmen zurückgegriffen werden kann, statt selbst lange nach einem geeigneten Partner zu suchen.«

Erfolgreiche Entwicklungsanträge

In technologischer Hinsicht zahlt sich die Mitwirkung im Arbeitskreis für den Prämium-Elektrowerkzeughersteller ebenfalls aus: zurzeit wird die Umstellung von SAP Business One 2007 auf die aktuelle Version 8.8 vorbereitet. »Darin sind zahlreiche Aspekte realisiert, für die wir uns im Arbeitskreis eingesetzt und für die wir Entwicklungsanträge gestellt haben«, betont Otto-Max Herbstritt. Hierzu zählen insbesondere die Unterstützung länderspezifischer Anforderungen, beispielsweise die Integration der Quellensteuer-Funktion TDS (Tax Deducted at Source), die etwa für indische Niederlassungen relevant ist und die das Erstellen von Steuererklärungen deutlich vereinfacht. Ebenso ist es mit der neuen Version leichter, Finanzberichte nach den internationalen Rechnungslegungsvorschriften für Unternehmen zu erstellen, den International Financial Reporting Standards (IFRS). Für international vertretene Unternehmen ein wichtiges Feature. Die jetzt durchgängige Verwendung einheitlicher Zeitangaben (Zeitzonenproblematik) sorgt zudem für eine höhere Prozess-Transparenz und bietet Mitarbeitern weltweit eine bessere Übersicht. Auch die Integration des SEPA-Formats (Single Euro Payments Area) für den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem alle Zahlungen als inländische behandelt werden, stellt eine spürbare Erleichterung dar.

Weitere wichtige Neuerungen sind die Möglichkeit, Webservices – wie beispielsweise die Anbindung an Logistikdienstleister – in SAP Business One einzubinden und mehrere Mengeneinheiten abzubilden, sodass unterschiedliche Einheiten, wie Gebinde im Einkauf und Einzelstücke im Verkauf, für ein und denselben Artikel berücksichtigt werden können. »Mit SAP Business One 8.8 wird es für unsere Niederlassungen wesentlich einfacher, lokale Berichte, beispielsweise zu Absatz/Umsatz, zu erstellen. Die umfassende Unterstützung lokaler Anforderungen, besonders in Hinblick auf das Finanz- und Rechnungswesen, war ebenfalls eine wichtige Forderung, die SAP in der Version 8.8 umgesetzt hat. Zudem wird es einfacher, Prozesse zwischen dem Headquarter und den Tochtergesellschaften zu synchronisieren, da unterschiedliche Länderzonen in der alten Version 2007 noch mit verschiedenen Releases von SAP Business One abgedeckt wurden«, sagt Otto-Max Herbstritt. Vor der Umstellung auf die neue Version können sich die Administratoren von DSAG-Mitgliedsunternehmen auf speziellen Veranstaltungen, die der Arbeitskreis in Zusammenarbeit mit SAP organisiert, schon umfassend über das Release 8.8 informieren.

Neue Herausforderung Mobilität

Trotz neuer Funktionen und erster positiver Erfahrungen mit der Software geht die kritische Auseinandersetzung mit SAP Business One im DSAG-Arbeitskreis natürlich weiter. Otto-Max Herbstritt betont: »Mit der Möglichkeit, beispielsweise Außendienstmitarbeiter jetzt auch per iPhone oder iPad an das System anzubinden, ergeben sich ganz neue Optionen und Anforderungen. Der mobile Einsatz und das Thema Cloud sind sicherlich Schwerpunkte, mit denen wir uns im Arbeitskreis in Zukunft beschäftigen werden.«

Die Migration auf SAP Business One 8.8 und die Anbindung von internationalen Tochtergesellschaften tragen dazu bei, dass der Erfahrungspool auch im Arbeitskreis weiter wächst und andere Mitgliedsunternehmen vom Business-One-Know-how des schwäbischen Mittelständlers profitieren. Was das Trend-Thema Mobilität angeht, hält das Unternehmen jedenfalls einen Rekord: bereits 1885 konstruierten die Gebrüder Fein das erste tragbare Telefon. Vielleicht ahnten sie damals doch schon, dass ihre Firma über die schwäbische Heimat hinaus eine gute Verbindung benötigen würde.

Esther Mahr

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Esther Mahr, blaupause-Redaktion

»Der mobile Einsatz und das Thema Cloud sind zentrale Schwerpunkte, mit denen sich der Arbeitskreis in Zukunft beschäftigt. Entwicklungsanträge zu stellen und voranzutreiben, steht natürlich auch weiter auf der Tagesordnung. Ebenfalls beinhaltet der Erfahrungsaustausch unter den Mitgliedern einen nicht zu unterschätzenden Synergieeffekt.«

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