201001 70 Optimal Systems Modernes Archiv für das Krankenhaus

Sowohl im klinischen Bereich als auch in der Verwaltung setzt das Mathias-Spital auf neueste Technologie. Die Auswirkungen auf den Arbeitsalltag sind unmittelbar: Die digitale Patientenakte reduziert den Zeitaufwand für administrative Tätigkeiten und unterstützt Ärzte und Pflegepersonal bei ihrer Arbeit. Die Buchhaltung verfügt über einen blitzschnellen Zugriff auf alle eingegangenen Rechnungen und Lieferscheine. Und ein erheblicher Spareffekt in Sachen Platzbedarf ist durch die Vernichtung der Papierbelege spürbar. Das Dokumentenmanagement- und Archivsystem von Optimal Systems hat wesentlich dazu beigetragen.

as Mathias-Spital in Rheine ist ein modernes Schwerpunkt-Krankenhaus mit einer mehr als 150-jährigen Geschichte. Es ist Teil eines weit verzweigten Gesundheits- und Dienstleistungszentrums der Stiftung Mathias-Spital, die heute acht Einrichtungen mit mehr als 1.000 Betten umfasst. Jährlich werden im Mathias-Spital etwa 17.000 Patienten stationär versorgt, hinzu kommen pro Jahr zirka 17.000 Patienten, die im Ambulanz-Center behandelt werden.

Bereits seit 1997 arbeitet das Haus mit dem Berliner Softwarehersteller Optimal Systems (OS) zusammen. Die Einführung des Dokumentenmanagement- und Archivsystems im Mathias-Spital erfolgte schrittweise, wobei die neue Lösung dank ihrer Schnittstellenstärke reibungslos in der EDV-Landschaft angebunden wurde. Den Anfang machte seinerzeit die Fachabteilung Gynäkologie. Gemeinsam mit OS entwickelten Ärzte und IT-Spezialisten des Hauses ein Fachklinikpaket für diesen Bereich. Eingabemasken, Datenfelder und Berichte wurden auf die speziellen Bedürfnisse zugeschnitten. Nach und nach kamen die Kardiologie, die Abteilung Innere Medizin, die Urologie und die Pädiatrie hinzu. Mittlerweile sind alle Fachabteilungen des Mathias-Spitals an das System angeschlossen. Zum Einsatz kommt heute die neueste Version des Systems OS|ECM.

Die elektronische Dokumentenarchivierung vollzieht sich in drei Schritten: Erfassung der Dokumente aus den verschiedenen Datenquellen, temporäre Ablage auf einem leistungsfähigen Datenbank-Server mit einem ausfallsicheren RAID-Filesystem und endgültige Speicherung auf optischen Medien oder Festplatten.

Zur Erfassung kommen Scanner zum Einsatz, die Belege im Stapel verarbeiten können. Im Mathias-Spital wurde ein zentrales »Scanbüro« eingerichtet, neben dem eine Reihe dezentral aufgestellter Scanner in den Abteilungen und Sekretariaten zusätzlich für das Digitalisieren einzelner Belege existieren. Um den Scanvorgang so effektiv wie möglich zu gestalten, reorganisierte man das komplette Formularwesen. Sämtliche Formulare wurden auf das Format DIN A4 gebracht. Eine durchgängige Kennzeichnung mit Barcodes ermöglicht die vollautomatische Ablage der digitalisierten Dokumente einschließlich der Erzeugung von Indexdaten, die Recherchen zu einem späteren Zeitpunkt erlauben. Die Dokumente werden im Standard-Grafikformat (TIFF-G4) archiviert. Die Übernahme von Dokumenten aus bildgebenden Verfahren wie Sonografie und Endoskopie erfolgt über die Digitalisierung des Videosignals. Das digitalisierte Bild wird sofort zum Bestandteil der Akte und steht für die Befundung und Berichtschreibung an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung.

Durch ein mehrstufiges Sicherungskonzept mit regelmäßigen Datensicherungen auf Magnetband ist eine hohe Datensicherheit gewährleistet. Ein hierarchisches Speicher-Management regelt den Zugriff auf die archivierten Daten, die bei Bedarf – etwa für Vorbefunde aus früheren Aufenthalten – wieder in den schnellen Festplattencache des Servers geladen werden. Diese Speicherorganisation und die Client-Server-Architektur von OS|ECM zeichnen sich durch gute Skalierbarkeit aus. Kapazitäts- oder Performance-Engpässe bei einem zukünftigen Systemausbau lassen sich durch Austausch oder Erweiterung einzelner Komponenten ohne großen Aufwand lösen. Bis zum Jahre 2003 waren im Mathias-Spital Jukeboxen für die Langzeitarchivierung im Einsatz. Nachdem diese Lösung nicht mehr genügend Kapazitäten bot, entschied man sich zunächst für die Sicherung der Daten auf AIT-WORM-Tapes. Seit Anfang 2006 werden die Daten auf einem Festplattensystem gespeichert.

