201002 Optimal Systems ECM für die Patientendaten

Im Jahr 2000 beschloss die Deutsche Rentenversicherung Westfalen (damals Landesversicherungsanstalt Westfalen), die Entlassungsberichte künftig automatisiert zu erstellen, um sie den Kostenträgern zeitnah vorlegen zu können. Die Klinik Münsterland setzte die Beschlüsse mit einer Software für das Enterprise Content Management um.

ie Klinik Münsterland in Bad Rothenfelde ist eine modern ausgestattete orthopädisch-rheumatologische Rehabilitationsklinik der Deutschen Rentenversicherung Westfalen, speziell für Anschlussheilbehandlungen. Alle behandlungsrelevanten Patientendaten wollte man in Zukunft in digitalisierter Form verwalten und sämtliche Behandlungsprozesse und wissenschaftlichen Auswertungen informationstechnologisch unterstützen. Eine entscheidende Forderung der Klinik Münsterland bestand darin, dass bereits vorhandene Subsysteme unter dem Dach eines führenden Systems verbunden werden sollten.

Nach einer ausgedehnten Teststellung in der Klinik Münsterland konnte der Berliner Softwarehersteller Optimal Systems mit seiner Fachlösung für Rehabilitationskliniken auf Basis seines Enterprise-Content-Management-Systems (OS|ECM) überzeugen. »Das ECM-System funktioniert als Datendrehscheibe in Einrichtungen des Gesundheitswesens. Das liegt an den vielfältigen Funktionen für das Dokumentenmanagement: Workflow, digitale Archivierung und zahlreiche Schnittstellen zu diversen Krankenhausinformations-Systemen (KIS) sowie Subsystemen«, erläutert Burckhard Romanowski, Head of Sales Healthcare Market bei Optimal Systems, den Umfang von OS|ECM.

Seit der Einführung von OS|ECM werden nun unter anderem sämtliche patientenbezogenen Daten und Dokumente elektronisch verwaltet. Auch die verschiedenen in der Klinik vorhandenen Subsysteme sind über entsprechend eingerichtete Kommunikationswege mit dem führenden System OS|ECM verbunden, beispielsweise die Patientenverwaltung, das Terminmanagement, die Pflegedokumentation und das Laborsystem.

Alle im System erfassten patientenbezogenen Informationen sind an jedem computergestützten Arbeitsplatz innerhalb des gesamten Netzwerks der Klinik sofort, zu jeder Zeit und vollständig verfügbar, inklusive aller Daten aus den angeschlossenen Subsystemen und von eventuellen Voraufenthalten des Patienten. Eine Synchronisation von Daten zwischen dem ECM und dem KIS bezüglich der Aufnahme, der Entlassung und der Verlegung von Patienten, den sogenannten Bewegungsdaten, ist rund um die Uhr gewährleistet.

Die bereits vorhandene elektronische Pflegedokumentation wurde an das ECM-System angebunden. Das vereinfachte die Dokumentation der erbrachten Pflegeleistungen wesentlich. Darüber hinaus soll künftig die bisher notwendige Doppelerfassung, etwa der Stammdaten, der Diagnosen und der Medikation eines Patienten, entfallen. Behandlungsrelevante Daten sollen stattdessen via Schnittstelle und Kommunikationsserver von einem System zum anderen transferiert werden.

Der Entlassungsbericht ist ein essenzielles Werkzeug für die Übermittlung fallbezogener Diagnose- und Leistungsdaten an die Kostenträger. Ohne ihn wäre die Abrechnung der im Verlauf des Aufenthalts eines Patienten von der Klinik erbrachten Leistungen nicht möglich. Deshalb ist es umso wichtiger, den zuständigen Sachbearbeitern die erforderlichen Unterlagen so zeitnah wie möglich zur Verfügung zu stellen.

Per Knopfdruck trägt das ECM-System zunächst alle für den Entlassungsbericht relevanten Informationen zusammen. Die Ergebnisse der Anfrage werden an das integrierte Formulardruckmodul von OS|ECM übermittelt. In der Regel handelt es sich dabei um Patientenbasisdaten, Diagnosen, erbrachte therapeutische Leistungen, Untersuchungsbefunde, Laborwerte sowie Informationen über den Behandlungsverlauf. Auch die direkte Übernahme von Elektrokardiogrammen ist ohne weiteres möglich. Ebenso lassen sich Bilder von Sonographien, Röntgen- oder endoskopischen Untersuchungen sowie Fotoserien digitaler Kameras in den Entlassungsbericht einbringen.

