200604-BI-Cubeware

 Home | News | Hefte | Mediadaten | Online-Artikel | Kommentare | Trends | Wir-ueber-uns | Tipps | Impressum | CeBIT 2012

»manage it« als

E-Paper  5-6 2011
E-Paper  3-4 2011
E-Paper  1-2 2011
E-Paper  11-12 2010
E-Paper  9-10 2010
E-Paper  7-8 2010
E-Paper  5-6 2010
 

Interview mit Hermann Hebben, Gründer und Geschäftsführer der Cubeware GmbH, Rosenheim   »Um im Wettbewerb mithalten zu können, wird der Bedarf an IT-Systemen, die das analytische Arbeiten unterstützen, stetig anwachsen.«

Das Thema Business Intelligence erfährt immer größere Aufmerksamkeit. Um was geht es hier eigentlich?

Spricht man von Business Intelligence, geht es im Wesentlichen darum, die in einem Unternehmen vorhandenen Informationen zusammenzuführen, für Controlling, Fachabteilungen und Management aufzubereiten und in entscheidungsrelevantes Wissen umzuwandeln. Dieses wird zunehmend wichtiger, denn es ist im heutigen Marktgeschehen für alle Unternehmen – egal ob Konzern oder Mittelstand – erfolgsentscheidend, sich in kürzester Zeit einen Überblick über die gegenwärtige Geschäftssituation zu verschaffen, Informationen aktuell, konsistent und zeitnah im Zugriff zu haben und damit auf neue Fragestellungen schnell zu reagieren.

So schreiben auch der unabhängige Marktexperte Dr. Wolfgang Martin und sein Team im Whitepaper mit Cubeware: »Business Intelligence ist die Basis für unterschiedliche Aufgabenstellungen an Analytik im Unternehmen. Dazu gehören Analyse, Planung, Reporting und Connectivity für Ad-hoc- und Standardauswertungen, für Scorecards, Dashboards, für Kennzahlen und Metriken, zum Zugriff auf Data Warehouse und auf operative Daten … Schließlich ist Business Intelligence eine Schlüsseltechnologie für die Anforderungen an neue Berichte und Kennzahlen bedingt durch neue Regeln und Regulationen der Behörden.«

Immer mehr externe Institutionen fordern transparente Geschäftskennzahlen und in Zeiten knapper finanzieller Ressourcen kann beispielsweise die Auskunftsfähigkeit gegenüber Investoren und Analysten existenzentscheidend sein. Auch gute Ratings im Rahmen der Kreditvergabe nach Basel II sind nur über vollständige Kennzahlenanalysen zur realistischen Darstellung des Geschäftsrisikos zu erreichen. Denn die Einstufung durch Rating-Agenturen oder Banken entscheidet letztendlich über die Kreditkonditionen beziehungsweise darüber, ob überhaupt ein Bankenkredit vergeben wird – ein kritischer Punkt für viele mittelständische und kleine Unternehmen. Zum anderen spielt auch das interne Controlling eine immer größere Rolle. So verlangen die Organisation in unternehmensinternen Profit-Centern und die eng gesteckten Berichtsverpflichtungen gegenüber Muttergesellschaften dem Controller in immer kürzeren Zeitzyklen aktuelle und hochqualitative Ergebnisse ab.

Und wie gehen die Controller damit um?

Mit den neuen externen und internen Anforderungen sind auch die Anforderungen an die Flexibilität des Controllings gestiegen, das sich in einem dynamischen Umfeld von Übernahmen, Verkäufen und Reorganisationen permanent an neue Unternehmens- und Konzernstrukturen anpassen muss. Im schnelllebigen Wettbewerbsumfeld benötigt die Management-Ebene ständig aktuelle Analysen als Entscheidungsgrundlage für vorausschauende und marktgerechte Strategien. Die Aufforderung, dem Finanzchef oder dem Vorstand kurzfristig neue Auswertungen für die Vorbereitung außerordentlicher Strategie-Meetings oder Krisensitzungen zur Verfügung zu stellen, gehört mittlerweile zum Arbeitsalltag jedes Controllers.