Die Erstellung von Berichten und Arztbriefen nahm vor der Einführung der digital archivierten Patientenakte viel Zeit in Anspruch. Inzwischen erfolgt die Übernahme der Daten in ein Dokument weitgehend automatisch. Befunde und Patientendaten müssen nicht wieder und wieder manuell eingegeben werden. Es bleibt in der Konsequenz mehr Zeit für die eigentliche klinische Arbeit. Untersuchungsbefunde und OP-Berichte können direkt erfasst und die dafür notwendigen Daten automatisch zusammengestellt werden. Die Erstellung mehrerer Briefe an verschiedene Adressaten erfolgt auf Basis der gespeicherten Daten ebenfalls automatisch. Die weitgehende Standardisierung der Texte für Untersuchungsergebnisse, Diagnosen und Arztbriefe gestattet einen strukturierten Zugriff auf den Datenbestand und bietet somit große Vorteile für die medizinische Qualitätssicherung sowie für wissenschaftliche Zwecke.

In der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen des Mathias-Spitals ist seit Anfang 2006 die Finanzbuchhaltungs-Lösung der E+S Unternehmensberatung für EDV mbH als integrativer Bestandteil des Krankenhausinformationssystems im Einsatz. Die Anbindung an OS|ECM ermöglicht, dass Belege mit der korrekten Verschlagwortung inklusive ihrer Indexdaten am richtigen Ort im Archiv abgelegt werden. Die Mitarbeiter können so jederzeit per Tastatur-Shortcut von ihrer Finanzbuchhaltungssoftware aus schnell und zuverlässig den gescannten Original-Beleg einsehen, um Vergleiche anzustellen oder die Richtigkeit der Daten zu prüfen. Langes Suchen und das Wälzen von Aktenbergen entfallen. Ein weiterer Vorteil, der sich aus der vollständigen Vernichtung der Papierbelege ergibt – immerhin aktuell etwa 24.000 Belege pro Jahr – ist die enorme Platzersparnis. Büros sind wieder Büros und keine vollgestopften Archive.

Die Zeiten, in denen Elektrokardiogramme (EKG) auf Papierstreifen geschrieben wurden, sind im Mathias-Spital lange vorbei. Die Aufzeichnung von EKGs erfolgt an stationären Untersuchungsplätzen. Zusätzlich gibt es ein mobiles EKG-Gerät, das über das klinikinterne Funk-LAN angebunden ist. Die Software für die Datenerfassung und -verteilung konvertiert die EKGs ins PDF-Format. An OS|ECM angebunden, gelangen die PDF-Dokumente ohne nennenswerten Zeitverlust ins Archivsystem, das sie Patienten- und Fall-bezogen korrekt ablegt. Alle aufgezeichneten Elektrokardiogramme stehen so direkt nach der Untersuchung zur weiteren Verwendung bereit.

Die bildgebenden Untersuchungsverfahren sind im Mathias-Spital allesamt mit dem Archivsystem von Optimal Systems verbunden. Insbesondere die Abteilungen Sonografie und Endoskopie verfügen über Hardware, die das Abgreifen von analogen Bildsignalen und deren Digitalisierung beherrscht. Alleine für die Sonografie gibt es im Mathias-Spital 25 Plätze. Der Untersucher öffnet zunächst den Patientenordner beziehungsweise das Aufenthaltsregister in OS|ECM und legt ein neues Dokument vom Typ Farbbild an. Durch einen installierten Fußschalter, der auf Infrarotbasis mit dem angeschlossenen PC kommuniziert, werden nun die Einzelbilder aufgenommen und sogleich digitalisiert. Die Fotos stehen unmittelbar in OS|ECM zur Verfügung und werden nach Abschluss einer Serie im Archiv abgelegt. Weitere Einzelbilder können einer Serie jederzeit hinzugefügt werden. Ebenso ist das nachträgliche Entfernen einzelner Fotos möglich.

Besonders stolz ist man im Mathias-Spital auf den mobilen Visitenwagen. Er ist bestückt mit einem PC, der per Funk-LAN mit dem klinikinternen Netz verbunden ist. So ist es jederzeit möglich, die digitale Akte eines Patienten während der Visite in OS|ECM zu öffnen, um Befunde und Bilder von durchgeführten Untersuchungen einzusehen, sich den Verlauf einer Krankengeschichte schnell und übersichtlich präsentieren zu lassen und gegebenenfalls noch am Krankenbett direkt im System einen Kurzbericht zu verfassen. Alle benötigten Informationen sind so ständig verfügbar, die Kommunikationsstrecken sind ausgesprochen kurz und funktionieren reibungslos.

