Videokonferenzsysteme Mehr Arbeitszeit

Videokonferenzsysteme Mehr Arbeitszeit - weniger Stress

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Videokonferenzsysteme: Flexible Lösungen, die Zeit und Geld sparen

Mehr Arbeitszeit – weniger Stress

Videokonferenzen haben deutliche Vorteile. Zu dieser Erkenntnis gelangen viele Unternehmen, die aufgrund von gekürzten Reisebudgets oder der strengen Umweltauflagen der EU-Kommission auf entsprechende Systeme setzen. Ortsunabhängig und zeitsparend ermöglichen diese Meetings, bei denen sich die Teilnehmer von Angesicht zu Angesicht austauschen können.

ogenannte Raum-Videokonferenzsysteme sind die am häufigsten eingesetzte Variante. Laut der Studie zum »European Videoconferencing Endpoints Market« des Marktforschungsinstituts Frost & Sullivan liegt ihr Anteil bei über 90 Prozent. Die Nachfrage an Desktop-Systemen steigt jedoch. Diese sind in der Lage, auch einzelne Arbeitsplätze oder Home-Offices einfach und effizient in die Videokonferenz-Lösung eines Unternehmens einzubinden. Auch die Integration dieser und weiterer Kommunikationslösungen in eine Unified-Communications-Plattform wird für Unternehmen zunehmend interessanter. Der Bedarf nach Echtzeitkommunikation wird so erfüllt und zugleich die Business Performance der Mitarbeiter gesteigert. Mitarbeiter, die an unterschiedlichen Orten arbeiten, sei es national in anderen Filialen oder international auf Projekten, können effektiver miteinander kommunizieren und Einschränkungen in der internen Kommunikation abbauen. Um Videokonferenzen zu ermöglichen, ist dabei nicht zwangsweise eine Desktop-Lösung nötig. In vielen Fällen reicht auch eine PC-basierte Videokonferenz-Software aus, die mit einer Kamera über einen PC oder Laptop arbeitet. So können Mitarbeiter selbst im Hotel oder am Hot Spot des Flughafens in eine Videokonferenz einsteigen.

Eine Investition, die sich rechnet.

Selbstverständlich spielt in Unternehmen die Rentabilität eine große Rolle. Der Return on Investment, kurz ROI, lässt sich meist nicht auf den Cent genau berechnen. Es gibt aber Beispielrechnungen für die Investition in ein Videokonferenzsystem, die vorab verdeutlichen, in welcher Höhe sich eine Ersparnis erzielen lässt. Plant ein Unternehmen beispielsweise die Anschaffung eines normalen Raumsystems mit Kameras, Mikrofonen, 50-Zoll-LCD-Bildschirm, Rollwagen und Service, so liegen die Anschaffungskosten bei rund 25.000 Euro. Bei 50 Sitzungen pro Jahr, einer jährlichen Abschreibung auf vier Jahre (6.250 Euro), entstehenden Kosten für Verbindungen (800 Euro) und Strom (250 Euro), errechnen sich die Kosten pro Sitzung mit 146 Euro. Überschlägt man im Gegenzug die Reisekosten eines Mitarbeiters, der eigens für die 50 Sitzungen im 400 Kilometer entfernten Standort anreist, kostet ein Meeting das Unternehmen rund 850 Euro. Somit ergibt sich in diesem Szenario durch den Einsatz eines Videokonferenzsystems eine Ersparnis von 704 Euro pro Sitzung oder 35.200 Euro pro Jahr, von der Ersparnis der Reisezeit ganz zu schweigen.

Mehr nutzbare Arbeitszeit bei weniger Stress.

Aber nicht nur die Kostenersparnis ist einer der Vorteile von Videokonferenzsystemen: Die eingesparte Arbeitszeit der Mitarbeiter kann in weitere Projekte einfließen. Zudem verbringen Reisende nicht mehr einen Großteil ihrer Zeit mit Dienstfahrten, in Staus oder an Flughäfen. Stattdessen gewinnen sie Freizeit, was vor allem ihrer Work-Life-Balance zugutekommt. Mitarbeiter können sich durch das Mehr an Freizeit deutlich besser vom Alltagsstress erholen, einem Burnout oder anderen stressbedingten Krankheiten wird so besser vorgebeugt. Trotzdem sind Videokonferenzsysteme in den meisten Köpfen nur etwas für Großunternehmen. Gerade mittelständische Unternehmen unterschätzen oft die Potenziale. Denn der Einsatz entsprechender Systeme lohnt nicht nur für Konferenzen mit eigenen Standorten, sondern auch für Meetings mit Kunden. Die Kundenbindung hierdurch ist deutlich höher, als beispielsweise bei einer normalen Telefonkonferenz.