Um also im Wettbewerb mithalten zu können, wird der Bedarf an IT-Systemen, die das analytische Arbeiten unterstützen, stetig anwachsen. Die so genannten Business- Intelligence-Lösungen müssen dabei einfach zu bedienen, leistungsfähig und praxistauglich sein. Denn nur, wenn Controller und Fachabteilungsleiter schnell und einfach an die für ihren Arbeitsalltag wichtigen aggregierten Informationen kommen, lässt sich auch ein guter ROI realisieren. Stundenlange Aufbereitungszeiten für Datenabfragen mit Hilfe der zentralen IT-Abteilung sind heutzutage nicht mehr tolerierbar. Dezentralisierung ist hier die Lösung: Controller, Entscheider und Anwender in Fachabteilungen müssen auch ad hoc selbst analysieren, berichten und planen sowie »auf Knopfdruck« in ansprechender Form präsentieren können, damit die richtigen Antworten rechtzeitig in ansprechender Form zur Verfügung stehen. Doch leider verbringen Controller heute zu oft als ’Excel-Bediener’ eine Großteil ihrer Arbeitszeit (im Schnitt 80 Prozent) mit unbefriedigenden Routineaufgaben wie Berichtsaufbau und -verteilung oder Abstimmungsprozessen in Planungsrunden. In zahlreichen Sonderschichten werden darüber hinaus die geforderten individuellen Zusatzreports für das Management möglichst schnell in Excel ’zusammengebastelt’. Für das eigentliche Controlling, die Interpretation der Reports und die Ableitung von Handlungsempfehlungen für die Entscheider, bleibt nicht genügend Zeit übrig.

Welche Rolle spielen in diesem Zusammenhang ERP-Systeme? Liefern sie nicht umfassende Informationen?

Das stimmt. Leistungsfähige Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme sind inzwischen in fast allen Unternehmen im Einsatz. Hier haben vor allem zwei planbare, da absehbare äußere Ereignisse den entscheidenden Schub ausgelöst. So wurden die Systemumstellungen mit dem Jahrtausendwechsel und der Euro-Einführung ernst genommen, sorgfältig geplant und als Chance genutzt, das operative Geschäft in innovativen, durchgängig systemgestützten Prozessen abzubilden. Am Markt standen hierfür die zweite und dritte Generation ausgereifter ERP-Systeme von etablierten Anbietern zur Verfügung.

Das grundsätzliche Problem ist jedoch, dass sich ERP-Systeme aufgrund ihrer ursprünglichen Bestimmung und Konzeption nicht für komplexe Controlling-Aufgaben eignen. Der Widerspruch liegt in der Aufgabenstellung und der daran angepassten Datenhaltung: ERP-Systeme sind speziell für operative, transaktionsorientierte Aufgaben im ganzen Unternehmen entwickelt worden. Sie sorgen für die Verarbeitung großer Datenmengen auf unterster operativer und damit der Ebene der einzelnen Belege – und sollen dabei möglichst wenig Speicherplatz verbrauchen. Die optimale Datenbank­technologie für diese Anforderung ist die relationale Datenhaltung; in der Regel ist daher eine relationale Datenbank die Basis von ERP-Systemen. Controlling-Aufgaben spielen sich jedoch nicht auf der Ebene der Einzelbelege ab. Im Gegensatz zur operativen, transaktionsorientierten Doku­mentation geht es beim Controlling um die Analyse der verdichte­ten Daten, also um die Ergebnisse im Bereich der aggregierten Kennzahlen. Analysen und daraus abgeleitete Handlungsempfeh­lungen sind die eigentlichen Aufgaben des Controllers. Seine Ana­lysen beginnen nicht mit den Einzelbelegen, sondern bewegen sich im hoch verdichteten Datenbereich aus allen Belegen.

Die systemtechnische Realität sieht in den meisten Unternehmen jedoch noch so aus, dass für Analyse, Planung und Reporting keine eigenen Lösungen zur Verfügung stehen. Vielmehr sind vorwiegend ERP-Systeme anzutreffen, die sich für komplexe Analysen nicht eignen, weil sie langwierige und mühsame Recher­chen mit komplizierten technischen Abfrage-Mechanismen erfor­dern. Bei kurzfristigen Anfragen, die im Controlling immer öfter ’on top’ zur Routi­nearbeit dazukommen, sind Überstunden und Wochenend-Arbeit vorprogrammiert – und das nicht selten mit unbefriedigendem Er­gebnis: Manche Daten, die im individuellen Fall die optimale Ent­scheidungsgrundlage für strategische Maßnah­men wären, sind mit dafür nicht konzipierten Systemen schlichtweg unmöglich zu er­mitteln. Um also den Anforderungen der Controller und der anderen analytisch arbeitenden Personen im Unternehmen zu entsprechen, werden in der Unternehmenspraxis unterschiedliche systemtechnische Ergänzungen zum ERP-System entwickelt. Meist handelt es sich um ’selbstgestrickte’ Hilfsmittel, die in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung zur Erleichterung des Controller-Alltags entstehen. Zwei typische Lösungsformen sind:

Ø      Fest programmierte Berichte innerhalb des ERP-Systems

Die IT-Abteilung oder ein externer IT-Dienstleister erstellt vorgege­bene feste Reports als Auswertungen der ERP-Daten. Diese Berichte sind aufwändig zu erstellen, die Möglichkeiten der Anpassung bei Veränderungen beschränkt. Da zur Aktualisierung der Reports jeweils komplexe SQL-Abfragen an die relationale Daten­bank nötig sind, muss sich der Controller bei jedem Durchlauf auf das Know-how des IT-Experten verlassen, und es ergeben sich oftmals sehr lange Durchlaufzeiten in der Datenbank. Beim Einsatz mehrerer ERP-Systeme wird darüber hinaus die Erstellung ganz­heitlicher Berichte mit kombinierten Daten problematisch bis unmöglich.

