200604-BI-Actuate
|
|
|
»manage
it«
als
|
Standardisierung von Enterprise Reporting birgt hohes Einsparpotenzial Entschlossen und harmonisch Zahlen sich aufwändige BI-Implementierungen und die Modifizierung des bestehenden Reporting-Systems tatsächlich aus?
m Idealfall können die Mitarbeiter eines Unternehmen durch Enterprise Reporting einfach und schnell auf Detailinformationen zugreifen und bequem durch übersichtliche Standardberichte navigieren. Ein zuverlässiges, einheitliches Reporting ist zudem die Basis für eine effiziente Enterprise Business Intelligence – die Auswertung und Analyse strukturierter operativer Informationen liefert wertvolle Hilfestellungen für das Entscheidungsmanagement in einem Unternehmen. Soweit zur idealen Situation. Die Reporting-Realität sieht in vielen Unternehmen jedoch nach wie vor anders aus. Veraltete Systeme und unterschiedliche Insellösungen verhindern immer noch den optimalen Output der erfassten Informationen. Abhilfe schafft die Standardisierung des Reportings auf einer einheitlichen Enterprise-Reporting-Plattform. Doch die Unternehmen zögern: Lohnen sich aufwändige BI-Implementierungen und die Modifizierung des bestehenden Reporting-Systems? Geschäftsprozessoptimierung, Personalplanung, Rechnungswesen, Bestandsmanagement – die Anwendungsszenarien von Enterprise Reporting- und analytischen BI-Lösungen beschränken sich längst nicht mehr auf die Nutzung durch die Power User aus dem Topmanagement. Inzwischen greifen Entscheider und Verantwortungsträger aus sämtlichen Unternehmensbereichen auf die konsolidierten Daten aus dem Berichtswesen zu. Für die IT-Abteilungen, die für das unternehmensweite Reporting verantwortlich zeichnen, bedeutet diese Entwicklung vor allem eines: Mit diversen Einzelplatz- oder Insellösungen sind die enormen Anforderungen an ein zeitgemäßes, zielführendes Enterprise Reporting nicht mehr zu bewältigen. Ein erhöhtes Aufkommen von Berichten aus zahlreichen Quellen fordert eine effiziente, harmonisierte Plattform. Nur so entsteht aus den komprimierten Informationen einzelner Reportings eine breite, standardisierte Wissensbasis, die als Grundlage für wichtige unternehmerische Entscheidungen dienen kann. Die bedeutende Rolle, die einer standardisierten Reporting-Plattform im Rahmen der Business Intelligence zukommt, liegt auf der Hand: Neben der Suche und Abfrage von Daten und der Benachrichtigung von Entscheidern gehören das Enterprise Reporting und die Analyse der unternehmensinternen Wirkungsfaktoren zu den zentralen Elementen einer intakten Enterprise Business Intelligence. Entschlossenheit führt zu hohem ROI Vor dem Hintergrund der rasanten technologischen Entwicklung im Bereich Enterprise Reporting und BI hat das Marktforschungs- und Beratungshaus Forrester Research den langfristigen wirtschaftlichen Nutzen solch einer Standardisierung von Enterprise-Reporting-Lösungen untersucht. Die nachfolgenden Informationen beziehen sich auf eine Studie, die von Forrester Consulting durchgeführt wurde. Am Beispiel von Unternehmen, die die Enterprise-Reporting-Plattform von Actuate einsetzen, wurden sowohl wichtige Kennzahlen wie Kosten und Einsparpotenzial, Benefits für das gesamte Unternehmen und Flexibilitätsgewinn als auch die Risiken einer standardisierten Reporting-Plattform berücksichtigt. Das Resultat spricht durchaus für eine harmonisierte Lösung. Denn die Standardisierung des unternehmensweiten Berichtswesens auf eine Plattform rentiert sich im Regelfall bereits nach zwei Jahren, der zu erwartende Return-on-Investment liegt bei durchschnittlich 160 Prozent. Was durch die Studie besonders ins Auge fiel: Je schneller die Umsetzung, um so höher der ROI. Denn gerade für die Unternehmen, in denen sich das Management geschlossen und