201001 30 IBM Service- und Asset-Management

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BUK Hamburg: Service-Management der nächsten Generation

Über den IT-Tellerrand geblickt

Unternehmen und Organisationen stehen auf der Schwelle zur dynamischen, intelligenten Infrastruktur – einer Verschmelzung der physikalischen mit der digitalen Infrastruktur. Wie wird diese Entwicklung die Geschäftsprozesse beeinflussen? Wie können die Organisationen im Gesundheitswesen dies über eine integrierte Asset-Management-Lösungen nutzen?

is jetzt war man daran gewöhnt, sich die IT-Infrastruktur und die physikalische Infrastruktur als separate Welten zu denken: Flughäfen, Gebäude oder Kraftwerke einerseits – Rechenzentren, Mobiltelefone, Breitband andererseits. Doch im Zeichen der zunehmenden Digitalisierung auch der Nicht-IT-Assets und Infrastrukturkomponenten wächst beides heute zusehends zusammen. Die herkömmlichen Infrastrukturen konvergieren mit denen der Bits zu einer intelligenten Infrastruktur. Unternehmen und Institutionen können sich diese Entwicklung zunutze machen, um mehr Transparenz und Kosteneffizienz in ihre Geschäftsprozesse zu bringen – und gleichzeitig schneller auf neue Entwicklungen reagieren zu können.

Doch welche Technologien und Mittel stehen Unternehmen dafür zur Verfügung? Um die Konvergenz zwischen IT und herkömmlicher Infrastruktur bewältigen und nutzen zu können, müssen die Beziehungen zwischen den Komponenten und Funktionen transparent werden, Ressourcen sich zentral steuern lassen sowie Prozesse standardisiert und automatisiert werden. Die Softwaredisziplin, die diese Entwicklungen maßgeblich vorantreibt, ist das Service-Management – und zwar ein Service-Management, das über die IT-Komponenten hinausreicht und auch die anderen Assets eines Unternehmens oder einer Einrichtung zu erfassen und abzubilden vermag.

Service-Management über die IT hinaus.

Wie eine solche Dynamisierung der Infrastruktur in der Praxis aussehen kann, zeigt das Beispiel »Berufsgenossenschaftliches Unfallkrankenhaus Hamburg« (BUKH). Die Einrichtung erstreckt sich über ein Gelände von rund 24 Hektar in Hamburg-Bergedorf, die Gebäudekomplexe stehen auf einer Netto-Grundrissfläche von 120.000 Quadratmetern. Das Hochleistungskrankenhaus mit 470 Planbetten und 1.580 Mitarbeitern setzt seinen Schwerpunkt auf Unfall- und Wiederherstellungschirurgie, Handchirurgie, Plastische und Mikrochirurgie. Es verfügt über modernste Zentren für Schwer-Brandverletzte, für Querschnittgelähmte sowie für Dermatologie, Neurotraumatologie und Rehabilitationsmedizin.

»Bei uns laufen alle Fäden für Liegenschaften, Anlagen und Technik zusammen«, erklärt Thomas Stachowitz von der Technischen Abteilung des BUKH. »Das Kerngeschäft ist die bestmögliche Versorgung der Patienten. Wir als interner Dienstleister müssen das technische Umfeld hundertprozentig im Griff haben und sicherstellen, dass etwa Notstromaggregate regelmäßig gewartet werden.« Die vorbeugende, routinemäßige Wartung und außerplanmäßige Instandhaltungsmaßnahmen der relevanten Anlagen müssen gesteuert und dokumentiert werden. Der Geschäftsführung muss nachgewiesen werden, ob und wie häufig Störungen an welchen Anlagen vorkommen und welche Kosten der Einsatz von Fremdfirmen verursacht. Die durchgängige elektronische Verfügbarkeit von Anlagendaten und Anlageninformationen ist also essenziell für das BUKH.

Lange vorbei sind die Zeiten der Grünen Zettel für Störungsmeldungen per Hauspost. Heute werden Informationen aus verschiedenen Quellen elektronisch zusammengeführt und allen zur Verfügung gestellt, die sie benötigen: Auftragsstatus, Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Ansprechpartner. »Unser integriertes System für Facility und Asset Management macht die Prozesse transparent, von der Information über die Planung und Steuerung bis hin zur Auswertung«, sagt Stachowitz. So lassen sich auffällige Störungshäufungen bei Geräten oder Aggregaten klar erkennen, notwendige Investitionen an Anlagen gezielt steuern, Kosten für technische Komponenten exakt zuordnen sowie Leistungen und Rechnungen von Fremdfirmen detailliert aufschlüsseln.