Die Nachteile, die mit diesem Ansatz verbunden sind, liegen auf der Hand: Der Controller ist auf die Programmierkenntnisse der IT-Experten angewiesen. Auf neue, mit viel Aufwand zu erstellende Berichte muss er oft lange warten. Auch in der IT-Abteilung schlägt regelmäßig der hohe Erstellungsaufwand für neue Berichte zu Buche. Ad-hoc-Berichte und -Analysen können nicht durchgeführt werden, und für die Planung sind diese Systeme gänzlich untauglich. Das Fazit: Hier trifft die dynamische Controller-Welt auf ungeeignete statische IT-Systeme.

Ø      Exportdateien und -datenbanken zur eigenen Berichterstellung

Um dem Controller größere Unabhängigkeit einzuräumen, werden ihm die ERP-Daten von der IT-Abteilung oft als Exportdateien im ASCII-Format oder in einer eigenen relationalen Datenbank wie Microsoft Access zur Verfügung gestellt. Ist der Controller technisch so versiert, dass er SQL-Statements formulieren kann, erstellt er diese Exportdateien bzw. -datenbanken selbst. Er greift dazu direkt auf die Vorsysteme zu und filtert die von ihm benötigten Daten über seine SQL-Abfragen heraus. Diese verarbeitet er dann manuell in der vertrauten Excel-Oberfläche in selbst definierten Reports weiter.

Auch diese Möglichkeit ist nur eine Behelfslösung mit zahlreichen Mankos: Der Controller benötigt ein tiefes IT-Wissen, seine Expertise und Schwerpunkte der täglichen Arbeit verlagern sich von den eigentlichen Controlling-Aufgaben hin zu IT-technischen Tätigkeiten. So ist beispielsweise der Aufwand für die Erstellung des monatlichen Standardreportings sehr hoch. Zwar ist der IT-versierte Controller unabhängiger und flexibler in der Erstellung von individuellen Ad-hoc-Berichten, aber auch diese erfordern einen großen Zeitaufwand. Dazu kommen die Schwierigkeiten, die mit der Verwendung von Excel als Berichtsplattform verbunden sind.

Wo liegt dann der Unterschied zu den Business-Intelligence-Systemen? Was bieten Sie anderes?

Der vielleicht wichtigste Ansatz für die Entscheider im Unternehmen ist die Möglichkeit, mit Business-Intelligence-Lösungen zukünftige Entwicklungen, Marktchancen und Risiken fundiert zu analysieren und realistisch einschätzen zu können. Hier spielen die Planungs- und Simulationsfunktionen des Systems eine große Rolle – denn spätestens an dieser Stelle stoßen die derzeit üblichen ERP-Zusatzlösungen an ihre Grenzen. Nur auf der Basis eines zuverlässigen Forecasts beispielsweise können Entscheider frühzeitig die richtigen strategischen Maßnahmen einleiten. Und im Idealfall kann der Controller direkt online durchspielen, wie genau sich das Unternehmensergebnis verändert, wenn in die Entwicklung des Produkts xy ein neuer Zulieferer mit anderen Konditionen einbezogen würde.

Diese heute benötigten Funktionen für Reporting, Analyse, Planung und Simulation kann nur ein Informationssystem bieten, das nicht auf operativer Ebene mit entsprechendem relationalen Datenmodell agiert. Die geeignete Controlling-Plattform bilden die speziellen analytischen Systeme mit multidimensionaler Datenhaltung, die Business Intelligence-Systeme. Die Daten werden hier in einer OLAP (Online Analytical Processing)-Datenbank gespeichert und analysiert. Abgesehen von den schnellen, flexiblen Reporting- und Analysefunktionen eröffnet die zentrale Controlling- und Planungsumgebung enorme Optimierungschancen im Hinblick auf die damit verbundenen unternehmensweiten organisatorischen Prozesse