Einzelne Abschnitte des Berichts können vorwiegend Freitext enthalten, der nicht in der Datenbank des Systems vorgehalten wird. Es besteht die Möglichkeit, die betreffenden Passagen mittels speziell dafür eingerichteter Word-Vorlagen zu verwalten. Deren Inhalt wird dann zur Laufzeit des Erstellauftrags in den Entlassungsbericht eingebracht. Als besonders vorteilhaft und zeitsparend hat sich die in OS|ECM integrierte Lösung für digitales Diktieren in Verbindung mit elektronischer Spracherkennung erwiesen.

Der Entlassungsbericht per Knopfdruck ist also nicht länger nur eine Vision in der Klinik Münsterland, sondern täglich gelebte und intensiv genutzte Realität. OS|ECM machte dies möglich, weil das System die entsprechende interne Logik besitzt, die einzelnen Bestandteile des Berichts nach einer Art Baukastenprinzip kontextbezogen miteinander zu verknüpfen und in die gewünschte Form zu bringen – voll automatisiert und hoch effizient.

Der Zugriff auf die einzelnen Objekte (Indexdatenmasken) und Dokumente innerhalb des Gesamtsystems OS|ECM ist durch ein differenziertes und gruppenorientiertes Sicherheitssystem reglementiert. Datenschutzrechtliche Bestimmungen lassen sich damit wesentlich einfacher und vor allem verlässlicher erfüllen, als dies mit der herkömmlichen Papierakte möglich war.

Mit OS|ECM als Informationsplattform hat die Klinik Münsterland ihre hochgesteckten Ziele hinsichtlich einer elektronischen Patientenakte und einer weitgehend automatisierten Erstellung von Entlassungsberichten mehr als erreicht. Sämtliche Daten aus den unterschiedlichsten Subsystemen werden sicher und jederzeit verfügbar in OS|ECM zusammengeführt und dauerhaft digital archiviert. Aussagekräftige statistische Auswertungen, die als Grundlage für das Qualitätsmanagement der Klinik und für Wirtschaftlichkeitsberechnungen dienen, sind jederzeit auf Knopfdruck abrufbar. Das trägt der zunehmenden Bedeutung des Controllings in Einrichtungen des Gesundheitswesens Rechnung, ohne dass die Anschaffung zusätzlicher Software notwendig wäre.

Die neue Software beschleunigte und vereinfachte nicht nur die medizinische Dokumentation, sie optimierte auch die meisten internen Arbeitsprozesse. Fehlentscheidungen und terminliche Verzögerungen auf Grund von unzureichenden Informationen, langen Transportwegen oder verloren gegangenen Formularen und Dokumenten gehören damit der Vergangenheit an.

Wilhelm Brokfeld, Verwaltungsleiter der Klinik, fasst die erreichten Erfolge zusammen: »Die Senkung unserer Kosten, eine deutliche Qualitätsverbesserung und Steigerung der Effizienz sind unmittelbare und spürbare Konsequenzen, die sich aus dem klinikweiten Einsatz der Reha-Lösung auf Basis des ECM-Systems von Optimal Systems ergeben haben. Wichtige Aspekte sind die erreichte bürokratische Entlastung des Personals und eine dadurch geförderte entspannte Arbeitsatmosphäre. Die Auswirkungen auf die Behandlung und Betreuung der Patienten sind mehr als positiv.« Die Gesamtlösung wurde durch einen Rahmenvertrag im April des Jahres 2003 zum Referenzmodell für den Verband Deutscher Rentenversicherungsträger (VDR).

Ziel: Digitale Verwaltung aller behandlungsrelevanten Patientendaten sowie Abbildung von Klinikprozessen.

Vorgabe: Anbindung vorhandener Subsysteme.

Ergebnis: Umfassende elektronische Patientenakte inklusive Laboranbindung, Integration von Terminmanagement, Leistungsdokumentation und Pflegeplanung sowie Lösungen für digitales Diktieren mit Spracherkennung und automatisierte Erstellung von Entlassungsberichten.

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