Bei der Anschaffung, oder Erweiterung eines Videokonferenz-Systems sollten Unternehmen unbedingt fachkundige Unterstützung zurate ziehen. Bei dem Thema Videokonferenz spielen nicht nur technische Anforderungen eine Rolle wie etwa: welches System passt zu dem vorgesehenen Raum? Wie viele Teilnehmer sollen abgebildet werden? Welche Datenleitungen und Geschwindigkeiten werden benötigt? Werden Desktop- oder Mobil-Systeme angeschafft oder wie geht die Einbindung vonstatten? Es sind auch Themen, die die Platzierung der Komponenten betreffen bezüglich Klangqualität, Akustik des gewählten Raumes, Lichteinfall oder Positionierung der Teilnehmer. Hier sollte im Vorhinein ein Konzept erstellt werden, um sich auf die jeweiligen Gegebenheiten einzustellen und entsprechend planen zu können. Auch eine Vor Ort Begehung sollte definitiv dazugehören. Denn auch eine Konferenz in HD bringt nicht viel, wenn man sein Gegenüber nicht sieht, weil der Raum falsch beleuchtet ist. Unternehmen sollten sich zudem darüber Gedanken machen, ob Konferenzen nur mit einem Gegenüber oder mit mehreren abgehalten werden sollen.

Sollte Letzteres der Fall sein, wird technisch zudem eine sogenannte MCU (Multi Control Unit) benötigt, welche es ermöglicht mehr als zwei Teilnehmer zu verbinden. Da eine MCU mit Preisen zwischen 60.000 – 100.000 Euro eine sehr hohe Investition darstellt, sollten Unternehmen überlegen, ob es nicht sinnvoller wäre statt einer eigenen MCU lieber Ports auf einer MCU eines Drittanbieters wie beispielsweise byon zu mieten. Der Kunde kann hier verschiedene Portmodelle mieten, je nach Anzahl der Teilnehmer und zahlt dafür eine monatliche Gebühr, je nach Portanzahl, zwischen 400 und 1400 Euro.

Oftmals schrecken Unternehmen vor den hohen Investitionskosten zurück, da gute Raumsysteme schnell zwischen 20 – 50.000 Euro kosten können. Neben den normalen Zahlungsmethoden wie Direktkauf, welcher einen direkten Einfluss auf die Liquidität des Unternehmens hat und dem Mietkauf, welcher einer normalen Ratenzahlung entspricht, gibt es auch die Möglichkeit Videokonferenz-Systeme zu leasen. Diese Variante wird oftmals außer Acht gelassen, obwohl sich hier einige Vorteile herausbilden. Im Leasingmodell wird der Wert des Konferenzsystems nicht in die Bilanz aufgenommen, somit ergibt sich hier eine Steuererleichterung. Zudem wird durch monatliche Raten die Liquidität des Unternehmens geschont. Nach Ende der Leasingzeit kann der Kunde entscheiden, ob er die Videokonferez-Anlage für einen Restbetrag übernehmen möchte, oder auf eine aktuellere, modernere Variante wechselt. Jedoch sollte man beachten, dass man bei einem Leasing-Vertrag nicht nur die Anlage selbst in den monatlichen Raten aufnimmt, sondern auch Wartungs- und Serviceentgelte, oder Garantieerweiterungen. Zudem sind Leasing-Verträge meist nur mit Laufzeiten von 36 Monaten und mehr möglich.

Resümee.

Gerade unter Betrachtung der steigenden Öl- und Rohstoffpreise werden Videokonferenzen in naher Zukunft weiter an Bedeutung gewinnen. Zudem sind die Entwicklungen die heute schon auf dem Smartphone- und Tablet-Segment gemacht werden nicht zu vernachlässigen. Gerade diese Geräte bieten aufgrund ihres geringen Gewichts und der kompakten Ausmaße eine optimale Möglichkeit Videokonferenzen in den nächsten Jahren zu einem Standard in der Kommunikation werden zu lassen. Schon heutige Systeme können Geräte wie etwa das iPhone, iPad oder vergleichbare Modelle mit Android einbinden und ermöglichen so noch höhere Flexibilität.

Udo Thermer

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Udo Thermer, Head of IT, byon GmbH

www.byon.net

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