201002 Konica Minolta Konsolidierung der Outputinfrastruktur
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Konsolidierung der Outputinfrastruktur»Das passende Druck-Rezept«In einem Unternehmen, das Arzneimittel vertreibt und selbst laufend neue Applikationen oder klinische Anwendungen für diese entwickelt, sind nahezu alle Daten hochsensibel. Deshalb ist bei der AWD.pharma GmbH & Co. KG aus Radebeul bei Dresden personenbezogenes und sicheres Drucken unabdingbar.
ie AWD.pharma GmbH & Co. KG aus Radebeul bei Dresden ist seit 2008 ein Tochterunternehmen der Teva Pharmaceutical Industries Ltd., einem weltweit führenden Generikakonzern. Generika sind Arzneimittel, die eine wirkstoffgleiche Kopie eines bereits bewährten Medikaments darstellen. Die Produktpalette der AWD.pharma reicht von Präparaten für den Bereich der Onkologie, Schmerz- und Herz-Kreislauf- Erkrankungen, Osteoporose bis zu Erkrankungen des Zentralnervensystems. Der Standort Radebeul verantwortet das Qualitätsmanagement und ist für die Zulassung und Verlängerung von Arzneimitteln sowie die Aktualisierung von Packungsbeilagen und Fachinformationen zuständig. Etwa 180 Mitarbeiter unterstützen die Vertriebsmitarbeiter von der Deutschland-Zentrale aus. Zielgruppen sind Allgemeinmediziner, Internisten, Fachärzte sowie Kliniken und Apotheken in ganz Deutschland. Die Herausforderung In einem Unternehmen, das Arzneimittel vertreibt und selbst laufend neue Applikationen oder klinische Anwendungen für diese entwickelt, sind nahezu alle Daten hochsensibel. Deshalb ist im sächsischen Traditionsbetrieb personenbezogenes und sicheres Drucken unabdingbar. »Das zentrale Ziel der Ausschreibung war daher die Nutzung unseres Ausweises zur Authentifizierung an den Multifunktionssystemen vor der Druckausgabe«, beschreibt Dr. Ralf Günther, Leiter IT die Rahmenbedingungen der Ende 2008 erfolgten Ausschreibung. Den berührungslosen Identifikationsausweis nutzt das Unternehmen zur Zugangskontrolle und Zeiterfassung. Druckaufträge sollen künftig den Mitarbeitern zum ausgewählten Drucker folgen; dazu bedarf es einer leistungsfähigen Follow-Me-Print-Softwarelösung. Qualifizierte Berichte zur Geräteauslastung sollen zudem Möglichkeiten aufzeigen, wie die Systeme wirtschaftlicher eingesetzt werden können. Die Lösung Qualität, Preis und Referenzen gaben den Ausschlag: AWD.pharma entschied sich für die Kriesten GmbH aus Radebeul und Produkte ihres Partners Konica Minolta. Die geforderte Follow-Me-Print-Funktion wurde durch eine universelle Accounting-Lösung realisiert. Sie ermöglicht auch das einfache Authentifizierungsverfahren mittels Identifizierungsausweis. Dazu wurden die externen Terminals direkt an den Ausgabesystemen angebracht. Sobald Mitarbeiter vom Arbeitsplatz aus einen Druck in Auftrag gegeben haben, halten sie ihren Ausweis vor das Display eines Netzwerkdruckers. Erst dann erfolgt die Druckausgabe. Die Authentifizierung via Username, Passwort oder PIN ist ebenfalls möglich, um auch ohne verfügbaren Ausweis das System bedienen zu können. Das Systemhaus für Dokumentenlogistik installierte zudem 19 Multifunktionssysteme von Konica Minolta, zusätzlich wurden 20 Drucker und vier Multifunktionssysteme eines weiteren Herstellers integriert. Jeweils drei befinden sich auf einer Etage und dienen als zentrale Ausgabegeräte, vier weitere werden im Bereich der zentralen Vervielfältigung eingesetzt. Das im Leasingvertrag vereinbarte monatliche Mindestdruckvolumen beträgt 220.000 Schwarzweiß- und 80.000 Farbseiten. Zählerstände werden automatisch an den Systempartner gemeldet. Stellt AWD.pharma in der quartalsweisen Zählerstandmessung fest, dass ein System über seine Kapazität druckt, wird es gegen ein leistungsfähigeres Modell ausgetauscht. Der Nutzen Die Accounting-Lösung ist für die AWD.pharma ein Quantensprung in der Arbeitsproduktivität. Vor allem zahlte sich die Installation eines Web-Payroll-Portals aus, das die Zusendung der Gehaltsabrechnungen per Post an die rund 550 Mitarbeiter ablöste: Künftig können Verdienstbescheinigungen bei Bedarf nach Authentifizierung der Person an beliebigen Netzwerksystemen selbst ausgedruckt werden. Es entfällt der gesamte Arbeitsaufwand für die manuelle Konfektionierung. In einem Unternehmen wie AWD.pharma fallen zudem eine Vielzahl von Druckjobs an. Beispielsweise werden für die Freigabe neuer Medikamente regelmäßig umfangreiche Zulassungsdossiers erstellt. Diese blockierten ein System bisher dauerhaft. Dank der Follow-Me-Print-Funktion wird ab jetzt einfach das nächste freie Netzwerksystem genutzt. Und das bei gleichen Vertraulichkeits- und Sicherheitsstandards. Follow-Me-Print und das Web-Payroll-Portal haben die internen Abläufe gestrafft und den Verwaltungsaufwand gesenkt. Das allein schon reduziert die Betriebskosten des Unternehmens spürbar. Doch der Ansatz von Konica Minolta brachte einen zusätzlichen Nebeneffekt: Auch wenn die letzte Konsolidierung der Outputinfrastruktur im Unternehmen erst wenige Jahre her war, konnte die Zahl insgesamt eingesetzter Systeme von 109 auf 69 reduziert werden. Weniger und effizient ausgelastete Systeme sind mit geringerem Druckoutput im Einsatz – für die AWD.pharma ein Optimierungspotenzial, das anfangs nicht erwartet wurde. n
Ergebnis · Personifiziertes, datensicheres Drucken mittels Identifizierungsausweis an beliebigen Netzwerkdruckern · Wegfall des gesamten manuellen Versands der Gehaltsabrechnungen · Reduktion der eingesetzten Drucksysteme von 109 auf 69
Optimized Print Services »Hier schlummert immer noch ein Riesenpotenzial« Managed Print Services sind ein Wachstumsmarkt. Das Beratungskonzept Optimized Print Services (OPS) kombiniert betriebsinterne Produktivitätssteigerung und optimierte Dokumentenprozesse mit bis zu 30 Prozent reduzierten Druckkosten.
