200604-BI-Alegri

Die Diskussion um die beste Strategie der Unternehmensführung oder eines Unternehmensbereichs ist immer noch hochaktuell. Momentan wird um den Stellenwert der Business Intelligence (BI) im Verhältnis zum Business Performance Management (BPM) gerungen. Dabei geht es primär um die Frage der richtigen Datensammlung und aussagekräftigen Datenevaluation für ein erfolgreiches Arbeiten. In diesem Zusammenhang erhalten die Leistungen der IT und des systemübergreifenden Data Warehousing neues Gewicht, sowohl innerhalb der IT selbst als auch für das Gesamtunternehmen.

ie Themen Business Intelligence, Data Warehousing und Business Peformance Management rücken immer zusammen: Ziel ist dabei immer die beste Steuerung des Unternehmens (oder eines Unternehmensbereiches) – und: mit Hilfe von aussagefähigem, signifikantem Zahlenmaterial erfolgreich zu agieren.

Die Basis einer erfolgreichen Unternehmensführung ist die ganzheitliche Betrachtung der Business Performance. Mit Business-Intelligence-Lösungen lassen sich Strategien, Prozesse und Technologien integrieren, um aus verteilten und inhomogenen Daten (des Unternehmens, des Marktes, des Mitbewerbs) Schlüsselinformationen über Status, Potenziale und Perspektiven zu generieren. Die Herausforderung dabei ist, dass alle wesentlichen Informationen tagesaktuell zur Verfügung stehen und diese intelligent miteinander verknüpft und auszuwerten sind. Nur so lassen sich für den Manager strategisches Wissen und Trendaussagen für die richtigen Firmenentscheidungen formen – und diese sollten auch noch optimal strukturiert und visualisiert sein.

In diesem Entscheidungswissen müssen aber nicht nur die topaktuellen Daten aus allen relevanten Bereichen enthalten sein, sondern auch der Stand der Projekte und eine prozessorientierte Sicht auf sämtliche konsolidierten Informationen. Die Entscheidungsträger wollen diese Informationen dann mit einem Maus-Klick in einer verlinkten Übersicht vor sich haben: unter Berücksichtigung und in Abgleich mit den definierten Unternehmens- beziehungsweise Bereichszielen, inklusive Reportings und Charts und am besten mit der passenden Dokumentenbibliothek hinterlegt.

Je komplexer dabei die Anforderungen an die BI-Software sind, umso seltener sind die Manager gewillt, sich diesem anspruchsvollen Thema zu stellen. Viele sehen Business-Intelligence-Theorien und -Methoden immer noch auf der Vorstandsetage angesiedelt, während sich die neuen Technologien mittlerweile in sämtlichen Unternehmensbereichen für das operative Tagesgeschäft einsetzen lassen, um Geschäftsprozesse proaktiv und zukunftsorientiert steuern zu können.

Es gibt nämlich Lösungsansätze, die sämtliche vorhandene Systemdaten einbinden können und in einer prognoseorientierten Konsolidierung, Evaluation und Darstellung vereinen. Dabei ist es gleichgültig, ob diese Datenzusammenführung, die Bewertung und Präsentation im Bereich IT, Finanzen, Human Relations, Sales&Marketing, Procurement, Logistik oder anderen Bereichen stattfinden soll.

Ich kann nur steuern, was ich messe, ist ein in diesem Zusammenhang oft zitierter Leitsatz. Daher steht zu Beginn der erfolgreichen Steuerung von Service Levels, Infrastrukturen, Projekten, Personal und Kosten in der IT die Sammlung sämtlicher relevanter Daten aus den unterschiedlichsten Systemen: Daten aus ERP-Systemen, Personal- und Zeiterfassungssystemen, Monitoring- und Ticketsystemen, Mainfraime- und Storage-Systemen, Change- und Config-Management-Datenbanken, End-to-End-Monitoring und Business-Monitoring-Systemen, Systems-Management- und Event-Consolen, Asset-Datenbanken und Lizenzmanagement-Systemen.

