Elektronische Vertragsverwaltung mit SAP

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Elektronische Vertragsverwaltung in SAP

Verträge im Griff

In vielen Unternehmen werden Verträge dezentral bei den Bearbeitern verwaltet. Daraus können sich allerdings gravierende Nachteile ergeben. Weil bei einer großen Anzahl von Verträgen der Überblick fehlt, werden schnell Fristen versäumt, Rabatte nicht genutzt und Lizenzen doppelt bezahlt. Eine elektronische Vertragsverwaltung direkt in SAP ist die Alternative, um Verträge sicher, zentral und für alle Beteiligten transparent zu verwalten.

nternehmen müssen oft mehrere Tausend aktive Verträge verwalten. Während andere Abläufe bereits in SAP integriert sind, werden Einkaufs-, Kunden-, Wartungs- und Mietverträge oder Rahmenvereinbarungen noch häufig dezentral mit Hilfe von Excellisten verwaltet, in Papierform bearbeitet und dezentral in den bearbeitenden Abteilungen abgelegt. Das größte Problem daran: Der Überblick fehlt. Das hat gleich mehrere Nachteile. Werden Verträge verlängert, fehlt oft die Kenntnis bereits vereinbarter Konditionen. Fristen werden versäumt, weil die Terminverwaltung ungeeignet ist oder Abhängigkeiten zwischen Verträgen übersehen werden. Ein weiterer Mangel des papierbasierten Vertragsmanagements ist die geringe Effizienz der Prozesse.

Ineffiziente Prozesse rund um die Vertragsverwaltung

Aufgaben, wie die Erstellung neuer Verträge, Kündigungen oder Verlängerungen erfordern meistens abteilungsübergreifende Abstimmungen. Hier ist die papiergestützte Abwicklung langsam, unübersichtlich, fehleranfällig und damit teuer. Außerdem ist der Bearbeitungsstatus oft unklar. Es wird nicht transparent, wer in den Abstimmungsprozessen was angemerkt hat. Beteiligte können in dem Prozess versehentlich nicht mit einbezogen werden. Gängige Officeanwendungen, wie Excel oder E-Mail bieten hier keine Unterstützung, denn alle Vorgänge bleiben weitgehend unstrukturiert und intransparent. Gilt es Verträge zu überwachen, fehlt es an geeigneten Such- und Verwaltungsfunktionen, einem professionellen Terminmanagement oder Kontrollen für ablaufende Verträge.

Bei der Erstellung von Verträgen fehlt es außerdem an passenden Vorlagen oder an aktuellen Textbausteinen, etwa differenziert nach Vertragsart oder landesspezifischen Vertragsklauseln. Stamm- und Bewegungsdaten müssen immer wieder manuell aus SAP übertragen und Vertragsentwürfe manuell verschickt werden.

»Der Schlüssel für ein effizienteres Vertragsmanagement liegt in der Ablage aller Verträge des Unternehmens in einer zentralen Datenbank und einer rein elektronischen Bearbeitung mit einem geeigneten Collaboration- und Management-Tool mit Integration in SAP«, fasst Georg-Stefan Lösch, Leiter des SAP-Teams bei der fme AG, die Erfahrungen aus zahlreichen Kundenberatungen zusammen.

Lösung durch Integration in SAP

»Eine elektronische Lösung schafft einen besseren Überblick und ist die Basis für effiziente und strukturierte Geschäftsprozesse. Für ein SAP-orientiertes Unternehmen bietet sich ein Vertragsmanagement an, das direkt im SAP läuft. Das spart unnötige manuelle Dateneingaben, vermeidet Übertragungsfehler und erhöht die Akzeptanz der Bearbeiter, weil die SAP-Oberfläche bereits vertraut ist«, berichtet der SAP-Experte.

Für die Vertragsmanagementlösung setzt fme auf den xft contract manager, ein SAP-Add-on der Walldorfer xft GmbH, mit der fme seit mehreren Jahren eine Partnerschaft verbindet. Der xft contract manager zeigt sich in der Praxis besonders flexibel für die Anpassung an die jeweiligen Unternehmensanforderungen. Er bildet den kompletten Lebenszyklus eines Vertrages ab und macht darauf aufmerksam, wenn ein Handlungsbedarf besteht. Durch die Prozessunterstützung in SAP werden typische Anforderungen des Vertragsmanagements wie Versionierungen oder die Kontrolle von Genehmigungsprozessen unterstützt; die gewünschten SAP-Objekte aus den Stamm- oder Bewegungsdaten wie Lieferanten, Bestellungen oder Vertragsobjekte können integriert werden. Alle Dokumente einer Vertragsakte werden mitverwaltet, wie Officedateien, E-Mails, Bilder oder (technische) Zeichnungen. Dokumente können aus der Windows-Oberfläche per Drag und Drop in den elektronischen Aktenordner eingefügt werden. Bei der Dokumentenarchivierung wird die Standard-SAP-Archivschnittstelle genutzt, um so ein bereits vorhandenes SAP-Archiv nutzen zu können.

Die fme AG, ein Spezialist für unternehmensweites Informations- und Dokumentenmanagement, berät Unternehmen, die ihre Aktenverwaltung auf ein elektronisches System umstellen wollen. Lösch verweist darauf, dass durch die Integration in SAP fehleranfällige und aufwendige Schnittstellen gegenüber einer elektronischen Lösung außerhalb des SAP-Systems entfallen. Der xft contract manager ist als Add-on von der SAP zertifiziert und damit upgradefähig. So werden bei Releasewechseln Probleme und ungeplante Folgekosten vermieden.

Martin Ortgies

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Martin Ortgies, Fachjournalist aus Königslutter / Braunschw

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Mit Einführung des elektronischen Vertragsmanagements wird eine Gesamtübersicht aller Verträge realisiert.

Quelle Foto und Grafiken: fme AG

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Unternehmen müssen oft mehrere Tausend Verträge verwalten. Während andere Abläufe bereits in SAP integriert sind, werden Verträge noch manuell verwaltet. Abhilfe schafft das elektronische Vertragsmanagement.

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Die elektronische Vertragsverwaltung xft contract manager deckt den kompletten Vertragslebenszyklus ab und überwacht alle damit verbundenen Aufgaben, Konditionen und Termine innerhalb einer zentralen Vertragsakte.

Die elektronische Vertragsakte bündelt alle Informationen zu einem Vertrag direkt integriert in die SAP-Oberfläche. Zahlreiche Aktenfunktionalitäten ermöglichen eine effiziente Bearbeitung und Pflege der Vertragsbestandteile.

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Der Plattformansatz der xft ermöglicht, mit einheitlichen Basiskomponenten die unterschiedlichsten Aktenlösungen umzusetzen. Die xft-Komponenten setzen dabei konsequent auf die SAP-Infrastruktur für Dokumente und Prozesse auf und gewährleisten somit die Zukunftssicherheit der Lösungen.

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