E-Billing Elektronische Rechnung

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E-Billing bringt Einsparungen von über 85 % gegenüber postalischem Rechnungsversand

Verbesserter Zahlungeingang

München, 02. September 2008 – Eine von den beiden Wirtschaftsprofessoren Dr. Klaus Jamin und Dr. Edmund Raab geleitete Untersuchung des IQM e.V. München zum Thema E-Billing und E-Mahnwesen belegt ein 85-prozentiges Einsparpotenzial des elektronischen gegenüber dem postalischen Rechnungsversand. Die Studie ergab zudem, dass 72 % der befragten Unternehmen nach Einführung des elektronischen Mahnwesens eine deutliche Verbesserung hinsichtlich des Zahlungseinganges konstatieren: Allein Voicemail-Reminder vervierfachen den Eingang ausstehender Zahlungen und verbessern damit das Liquiditätsmanagement in Unternehmen signifikant.

E-Billing

Im Vergleich zum herkömmlichen Rechnungsversand per Post ist E-Billing die betriebswirtschaftlich weit günstigere und empfehlenswerte Alternative: verantwortlich dafür sind wegfallende Portokosten, ein reduzierter Materialaufwand bei Papier, Umschlägen oder Toner sowie die beträchtlichen Mannstunden- und Personaleinsparungen, da das gesamte Brief-Handling einschließlich Ausdrucken, Kuvertieren, Lagerung überflüssig wird. Webbasierte On-Demand-Angebote, die dem Software as a Service (SaaS) Ansatz folgen, sind – der IQM-Studie zufolge – in diesem Zusammenhang besonders attraktiv für Unternehmen. Sie können bereits im ersten Jahr die Einsparpotenziale des E-Billings auch bei geringer-volumigem Rechnungsversand in vollem Umfang ausschöpfen, da Investitionsaufwendungen in Soft- und Hardware sowie Fixkosten zum großen Teil entfallen. Eine in die Studie integrierte Modellrechnung des IQM belegt, dass schon bei 5.000 gestellten Rechnungen das E-Billing etwa – je nach Tarif des Lösungsanbieters – 85 % weniger kostet als herkömmliches Papiermanagement. Bei steigendem Rechnungsaufkommen, wächst dann das Einsparpotenzial des E-Billings – allerdings in Abhängigkeit vom Preismodell des Service-Providers – linear. Ferner stellt die Studie fest, dass E-Billing vor allem dann für Unternehmen lukrativ ist, wenn sie Zertifizierungs- und Signaturverfahren eines Providers nutzen. Tun sie dies nicht, müssen sie nicht nur mit Lizenzkosten für die Signatursoftware, sondern auch mit laufenden Investitions- und Personalaufwendungen für Implementierung, Wartung und Compliance-Anpassungen in den weiteren Jahren rechnen.

Sebastian Hölzl, Marketing Manager Central, Benelux & Eastern Europe bei Premiere Global Services: »Die Studie bestätigt unsere Angebotsphilosophie: Mit unserem On-Demand- Modell ermöglichen wir Unternehmen leistungsbezogenes und kosteneffizientes E-Billing. Unsere webbasierten Services kommen ganz ohne lange, mannstunden-intensive Umstellungsphasen von Papier auf IT aus. Als Outsourcing-Partner halten wir für unsere Kunden die E-Billing-Software einschließlich qualifizierter, rechtskonformer Signatur aktuell und stellen mit redundanten Server-Clustern jederzeit die Hochverfügbarkeit unserer Lösung sicher. Insgesamt zeigen uns die Ergebnisse der Studie, dass wir mit elektronischem Rechnungsversand eine Technologie anbieten, der die Zukunft gehört: Denn da trotz der immensen Kostenvorteile mehr als 40 % der befragten großen Unternehmen mit einem Rechnungsvolumen von meist weit über 2.000 Rechnungen die E-Billing-Technologie bislang nicht einsetzen, ist dieser Sektor aus unserer Sicht ein echter Wachstumsmarkt.«