Und gegenüber Excel punktet Business Intelligence ganz klar dann, wenn es um Datenmengen und -strukturen, flexible Auswertemöglichkeiten und das Arbeiten im Team geht. Denn BI-Lösungen halten alle Daten in einer zentralen Datenbank (single point of truth) und stellen damit einheitliche Kennzahlen zur Verfügung. Sowohl die Daten als auch deren Strukturen können automatisch aktualisiert werden und fehlerhafte Verknüpfungsorgien, die 65.000-Zeilen-Grenze sowie die Performanceprobleme bei großen Datenmengen gibt es nicht. Darüber hinaus bieten BI-Lösungen viele unterschiedliche Möglichkeiten für Analyse, Planung und Reporting auf Knopfdruck. Diese sind in Excel entweder gar nicht möglich oder mit unverhältnismäßig großem Zeitaufwand verbunden. Dazu zählen unter anderem Ad-hoc- und ABC-Analyse, Analysebäume, Drill through und Drill down oder Ampel- und Frühwarn-Funktionen – in BI alles einfach, schnell auf einen Klick vom Fachanwender vorzunehmen. Ein weiterer wesentlicher Unterschied liegt in der Teamfähigkeit, also der kollaborativen Fähigkeit der BI-Lösungen. Automatisierte Berichtsverteilung, Zusammenarbeit bei der Analyseerstellung und Kommunikation sind unverzichtbar, will man beispielsweise Einzelberichtsmappen individualisiert, zielgerichtet und automatisiert an unterschiedliche Empfänger wie die Vertriebsmannschaft, Produktmanager, Niederlassungen oder das Management verteilen.

Das hört sich sehr teuer an. Steht das nicht beispielsweise im Widerspruch zu den Anforderungen des Mittelstands?

Keineswegs. Gefordert ist an dieser Stelle lediglich eine praxisorientierte, pragmatische, schnell einzuführende, leicht bedienbare und selbst zu bewältigende BI-Lösung. Und genau das bietet Cubeware. Das Cubeware-Analysesystem ist flexibel in der Plattformwahl und fügt sich nahtlos in die Welten von Microsoft und SAP ein. Es integriert viele führende OLAP-Datenbanken wie MS Analysis Services, Applix TM1, MIS Alea oder Palo von Jedox und ist flexibel in Frontend und Import. In Summe bedeutet das maximalen kaufmännischen Nutzen bei minimalem technischem Einsatz. Hinzu kommt die Skalierbarkeit der Lösung: Wächst das Unternehmen oder sollen weitere Fachthemen umgesetzt werden, lässt sich das Cubeware-Analysesystem genauso einfach und schnell für größere Datenmengen oder individuelle Fachabteilungsbedarfe anpassen – und zwar ohne großen Consulting-Mehraufwand.

Die Komponenten die man zum Einstieg in eine Business-Intelligence-Lösung betrachten muss, sind Software, Dienstleistung, Schulung, Wartung und Support. Bei einem mittelständischen Unternehmen arbeiten am Anfang in der Regel etwa drei Power-User direkt am System. Softwareseitig bedeutet das im Einzelnen eine Drei-User-Lizenz für das Cubeware Cockpit, den Cubeware Teamserver, den Cubeware Importer und als Datenbank beispielsweise den SQL Server 2000, zudem ungefähr sieben Tage Dienstleistung für Workshop, Implementierung und Schulung. Nehmen wir dann noch Wartung und Support hinzu, kommen wir für eine seriöse und sinnvolle Investition auf eine Summe von ungefähr 20.000 Euro. Unsere Kunden bekommen dafür eine BI-Lösung, mit der sie sofort in den ersten Themenbereichen produktiv arbeiten und die sie von da an selbständig weiterentwickeln können.

Dass wir damit ganz im Sinne unserer Kunden agieren, zeigen die weltweit mehr als 100.000 Installationen und die äußerst positiven Ergebnisse im aktuellen OLAP Survey. Die vollständig neutrale Anwenderbefragung gilt als die größte Untersuchung des OLAP- und BI-Marktes überhaupt und wurde bereits zum fünften Mal weltweit durchgeführt; federführend für den deutschsprachigen Raum war das Würzburger BARC (Business Application Research Center). Der OLAP Survey 5 basiert auf Datenerhebungen von 2005 bei weltweit 2.181 Anwendern von OLAP (Online Analytical Processing)- und BI-Produkten in Firmen aller Größen und Branchen. Im Ergebnis wird Cubeware als wettbewerbsfähiger und vergleichsweise günstiger Anbieter mit ausgesprochen kurzen Implementierungszeiten und hoher Zufriedenheit seiner Kunden im Support-Bereich ausgewiesen.

Vielen Dank für das Interview

Gewichtige Werte im deutschsprachigen Raum für die Zufriedenheit mit dem Produktsupport der Anbieter, Skala 1 (unzufrieden) bis 10 (sehr zufrieden)  –  ausgenommen Produkte mit weniger als 30 Nennungen.  

Implementierungszeit in Abhängigkeit des Produkts; deutschsprachiger Raum  /   je höher die Linie, desto schneller die Implementierung –  ausgenommen Produkte mit weniger als acht Nennungen.

Folgen Sie »manage it«

auf Google+

Copyright © 2003-2012  ap Verlag GmbH