Diese Daten aus verschiedensten Quellsystemen können mittels OLAP-Cubes zur Analyse aufbereitet werden: Die Daten werden als Elemente eines mehrdimensionalen Würfels angeordnet; die Dimensionen des Cubes beschreiben die Daten und erlauben den Zugriff auf verschiedene Aspekte der Daten auf immer die gleiche Weise. Die Ergebnisse dieser Auswertung (Online Analytic Processing) werden direkt mit den definierten strategischen Zielwerten abgeglichen.

In jedem einzelnen Bereich des Service Managements gibt es strategisch Erfolg führende Zielgrößen, die erreicht beziehungsweise eingehalten werden sollen. Diese Zielgrößen müssen jedoch in vielen Unternehmen erst einmal ausgewählt, sortiert und definiert werden: Einerseits geschieht dies in so genannten Scorecards, andererseits durch die Festlegung von Key Performance Indikatoren (KPIs). Der entscheidende Vorteil: die Ziele werden für jeden Mitarbeiter in seinem Umfeld transparent nachvollziehbar aufgezeigt.

Die Erkenntnisse der amerikanischen Betriebswirtschaftler Robert S. Kaplan und David P. Norton zum System ausgeglichener Zielgrößen-Definitionen, so genannten Balanced Scorecards, haben in den letzten zehn Jahren schnell ihren Siegeszug als Führungs- und Kommunikationsinstrument in den Unternehmen angetreten. Dabei ist für den Erfolg der Unternehmensstrategie maßgeblich das ausgewogene Zusammenspiel verschiedener finanzieller und nicht-finanzieller, inner- wie außerbetrieblicher Kenngrößen, üblicherweise: Finanzen, Kunden und Märkte, interne Prozesse, Mitarbeiter und Innovationen.

Im Bereich IT strukturiert sich die Kennzahlenhierarchie in folgende Hauptsegmente: Applications, Networks, Server, Frontends, Services.

Diese festgelegten Ziele aus unterschiedlicher geschäftsrelevanter Perspektive werden an definierte Schlüsselfaktoren oder Messgrößen gekoppelt, die so genannten Key Performance Indikatoren (KPIs), in denen zu erreichende Werte festgelegt werden ebenso wie Zielgrößen, die nicht über- oder unterschritten werden dürfen. Mit der Prüfung, der Analyse und dem Abgleich der KPIs mit den definierten Schwellwerten lassen sich konkret und problemlos Trends erkennen und Prognosen ableiten, aber auch kritische Werte anzeigen. Grenzwerte-Unterschreitungen beziehungsweise -Überschreitungen werden sofort gemeldet und lösen Alarm aus.

In der IT sind dies in der Regel Key Performance Indikatoren für die Bereiche End-to-End-Monitoring und Applications- und System-Verfügbarkeiten.

Bei der Definition der KPIs ist das KISS-Prinzip empfehlenswert: Keep it simple and save - Verwendung von wenigen Kennzahlen, die sich aber ganz klar an der Wertschöpfungskette des Unternehmens orientieren. Weniger ist auch in diesem Fall mehr!

Die Präsentation der Konsolidierungs- und Analyseergebnisse muss trotz aller Komplexität übersichtlich und strukturiert sein, um eine fundierte Entscheidungshilfe zu geben. Die Visualisierung der Inhalte in personalisierten Webportalen ermöglicht die gleichzeitige Übersicht von Scorecards, Charts und Analysen, die Anbindung des Reportings und den Verweis auf verlinkte Dokumentenbibliotheken. Schwellwertabhängige Alerts werden sofort realisiert und angezeigt. Damit ist eine gut gegliederte Darstellung der wesentlichen Business-Informationen gegeben, die bei Bedarf bis auf die unterste Informationsebene hinuntergebrochen werden kann.