E-Mahnwesen

Hinsichtlich des elektronischen Mahnwesens hebt die Studie insbesondere hervor, dass diese Methode wegen des reduzierten Kostenaufwandes auch das Anmahnen kleinerer Beträge unter 20 Euro attraktiv macht, bei denen bisher auf einen Zahlungseingang verzichtet wurde. Damit ergibt sich insbesondere für Anbieter von Waren mit kleiner Gewinnspanne oder geringem Verkaufspreis ein beträchtlicher Liquiditätsvorteil, da das Unternehmen weniger Aufwendungen machen muss als bei traditionellen Mahnverfahren, um ausstehende Beträge schneller und – bei Einsatz von Voicemail-Remindern – mit vervierfachter Erfolgsquote zu erhalten. Daher sind 9 von 10 Nutzern, die automatisierte Lösungen einsetzen, mit den Resultaten dieser Methode hoch zufrieden. »Der Umstand«, so Sebastian Hölzl, »dass erst 33 % der vom IQM München befragten Unternehmen auf das E-Mahnwesen setzen, aber lediglich 20 % dieses Verfahren grundsätzlich ablehnen, lässt in diesem Segment auf ein Marktpotenzial von rund 50 % schließen. Da die betriebswirtschaftlichen Vorteile der Lösung evident sind, wird es an uns liegen, die Kunden mit Aufklärungsarbeit und attraktiven Angebotsmodellen zu einer Umstellung auf elektronische Systeme weiter zu überzeugen. Zumal wir mit unserem webbasierten SaaSAnsatz unseren Kunden den Einstieg in diese Technologie auch ohne vorangehende Investitionen und lange Migrationsphasen leicht machen. Die Prognose des IQM, nach der sich der Trend zu E-Billing- und E-Mahnwesen deutlich verstärken wird, entspricht unserem Optimismus, E-Billing und eMahnung in den kommenden Jahren zum Standard in modernen Unternehmen machen zu können.«

Deutsche Unternehmen hinken bei elektronischen Rechnungen weiterhin hinterher

Wir hängen am Papier

Düsseldorf, 09. September 2008 – Deutsche Unternehmen hinken bei der elektronischen Rechnungslegung weit hinter den nordeuropäischen Ländern her. Das ergab eine Studie des Markforschungsinstituts TNS Gallup im Auftrag von Itella. So versenden nur 20 Prozent der großen deutschen Unternehmen überhaupt elektronische Rechnungen und liegen damit weit unter den Ergebnissen der übrigen betrachteten Länder. Die Gründe für das schlechte Abschneiden scheinen zum einen in der Deutschland-spezifischen qualifizierten elektronischen Signatur zu liegen. Zum anderen legen deutsche Entscheider im internationalen Vergleich überdurchschnittlich viel Wert auf Sicherheit und Zuverlässigkeit und assoziieren diese nach wie vor mit papierbasierten Rechnungen.

»Der elektronische Rechungsverkehr bietet Unternehmen nachweislich riesige Einspar- und Optimierungspotentiale; nicht nur im Versand, sondern auch bei der Weiterverarbeitung«, sagt Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella in Deutschland. »Zudem bietet die qualifizierte e-Signatur genau die Sicherheit und Verlässlichkeit, die Unternehmen suchen. Insofern ist es nicht nachvollziehbar, dass deutsche Unternehmen hier so zögerlich agieren. Schnell und einfach implementierbare Provider-Lösungen stehen bereit und könnten die Potenziale sofort eröffnen.«

Für die Befragung wurden Daten von über 1.600 Unternehmen in Deutschland, Finnland, Schweden, Dänemark und Norwegen erhoben. Itellas Ziel war es, die gegenwärtige und zukünftige Nutzung digitaler Rechnungen diesen Ländern zu ermitteln. Befragt wurden die Unternehmen im Hinblick auf ihre Erwartungen beim Rechnungsausgang und -eingang. In Deutschland wurden außerdem Fragen zur Nutzung elektronischer Signaturen gestellt. Die Ergebnisse der Studie wurden jeweils einmal für kleine und mittlere Unternehmen (mit weniger als 250 Mitarbeitern), größere Unternehmen sowie Unternehmen mit mehr als 1.000 monatlichen Rechnungen aufgesplittet.

Kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland haben beim Versand elektronischer Rechnungen seit der letzten Itella-Studie 2006 rasant zugelegt: 23 Prozent geben heute an, zumindest einige Rechnungen elektronisch zu versenden (gegenüber acht Prozent noch 2006). Dieser Wert liegt im Durchschnitt der untersuchten Länder. Dagegen sind deutsche Großunternehmen nicht nur gegenwärtig das Schlusslicht beim Versand elektronischer Rechungen sondern werden es nach eigener Einschätzung auch künftig bleiben. Von ihnen setzen mehr als 50 Prozent auch in Zukunft weiterhin auf Papier. In Nordeuropa wollen das nur noch maximal 20 Prozent der Unternehmen tun.

Auch bei der Umsetzung und Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur hapert es massiv. Die Befragung ergab, dass 17 Prozent der Unternehmen das zugrunde liegende Signaturgesetz gar nicht kennen. Über 40 Prozent ignorieren es trotz Kenntnis schlichtweg. Dies habe den Unternehmen nach eigenen Angaben bislang keine Probleme bereitet. »Wer sich selbst mit dem Thema Signatur nicht befassen möchte und eine wirtschaftliche sowie sichere Lösung sucht, kann mit Hilfe eines Dienstleisters hier ganz schnell und einfach Abhilfe schaffen.«

Schließlich stellt sich auch der Rechnungseingang in den verschiedenen Ländern sehr unterschiedlich dar. Ein Drittel der befragten deutschen Unternehmen scannt die Rechnungen erst nach der internen Bearbeitung und Zahlungsanweisung ein, um sie zu archivieren. In Finnland oder Schweden liegt dieser Wert unter zwei Prozent, da hier überwiegend vor der Bearbeitung eingescannt wird. Die Rechnung kann dann in digitalen Workflows bearbeitet, freigegeben und anschließend vollautomatisch in das Rechnungssystem eingespielt werden. Nur 19 Prozent der deutschen Großunternehmen profitieren von den Vorteilen dieses »frühen Scannens« vor der Bearbeitung.

»Das nachträgliche Scannen von Rechnungen ist besonders unlogisch. Würden die Rechnungen direkt bei Eingang gescannt, würden rund 90 Prozent der Bearbeitungszeit wegfallen – bei gleichem Aufwand im Scanning. Zudem ließe sich der wachsende Anteil elektronischer Eingangsrechnungen in einem einheitlichen Prozess verarbeiten«, so Raimund Schlotmann.

In der Konsequenz geht die Mehrzahl der Befragten in allen Ländern davon aus, dass die elektronische Rechnung in den nächsten Jahren stark an Bedeutung gewinnt, aber sowohl papierbasierte als auch elektronische Rechnungslegung parallel eingesetzt werden. Hierauf müssen sich die Unternehmen entsprechend einstellen und Lösungen schaffen, bei denen sie Papier und elektronische Rechnungen über alle Kanäle effizient verwalten, verarbeiten und überwachen können.

»Wir erwarten, dass Unternehmen deshalb immer stärker Provider-Lösungen nachfragen werden, mit denen sie on demand den zentral gesteuerten, flexiblen und fließenden Übergang von Papier zu elektronischen Rechnungen managen können, ohne auf den Fixkosten ihrer zunehmend schlechter ausgelasteten Infrastruktur sitzen zu bleiben«, so

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E-Invoicing in Deutschland

Papierberge soweit das Auge reicht

Wien / Düsseldorf, 16. September 2008 – Sterling Commerce, ein Unternehmen von AT&T (NYSE:T), hat anlässlich der diesjährigen Finanzfachmesse SIBOS die Ergebnisse einer Studie zum Thema elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) veröffentlicht. Demnach hinken deutsche Unternehmen ihren europäischen Nachbarn bei der papierlosen Rechnungsstellung deutlich hinterher. Während hierzulande immer noch 40 Prozent der Befragten dem papierbasierten Rechnungsweg Vertrauen schenken, verlassen sich europaweit nur noch 27 Prozent auf die klassische Papierrechnung. Hinzu kommt: Die Angst vor komplexen Vorschriften bezüglich Mehrwertsteuer-Konformität und gesetzlichen Regelungen hält viele Unternehmen davon ab, das volle Potenzial von E-Invoicing auszuschöpfen. Das unabhängige Marktforschungsunternehmen Vanson Bourne hatte im Auftrag von Sterling Commerce rund 400 IT Manager aus Deutschland, Großbritannien, Italien und Frankreich befragt.