mit Nachdruck für eine zügige Standardisierung der Reporting-Landschaft stark gemacht hat, zahlten sich die Investitionen in das Berichtswesen schon nach kurzer Zeit aus. Ein ebenfalls hoher ROI konnte überall dort erzielt werden, wo bereits umfangreiche, heterogene Reporting-Strukturen vorlagen. Unternehmen, die in der Lage waren, ihr umfassendes und komplexes Berichtswesen zu standardisieren, hatten aus wirtschaftlicher Sicht einen klaren Größenvorteil gegenüber kleineren Betrieben, die nur über eine begrenzte Reporting-Basis verfügten und dadurch vor verhältnismäßig großen Anschaffungskosten standen. Der Einsatz einer standardisierten, dynamischen Reporting-Plattform sorgte in zahlreichen Unternehmen für eine deutlich verbesserte Systemverfügbarkeit – und das bei wesentlich niedrigeren Kosten, als ein in multiplen Systemen angelegtes Enterprise Reporting erfordern würde. Harmonisches Reporting mittels EII Ein wichtiges Instrument zur Standardisierung einer Ad-hoc-Reporting-Plattform bietet die Enterprise-Information-Integration-Technologie, kurz EII. Mit einer EII-basierten Lösung erhalten Unternehmen wertvolle Informationen in Echtzeit – exakt in dem Augenblick, in dem sie benötigt werden. Anders als beispielsweise Extract-, Transform- und Load- oder kurz ETL-Prozesse, durchsucht das EII-System keine mehrschichtigen Data Warehouses, sondern fragt gezielt die benötigten Informationen ab. EII-Daten-Konnektoren können Daten aus nahezu jeder Quelle im Unternehmen bereitstellen – aus relationalen Tabellen ebenso wie aus Stored Procedures, vom Mainframe, aus Java-Objekten oder aus Enterprise Application Stores. Enterprise Information Integration ist damit eine sinnvolle Ergänzung zum Data Warehouse, weil benötigte Echtzeit-Daten von heterogenen Systemen mit Informationen aus Data Warehouses oder Data Marts gemischt und dem Anwender bereitgestellt werden können. Dank XML-Mapping können verschiedene Datenquellen in ein gemeinsames Format transformiert werden, das die Datenquellen beschreibt, Felder bezeichnet und umbenennt, Tabellenverknüpfungen definiert und die Datentransformationen aufschlüsselt. Standardisierung schont Ressourcen Der Forrester-Studie zufolge sorgt ein derart harmonisiertes Enterprise Reporting für enormes Einsparpotenzial quer durch die gesamte Unternehmens-IT. Insbesondere im Hinblick auf die Softwareausgaben können Unternehmen mit Kostenreduzierungen bis zu 65 Prozent rechnen. Der Grund: Infolge einer standardisierten Reporting-Landschaft entfallen Lizenz- und Wartungskosten für redundante, nicht erforderliche Softwarelösungen. Auf Hardwareseite ergeben sich klare Möglichkeiten zur Kostenreduzierung durch die Konsolidierung der Server – in der Forrester-Studie ist die Rede von bis zu 35 Prozent. Von der Neuordnung und Aggregation der Reporting-Landschaft profitiert auch die IT-Administration mit einer Reduzierung der Gesamtkosten zwischen 20 und 35 Prozent. Zu guter Letzt schont eine standardisierte Reporting-Plattform die Personalressourcen. Denn dank einer einheitlichen Lösung gehen keine Energien mehr durch die unnötig komplizierte Arbeit mit mehreren separaten Systemen verloren. Geteiltes Entwicklungswissen Ein weiterer positiver Effekt standardisierter Reporting-Systeme entsteht durch die deutliche Effizienzsteigerung auf Entwicklungsebene. Eklatant ist hierbei vor allem ein Faktor: Bedienfehler können dank der harmonisierten Arbeitsumgebung auf ein Minimum reduziert werden. Darüber hinaus ist es aufgrund einer einheitlichen Reporting-Basis möglich, Erfahrungen auszutauschen und das Know-how gemeinsam auszubauen. Unter diesen Voraussetzungen ist es völlig unproblematisch, wenn erfahrene Reporting-Entwickler Aufgaben an weniger versierte Kollegen weitergeben. Denn die