Alle relevanten Informationen werden möglichst auf einer einzigen Seite dargestellt, der Drill down in die Kennzahlen für eine tiefer gehende Analyse der Daten ist gegeben. Die Anzeige von Scorecards, Grafiken und Dokumenten ist interaktiv und ein direkter Zugriff auf Kennzahlen und verknüpfte Dokumente damit möglich.

Die Probleme: Vielfalt der nicht integrierten Quellsysteme, mangelnde Offenheit der BI-Werkzeuge, vermeintlich hohe Kosten

Marktbeobachtungen zeigen, dass der Bedarf an integrierten Analysesystemen, die den Blick der Datensammlung nicht nur in die Vergangenheit richten, sondern Prozesse und Prognosen unterschiedlichster Systeme einbinden, enorm ist. Großunternehmen wie mittelständische Firmen suchen händeringend nach einer alle vorhandenen Plattformen einbindenden, offenen und möglichst kostenneutralen Lösung.

Besondere Business-Intelligence-Tools unterstützen die Unternehmen bei der Datenspeicherung und -auswertung gemäß den definierten Kennzahlen. Dabei gibt es eine Vielzahl von Werkzeugen für die unterschiedlichsten Anwendungsbereiche. Einige konzentrieren sich auf einzelne Aufgaben wie Datenaufbereitung oder Reporting, andere sind integrierte Plattformen, die von der Archivierung über die Analyse bis hin zum Berichtswesen alle Funktionen vereinen. Der Vorteil der Spezialanwendungen liegt vor allem in den oftmals tief ausgeprägten Funktionalitäten.

Der Trend geht jedoch zu den integrierten Produkten. Sie bieten – bei steigender Leistungsfähigkeit – eine Lösung aus einer Hand. Dies bringt zahlreiche Vorteile mit sich: nur ein Ansprechpartner für alle Fragen, niedrigere Lizenzkosten, geringere Administrationskosten und ein auf einander abgestimmtes Arbeiten der einzelnen Tools.

Alle Scorecard-Lösungen basieren im Wesentlichen auf vier Komplexen, die von der Konzeptionsphase der Lösung bis hin zur Implementierung und Durchsetzung sorgfältig überdacht werden müssen:

· die Zieldefinition, was die unternehmens- oder bereichswichtigen Zahlen sind samt der Bestimmung der zu erreichenden Werte dieser Zahlen;

· die Kontrolle dieser Zahlen durch eine detaillierte Darstellung der Ergebnisse und deren Mess- und Vergleichbarkeit;

· die Analyse der Daten bis hin zu einem hohen Detaillierungsgrad der Auswertung;

· das künftige Handeln beziehungsweise die Zusammenarbeit sämtlicher Mitarbeiter entsprechend der gewonnenen Erkenntnisse.

Und nicht zu vergessen: am Beispiel IT muss nicht nur der Bereich des Service Managements betrachtet werden, sondern ebenso – und im gemeinsamen Zusammenspiel – das Projektmanagement mit allen relevanten Daten aus den Systemen des Projektmanagements, der Ressourcenplanung und Ressourcenpriorisierung, des Ideen-Managements, des Portfolio Managements, des Reporting Managements, des Risk-Managements, des Knowledge Managements ebenso wie der Bereich Finance mit den entsprechenden Zahlen aus Finanz-Systemen.

Mit dem CIO Management Scorecard System von Alegri ist eine konkrete Lösung geboten zur intelligenten Steuerung der IT mittels Key Performance Indikatoren. Tagesaktuelle Daten aus unterschiedlichen Quellsystemen werden in frei definierbaren Scorecards durch Charts, Ampelsysteme, Grafiken oder nach Regionen visualisiert. Schwellwertabhängige Alerts signalisieren sofort Handlungsbedarf. Der CIO hat damit stets den aktuellen Stand des gesamten IT-Betriebs, der Systeme, Prozesse, Funktionen, laufenden Projekte und der Finanzdaten im Blick. Trendanalysen und Soll-Ist-Vergleiche erlauben es, verlässliche Prognosen zu machen und Investitionen präzise zu planen. Die Kostenreduktion durch gezielte Steuerung im Bereich IT beträgt erfahrungsgemäß mehr als 5 Prozent.