In Zeiten wettbewerbsintensiver Märkte müssen die Unternehmen hohe Ziele in punkto Kosteneffizienz und Ressourcenauslastung erfüllen, um sich gegenüber der Konkurrenz behaupten zu können. Der Umstieg auf E-Invoicing bietet den Unternehmen die Möglichkeit, diesen Zielen noch besser nachzukommen. Dennoch spielt laut Studie nur knapp ein Drittel der befragten Unternehmen aus Deutschland (33 Prozent) mit dem Gedanken, auf E-Invoicing umzusteigen. Europaweit erwägen dies immerhin schon 40 Prozent.

Weiterhin gaben rund 70 Prozent der Unternehmen aus Deutschland an, in mehr als sechs Ländern operativ tätig zu sein. Fast jeder Zweite jedoch sorgt sich darum, unterschiedliche E-Invoicing-Lösungen über mehrere Länder hinweg unterstützen zu müssen. Zudem bereitet es vielen Kopfzerbrechen, mehrere Lösungen implementieren zu müssen, um allen Anforderungen im Fall eines Audits nachkommen und alle länderspezifischen Mehrwertsteuervorschriften einzuhalten zu können.

»Die Ergebnisse der Studie zeigen ganz deutlich, dass nicht nur die deutschen Betriebe, sondern mehr als die Hälfte der Unternehmen in ganz Europa Probleme damit hat, länderübergreifende Geschäfte effizient abzuwickeln«, so Chris Hayes, Senior Product Marketing Manager bei Sterling Commerce. »Obwohl viele die Vorzüge der papierlosen Rechnungsstellung kennen, scheitert deren Implementierung in den meisten Fällen. Oft installieren die Unternehmen unterschiedliche Lösung pro Land, um den nationalen Steuervorschriften und gesetzlichen Regelungen nachkommen zu können. Dieser Aufwand beeinflusst den Projekterfolg negativ.«

Laut Studie glauben rund 80 Prozent der Befragten, dass ihre Finanzabteilung nicht in der Lage sei, die genaue Höhe der Mehrwertsteuer zu bestimmen, die auf dem Spiel steht, sollte das Unternehmen die gesetzlichen Bestimmungen im jeweiligen Land nicht erfüllen können.

»Ein Hauptproblem der papierbasierten Prozesse ist es generell, ihre Unwirtschaftlichkeit und die hohen Kosten exakt zu ermitteln. Dadurch lässt sich auch schwer feststellen, wie viel die Unternehmen bei einem Wechsel zur elektronischen Rechnungsstellung einsparen«, so Hayes weiter. »Vom wirtschaftlichen Standpunkt und aus Wettbewerbsgründen gesehen müssen Unternehmen diese hoch ineffizienten Prozesse so bald wie möglich aufgeben. Die Kosten für Papierrechnungen gepaart mit intransparentem Cash Management wirken sich letztendlich negativ auf den Profit aus – ein Risiko, dass es in Zeiten knapper Budgets und effektiver Ressourcenauslastung zu vermeiden gilt.«

Sterling Commerce hat erst kürzlich eine neue Lösung auf den Markt gebracht, die es international aufgestellten Unternehmen ermöglicht, ihre elektronische Rechnungsbearbeitung weltweit zu automatisieren und gleichzeitig den landesspezifischen Steuervorschriften nachzukommen. Das Sterling E-Invoice Gateway erfüllt alle Anforderungen an eine grenzenlosen Rechnungsabwicklung – der Einsatz verschiedener Lösungen für unterschiedliche Länder entfällt. Sterling E-Invoice Gateway senkt das unternehmerische Risiko dank Einhaltung sämtlicher Steuerbestimmungen für den elektronischen Rechnungsein- und -ausgang in zahlreichen Ländern. Weiterhin wirken sich automatisierte Prozesse gemäß nationalen Bestimmungen in Form von Wirtschaftlichkeit und Kosteneffizienz aus – für den Rechnungssteller und -empfänger gleichermaßen.

www.sterlingcommerce.de.

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