Externe Befunde, etwa aus der Histologie, die per Fax oder Post ankommen, werden im Sekretariat nach OS|ECM überführt. Für die Digitalisierung der in Papierform vorliegenden Befunde steht ein handelsüblicher Scanner zur Verfügung, der mit Windows-Imaging zusammenarbeitet. Im entsprechenden Aufenthaltsregister des betreffenden Patienten wird ein neues Dokument angelegt, die Indexdaten werden eingetragen und anschließend der digitalisierte Befund importiert. In einem zweiten Schritt kann sofort ein Kurzbericht an den behandelnden Arzt abgefasst werden, den der Patient ebenfalls gleich mitnehmen kann. Möglich wird dies durch die tiefe Integration von Microsoft Word in OS|ECM. Die Datenübernahme sorgt dafür, dass auf der Basis einer im System hinterlegten Vorlage der Brief zu 80 Prozent automatisch generiert wird. Je nach Inhalt könnten es auch 100 Prozent sein, wenn ein Brief vielleicht ausschließlich aus Standardtextbausteinen besteht

Weitere Fremdsysteme sind über Schnittstellen mit OS|ECM verbunden. Beispielsweise ist es möglich, das Szintigramm einer Schilddrüse auf diesem Weg für alle behandelnden Stationsärzte bereitzustellen. In der Zukunft sollen noch weitere Verfahren angebunden werden, beispielsweise die EEG- oder die CTG-Aufzeichnung. Fotos von Digitalkameras, wie sie häufig in der Diabetologie angefertigt werden, kann der Untersucher direkt von der Kamera in das System überspielen. Sie sind dann sofort an jedem Arbeitsplatz verfügbar und sicher archiviert. Ziel ist es, alle von den im Mathias-Spital im Einsatz befindlichen Geräten ausgegebenen Dokumente und Informationen nach OS|ECM zu überführen und zu archivieren.

Der Zeitaufwand für Routinearbeiten im Bereich der medizinischen Dokumentation konnte mit der Lösung von Optimal Systems für alle angeschlossenen Abteilungen auf ein Minimum reduziert werden. Die Anpassung an die täglichen Arbeitsabläufe erlaubt den Ärzten, bereits während einer Untersuchung die Ergebnisse zu dokumentieren. Mit Hilfe vorbereiteter Formulare gelangen Befunde per Mausklick in das System, Standardtextbausteine können von Auswahllisten ebenso übernommen und festgehalten werden wie frei formulierte Texte.

Die digitale Archivierung von Akten ist im Mathias-Spital mittlerweile so weit vorangeschritten, dass alle in Papierform vorliegenden patientenbezogenen Dokumente nach dem Scannen vernichtet werden. Gleiches gilt für Rechnungen, Lieferscheine und andere Belege im Finanz- und Rechnungswesen des Hauses. Nur ein Teil der Dokumente wird weiterhin in Papierform vorgehalten und gelangt erst später in die digitale Akte. Im Ergebnis steht Ärzten und Pflegepersonal eine umfassend archivierte Patientenakte (APA) zur Verfügung, auf die sie zu jeder Zeit und an jedem Arbeitsplatz zugreifen können. OS|ECM liefert alle benötigten Informationen schnell und zuverlässig.

»Alle in Papierform vorliegenden patientenbezogenen Dokumente, alle Rechnungen, Lieferscheine und anderen Belege werden nach dem Scannen vernichtet.«

Auf den Punkt gebracht

Projektziel: Revisionssichere Archivierung aller patientenbezogenen Dokumente, umfassende und anwenderfreundliche medizinische Dokumentation und klinikinterne Kommunikation.

Vorgabe: Anbindung aller vorhandenen und zukünftig zum Einsatz kommenden Subsysteme, Schaffung der Voraussetzungen für eine Vernichtung der konventionellen Papierakten.

Ergebnis: Ein modernes Dokumentations- und Archivsystem, das allen Anforderungen genügt und dem medizinischen Personal die Zeit verschafft, sich wieder seinen eigentlichen Aufgaben im Klinikalltag zu widmen.

Auswahl der angebundenen Systeme:
Krankenhausinformationssystem Orbis der Firma Agfa
Kommunikationsserver Cloverleaf der Firma Health-Comm GmbH
Virtual ReScan Technologie (VRS)
Finanzbuchhaltungssoftware der Firma E+S Unternehmensberatung für EDV GmbH
GE-Cardiosoft und GE MUSE von GE Healthcare

Das Enterprise-Content-Management-System sorgt für eine revisionssichere Archivierung aller patientenbezogenen Dokumente, eine umfassende medizinische und buchhalterische Dokumentation und klinikinterne Kommunikation.

Ärzten und Pflegepersonal steht eine umfassend archivierte Patientenakte (APA) zur Verfügung, auf die sie zu jeder Zeit und an jedem Arbeitsplatz zugreifen können.

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