Eine gute Business-Intelligence-Lösung ist hochkomplex und bedarf einer qualifizierten Vorab-Analyse der unternehmensspezifischen Anforderungen am besten in einem Prototyping mit einer Quantifizierung des Lösungspotentials.

Bei der Wahl der geeigneten BI-Software sind folgende Kriterien zu beachten: Die Einhaltung der Sicherheits- und Compliance-Standards, die Hochverfügbarkeit und eine hohe Performance auch in komplexen Umgebungen und bei parallel laufenden Anfragen – dies sind Eigenschaften, die gute Produkte auszeichnen. Ebenso sollte der Zugriff auf Archivdaten und aktuelle Daten in verschiedenen Datenbanken und die Skalierbarkeit der Lösung selbstverständlich sein. Scorecards und Leistungskennzahlen sollten frei definierbar sein genauso wie die Erweiterbarkeit durch Web Services. Die automatische Benachrichtigung bei Abweichung von den Kennzahlen ist unabdingbar.

Ein nicht unwesentlicher Bewertungsmaßstab ist die finale Darstellung der Ergebnisse: Diese sollten übersichtlich und personalisiert abgebildet werden und einen auf den ersten Blick plausiblen und gleichzeitig kontextorientierten Zusammenhang zwischen den verschiedenen aufgezeigten Werten (Vergangenheit, Gegenwart, Planzahl, Trend) beziehungsweise Darstellungen bieten, etwa mit Hilfe von Ampelsystemen oder Dashboards, in Grafiken, Charts etc. Gleichzeitig sollten diese Informationen schnell und einfach in andere Formate zu exportieren sein für eine Weiterverteilung beispielsweise als Vorbereitung und für die Durchführung von Meetings.

(Einen herstellerunabhängigen Vergleich aktueller BI-Software bieten verschiedene BI-Lösungsstudien, beispielsweise von BARC oder IDC.)

Der (gestaffelte) Zugang für alle Einheiten der Organisation (Gruppen, Bereiche, Abteilungen und Individuen) sowie ein integriertes Berichtswesen bringen den gewünschten Erfolg einer BI-Lösung, da so die strategischen Ziele bis zum einzelnen Mitarbeiter des Unternehmens / des Bereichs sichtbar und durchführbar sind. Ein optimales Business Performance Management und eine gelungene Firmensteuerung sind also machbar. BI wird prozess- und trendorientiert und damit zum grand cru!

Evangelos Zesakes ist Principal Consultant beim IT-Beratungsunternehmen Alegri International Service GmbH. Er verantwortet die Bereiche Business Intelligence, Projektmanagement und Development. Der studierte Betriebswirt verfügt über langjährige Erfahrungen in den Bereichen Data Warehousing und Projektmanagement bei internationalen Großunternehmen.

Management Summary

Die wesentlichen Faktoren einer erfolgreichen BI-Lösung sind:

*      Definition der wesentlichsten Key Performance Indikatoren (KPIs) für das Unternehmen / den Unternehmensbereich
*      Festlegung der Aktualitätsstandards der KPIs (Stunde, Tag, Woche, Monat, Quartal)
*      Push-Prinzip = aktives Nutzen der automatischen Benachrichtigung via E-mail an den Entscheider, sobald Schwellwerte unter- / überschritten sind (so genannte Notification Services)
*      Attraktives Benutzer-Interface durch optisch ansprechende Aufbereitung des Dialogs (Ampelsysteme, Grafiken, Charts, Organigramme u.a.)
*      High-Level-Management-Output: attraktives Handout für Entscheider, die nicht im Online-Dialog arbeiten

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