Einführung in ein einzelnes, einheitliches System bleibt in punkto Zeitaufwand absolut überschaubar. Gleichermaßen übersichtlich werden bei standardisierten Berichtssystemen auch die Kosten für Aus- und Fortbildung. Mit einer einheitlichen Lösung sind umfangreiche Trainingsprogramme zur Einführung in unterschiedlichste Reportentwicklungsinstrumente und -sprachen nicht länger notwendig. In einem von Forrester entwickelten, hypothetischen Modellunternehmen, das sich über zehn Abteilungen erstreckt und insgesamt 30 Berichtsentwickler beschäftigt, wären den Ergebnissen der Studie zufolge allein im Schulungsbereich Einsparungen von gut 13.000 Euro pro Jahr möglich. Hinsichtlich der gesamten Reporting-Entwicklungskosten ergibt sich im Rahmen dieser Modellrechnung ein Einsparpotenzial von mehr als 450.000 Euro – ausschließlich durch die Erhöhung der Entwicklungseffizienz. Und nicht nur die Kosten, auch die Reaktionszeiten auf Umstrukturierungen können reduziert werden. Eine harmonisierte Berichtsplattform sorgt dafür, dass abteilungsübergreifende Konfigurationen – beispielsweise aktualisierte Compliance-Vorschriften oder die Einführung einer neuen Produktgruppe – zeitnah erfasst und ohne große Umstände in die Berichtsvorlagen integriert werden können. Berücksichtigung kritischer Faktoren Erfahrungsgemäß empfiehlt sich bei der Standardisierung des unternehmensweiten Berichtswesens die Kalkulation sämtlicher Kosten – dazu gehören zum Beispiel Wartungskosten, Lizenzgebühren oder interne Implementierungsaufwände – unter Berücksichtung der bestehenden Risiken. Die von Forrester entwickelte Total Economic Impact Methode (TEI) definiert diese Risiken als Wahrscheinlichkeitsfaktoren, mit deren Hilfe sich potenzielle Abweichungen von Benefit- und Kostenkalkulationen methodisch vorhersagen lassen. Forrester steckt drei klare Risiken ab, die bei der Standardisierung des Reportings von Beginn an bedacht werden müssen: die unternehmerischen Perspektiven des Lösungsanbieters, seine Fähigkeit, flexibel auf die Anforderungen eines kontinuierlich wachsenden Reportings zu reagieren sowie die langfristigen Entwicklungen auf dem Reporting-Softwaremarkt. Die Entwicklung des Anbieterunternehmens ist insofern relevant, als dass die implementierte Lösung auch dann weiter existieren und zur Verfügung stehen muss, wenn der Anbieter mit einem anderen Unternehmen fusioniert oder übernommen wird. Zudem sollte ein Entwickler standardisierter Reporting-Lösungen jederzeit in der Lage sein, flexibel auf die Anforderungen eines Unternehmens zu reagieren. Wächst beispielsweise das Reporting-Aufkommen, muss der Lösungsanbieter entsprechend dynamische Modifizierungen an der Reporting-Plattform vornehmen können. Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, ist die Bindung an ein einzelnes, standardisiertes Reporting-Produkt auch langfristig sinnvoll.
Sorgfältig geplant und auf Basis einer ausgereiften, dynamischen Enterprise-Reporting-Plattform bringt die Standardisierung des Berichtswesens für jedes Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich. Die operative Effizienz steigt, die Reaktionszeiten auf interne und externe Veränderungen verkürzen sich deutlich – und der Break-even-Point ist schon nach wenigen Monaten erreicht. Rich Guth ___________________________________________________________ Rich Guth ist Vice President Solutions, Partner & Online Marketing beim Business-Intelligence-Anbieter Actuate, Inc. Mit seinem Team hilft er Actuates Kunden, Business-Fragestellungen mit Hilfe von Actuates Enterprise-Reporting-Technologie zu lösen und den ROI ihrer Investitionen zu maximieren. Seine früheren Stationen waren unter anderem NeXT Software, Sybase, Brightware und Sendmail.
|
Folgen Sie »manage it« auf Google+
|