Nur ein einziges standardisiertes, integriertes System.

Bereits 1999 hatte die Technische Abteilung das Angebot für integrierte Asset-Management-Lösungen sondiert und sich für die Einführung der Asset-Management-Software IBM Maximo entschieden. Im Fokus stand zu Anfang, das gesamte Facility Management grafisch zu hinterlegen. Die detaillierte Bestandsaufnahme erfasste sämtliche Liegenschaften, Gebäude, Stockwerke, Räume mit Grundrissen und Flächen und die Aufbereitung im CAD-System. Die Durchgängigkeit vom CAD-System zu Maximo wird über die Anwendung »Next.fm« als Interface gelöst. Hier werden aus den grafischen Strukturen die Liegenschaftsstrukturen generiert. Aus Maximo heraus lässt sich dann direkt die grafische Präsentation eines Raumes aufrufen, ohne das CAD-Programm starten zu müssen. »Die Möglichkeit der dynamischen bidirektionalen Sprünge erleichtert die Arbeit enorm und macht sie produktiver«, so Stachowitz.

In »Next.fm« als Facility-Management-System können auch die Anlagen detailliert nach System, Anlage und Aggregaten bis hin zu Komponenten dargestellt werden. Die Daten werden in Maximo für Anlagenmanagement, Instandhaltung, Service, Auftragsmanagement, Logistik und Abrechnung verwendet. Im Jahr werden rund 15.000 Aufträge wie Wartungen, Inspektionen, Reparaturen oder Ersatzbeschaffungen geplant und bearbeitet. Rund 50 Mitarbeiter haben Zugriff auf das System. Die Aufträge werden nach der Erfassung von Störungsmeldungen – getrennt nach Eigenleistungen und Fremdleistungen – an die zuständigen Fachbereiche weitergeleitet.

Die Rechnungen von Fremdfirmen werden in der Technischen Abteilung in Maximo eingebucht, kontrolliert und nach Freigabe über eine Schnittstelle an die Buchhaltung weitergegeben. Durch Wartungs- und Inspektionspläne werden Terminarbeiten gesteuert und Aufträge automatisch ausgelöst. Alle für die Instandhaltung notwendigen Stammdaten werden in Maximo vorgehalten und ständig aktualisiert. Thomas Stachowitz: »Mit Maximo können wir alle Anlagen und Vorgänge optimal dokumentieren und zyklische Vorgänge wie Wartung und Inspektion steuern.« Die Krankenhaus-IT arbeitet seit 2008 mit Maximo für die Verwaltung der Assets. Im Laufe des Jahres 2009 soll Maximo auch den Bereich der Medizintechnik erfassen.

IBM Business Partner EAM Software GmbH betreut vor Ort.

Die EAM Enterprise Asset Management Software GmbH mit Sitz im Bodenseekreis ist als IBM Business Partner für den First Level Support von Maximo verantwortlich. EAM verfügt über langjährige Erfahrung in Instandhaltung, Facility Management und Service Management und betreut das BUKH. Dazu gehören konzeptionelle Lösungen, spezielle Anpassungen wie die Schnittstelle »Next.fm« sowie die Unterstützung bei Release-Wechseln. Noch 2009 soll im BUKH ein Upgrade auf Version 7 erfolgen. »An Maximo schätzen wir besonders, dass wir selbstständig Änderungen und Ergänzungen vornehmen können, zum Beispiel Datenfelder für neue Informationen anlegen oder die Benutzeroberfläche an unterschiedliche Bedürfnisse anpassen«, hebt Stachowitz hervor. Zum Beispiel wurde die vorhandene Wissensdatenbank mit detaillierten technischen Handlungsanweisungen integriert, um speziell die Mitarbeiter im Schichtdienst beim Störungsmanagement zu unterstützen.

Jörg Lenuweit

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Jörg Lenuweit, freier Autor aus München

»Unser integriertes System für Facility und Asset Management macht die Prozesse transparent, von der Information über die Planung und Steuerung bis hin zur Auswertung.«

Raum, Instandhaltung und Service

Quelle: IBM

Das Facility Management auf der einen Seite, und das Instandhaltungs- und Service-Management auf der anderen Seite fließen in einer Ansicht zusammen.

Überfälliges übersichtlich dargestellt

Quelle: IBM

Im individualisierbaren Maximo-Dashboard werden beispielsweise Service- und Instandhaltungsvorgänge übersichtlich, mittels Key-Performance-Indicators, grafisch und tabellarisch dargestellt.

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