»Nur eines von zehn gedruckten Dokumenten wird gelesen. Konzerne betreiben oft zehnmal mehr Drucksysteme, als benötigt. Aber auch im Mittelstand wird viel Energie und Papier durch unmethodische Systemaufstellung vergeudet. Mehr noch: Vielen Betrieben ist unklar, dass ihre Mitarbeiter beim Drucken, Faxen, Scannen und Kopieren enorm Zeit verlieren und was für arbeitsökonomische Vorteile es bringen kann, moderne Multifunktionsgeräte mit Softwarelösungen zu kombinieren. Hier schlummert immer noch ein Riesenpotenzial. Das wollen wir ausschöpfen«, sagt Günther Schnitzler, President bei Konica Minolta Business Solutions Deutschland. Der Ansatz des Unternehmens dazu lautet: Optimized Print Services (OPS). Dahinter verbirgt sich ein ausgeklügeltes Konzept, um sowohl die Print-Infrastruktur als auch die Dokumentenprozesse nachhaltig zu verbessern. Ergebnis ist immer eine kontrollierte Drucklandschaft in Verbindung mit Software und Dienstleistungen, die Arbeitsabläufe optimieren oder sogar einsparen. Dabei reduzieren sich zusätzlich die Druckkosten, Emissionen und der Energieverbrauch. Enorme Einsparungen Eine typische Bilanz: Knapp 50 Prozent weniger Systeme im Einsatz, bei 30 Prozent Ausgabenreduktion für den Druckoutput. Eine beispielhafte Folge: OPS empfiehlt die Integration der Lohnabrechnung in die Drucksystemlandschaft. Künftig können Mitarbeiter nach Authentifizierung an beliebigen Netzwerksystemen das Dokument auf Wunsch einsehen und ausdrucken. Für die Personalabteilung entfällt der gesamte Druck und Versand per Post. OPS unterscheidet drei logisch ineinander greifende Projektphasen: Consulting, Realisierung und Betrieb. Das heißt: Nach Aufnahme und Analyse präzise ermittelter Daten entsteht ein gemeinsamer Optimierungsplan. Dieser wird dann möglichst ohne Störung des Arbeitsalltags realisiert. In der dritten Phase wird für den reibungslosen Betrieb der Lösung gesorgt. Individuelle Prozesse und Projekte Interne Betriebsprozesse sind immer individuell. Anders als bei traditionellen Managed Print Services setzt Konica Minolta deshalb für unterschiedliche Kunden und Branchen in allen Projektphasen speziell geschulte Teams ein. Das können Output Analysts, Project Manager oder Solution Experts sein. Sie betreuen das Projekt von der Planung bis zum Roll-out und übergeben anschließend an den Betrieb. OPS-Projekte berücksichtigen in der Praxis völlig unterschiedliche Betriebsgrößen und Strukturen. »Nehmen Sie beispielsweise die Lufthansa Technik AG, ein globaler Anbieter im Bereich der Flugzeugüberholung und Triebwerksinspektion. Wir haben die Systemlandschaft aller 9.000 Mitarbeiter erfasst, die Arbeitsprozesse analysiert und neu strukturiert. Das ist ein völlig anderes Szenario als bei einer kommunalen Wohnungsbaugesellschaft mit 20 Mitarbeitern, die wir ebenfalls betreuen. Und natürlich arbeitet ein Industriebetrieb anders als eine Behörde«, erläutert Schnitzler. Diese Bandbreite erzielt Konica Minolta durch Konzentration des Spezialwissens auf unterschiedliche Kundensparten. Sie reichen von kleinen und mittelständischen Betrieben bis zu bundesweiten Großkunden. Behörden und öffentliche Institutionen bilden eine gesonderte Sparte.
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